Die elektronische Aktenbearbeitung, der wachsende Bedarf an mobilem Arbeiten und nicht zuletzt der Datenschutz stellen immer höhere Anforderungen an Hardware in Anwaltskanzleien. In dieser Artikelserie möchten wir Ihnen einen Überblick darüber verschaffen, was Sie brauchen, um effizient arbeiten zu können. Im ersten Teil behandeln wir die IT-Infrastruktur als Basis der digitalen Kanzlei. Der zweite Teil fokussiert dann wesentliche Zusatzfunktionen wie Kommunikation und Scanvorgänge.
Dauert der Wechsel von einem Dokument zum nächsten auch nur eine halbe Sekunde, ist ein effizientes und komfortables Arbeiten kaum möglich. Zusätzlich sind an einigen Stellen Geräte mit neuen Funktionen notwendig, zum Beispiel wenn es um schnelle, sogenannte texterkannte Scans geht. Zudem steigen die Anforderungen an die IT-Sicherheit, wenn das papierbasierte Backup wegfällt. Es sind also einige Entscheidungen in Bezug auf die Kanzlei-IT zu treffen. Die folgenden Bereiche und Komponenten sind dabei zu berücksichtigen.
Serversystem: zentral versus dezentral versus Rechenzentrum
Entscheidend für schnelles und reibungsloses Arbeiten ist zunächst einmal der Server der Kanzlei. Hierbei gibt es grundsätzlich drei verschiedene Konstruktionsprinzipien:
- Fileserver: Hierbei fungiert der Server im Wesentlichen als zentrale Dateiablage. Die Anwendungen der Kanzlei werden dezentral auf den Computern der Nutzer betrieben, von wo aus sie auf die Dateien des Servers zugreifen. Hierbei müssen die benötigten Dateien jeweils vom Server über das Kanzleinetzwerk auf die jeweiligen Arbeitsplatzrechner transportiert werden. Und genau hier liegt in der Regel ein Problem des Fileserver-Konzepts: Durch immer höhere Datentransferraten gelangen viele interne Netzwerke an ihre Belastungsgrenze. Das System wird langsam und fehleranfällig, zumal die Fehlersuche im gesamten Netzwerk der Suche nach der bekannten Nadel im Heuhaufen gleicht. Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass mobiles Arbeiten nur über direkte Verbindung zu einem Arbeitsplatzrechner möglich ist, was ebenfalls fehleranfällig und unkomfortabel Der einzige Vorteil des Fileservers: Er ist in der Anschaffung vergleichsweise günstig.
- Terminalserver: Bei diesem Konzept werden alle kritischen Komponenten, Anwendungen und Dateien zentral auf dem Server bereitgestellt. Die Arbeitsplatzrechner werden im Wesentlichen zu Fernbedienungen der Anwendungen auf dem Server „degradiert“. Der Terminalserver weist in der Praxis eine deutlich höhere Stabilität auf, da auch das Kanzleinetzwerk entlastet wird und nur noch eine zentrale IT-Komponente gewartet und abgesichert werden muss. Die Datenverfügbarkeit steigt durch zunehmende zentrale Datenhaltung und vor allem der Komfort mobilen Arbeitens wird in diesem Konzept erhöht. So kann der PC in der Kanzlei heruntergefahren werden und mobil oder zu Hause genau dort weiter gearbeitet werden, wo man zuvor aufgehört hat.
- Rechenzentrum: Die höchste Stufe der Verfügbarkeit, Flexibilität und Geschwindigkeit erreicht die Kanzlei-IT beim Betrieb in einem spezialisierten Rechenzentrum – wir nennen es auch gerne „artgerechte Haltung“. Hierbei wird das Konzept des Terminalservers um eine optimale Umgebung erweitert. So werden alle Komponenten mehrfach betrieben, um einen Ausfall zu vermeiden: redundante Server, mehrfache Strom- und Datenleitungen von unterschiedlichen Gebäudeseiten, mehrfache Speicher- und Sicherungsorte. Zusätzlich sind Sicherheitseinrichtungen vorhanden, die in der Kanzlei nicht möglich sind: 24/7 Zutrittskontrolle, Videoüberwachung, feuerfeste Bauzellen, Ersatzstromaggregat und vieles mehr. Der wichtigste Grund für die Auslagerung der IT in ein Rechenzentrum jedoch lautet: Der Anbieter übernimmt die Verantwortung für die Verfügbarkeit. Vertraglich werden in der Regel 99,5 Prozent zugesagt und ein Verstoß mit Vertragsstrafen versehen. Darüber hinaus verursacht ein Rechenzentrum laufende Kosten, die je nach Bedarf beliebig anpassbar sind. Es entfallen allerdings die regelmäßigen Ersatzinvestitionen, da die Systeme vom Anbieter laufend an den aktuellsten Stand der Technik angepasst werden. Der einzige Haken an der Sache: Die meisten Rechenzentren sind nicht berufsrechtskonform. So ist es in der Regel nicht möglich, einzelne Techniker zur Verschwiegenheit zu verpflichten und es ist auch nicht gewährleistet, dass die berufsrechtlich geschützten Daten auf einem separaten Server liegen. Eine Ausnahme bilden nur spezialisierte Anbieter wie das Deutsche Anwaltsrechenzentrum, die ausschließlich BerufsträgerInnen bedienen und das gesamte Konzept auf die Anforderungen von RechtsanwältInnen und NotarInnen zugeschnitten haben.
Arbeitsplätze: Fernsteuerung versus Arbeitstier
Aus der Gestaltung des Serversystems ergibt sich die Aufgabe des Arbeitsplatzrechners. In einem Fileserver-System ist darauf zu achten, dass die Arbeitsplätze über ausreichend Leistung verfügen, also insbesondere Prozessorleistung und Arbeitsspeicher, aber auch Festplattenkapazität und -geschwindigkeit.
Richtwerte für einen hinreichenden Rechner:
- i5 oder i7Prozessor
- mindestens 8 GB RAM
- SSD-Festplatten mit mindestens 256 GB Speicherplatz (bei Bedarf mehr)
- Nicht älter als vier Jahre (ein Richtwert; ab diesem Alter kommt es deutlich häufiger zu Problemen, muss es aber nicht)
- Aktuelles Betriebssystem Windows 10 Professional (Im Januar 2020 lief z. B. Windows 7 aus und muss ersetzt werden)
- Anschlüsse für zwei Monitore (eine erhebliche Arbeitserleichterung!)
Sinnvoll, insbesondere für die Arbeit von Anwältinnen und Anwälten, ist die Nutzung eines Notebooks in Kombination mit einer Dockingstation in der Kanzlei. So lassen sich mobiles Arbeiten und voller Komfort kombinieren. Mit einer eingebauten LTE-Karte ist das Notebook an (fast) jedem Ort unmittelbar online. Hilfreich ist ebenfalls ein Tablet-Modus, um Dokumente wie gewohnt mit einem Stift zu bearbeiten. Für die Geschwindigkeit sollten SSD-Festplatten verbaut sein.
Wird ein Terminalserver betrieben, reduzieren sich die Anforderungen an einen lokalen PC am Arbeitsplatz drastisch, da die Arbeitslast vom Server übernommen wird. Der Arbeitsplatzrechner gibt nur die Maus- und Tastatureingaben weiter, schleift Diktiergeräte oder Wiedergabesets durch und gibt die Monitorinhalte wieder. Hinsichtlich der Leistung reicht ein beliebiger Rechner mit Windows 10 Professional. Auch er sollte in der Lage sein, zwei Bildschirme zu versorgen.
Monitore: Mit dem zweiten sieht man besser
Die elektronische Aktenbearbeitung erfordert einen zweiten Bildschirm. Es hat sich als komfortable Lösung erwiesen, wenn ein Bildschirm quer und einer hochkant steht. So lässt sich auf einem Monitor (in der Regel der linke) die Übersicht der Dokumente anzeigen, auf der anderen Seite wird das entsprechende Dokument vollständig auf dem hochkant stehenden Monitor angezeigt. Die Drehbarkeit wird in technischen Datenblättern als Pivot-Funktion beschrieben. Ein Standard-24-Zoll Monitor mit dieser Funktion liegt mit 150 bis 200 Euro im erschwinglichen Rahmen und bringt dafür eine riesige Arbeitserleichterung mit sich.
Netzwerk: interne und externe Bandbreite
Ein Punkt wird durch zunehmenden Datenverkehr immer häufiger zum Engpass: Die Bandbreite. Hierbei sind zwei Bandbreiten zu unterscheiden: das interne Netzwerk hängt von den baulichen Voraussetzungen ab und kann beliebig erweitert werden, wenn auch verbunden mit Baumaßnahmen. Das externe Netzwerk ist abhängig von den vor Ort verfügbaren Anschlüssen der Provider, insbesondere der Telekom und eines Kabelnetzbetreibers. Das interne Netzwerk sollte durchgängig mit Gigabit-Komponenten ausgestattet sein und keine älteren 100-Mbit-Geräte als Flaschenhals beinhalten. Das externe Netzwerk sollte mindestens zwei Mbit im Upload pro Arbeitsplatz bereitstellen und möglichst durch einen LTE-Router als Notfallvorsorge ergänzt werden.
Im zweiten Teil dieser Artikelserie beantworten wir Fragen wie:
- Was sollte ich bei Scanner und Faxgerät beachten?
- Macht ein Faxgerät heute noch Sinn?
- Welche Telefonanlage eignet sich fürs Homeoffice?
