Diese Hardware brauchen Anwaltskanzleien wirklich

Die zunehmende elektronische Aktenbearbeitung stellt Anwaltskanzleien vor neue technische Herausforderungen. Im ersten Teil haben wir die infrastrukturellen Grundlagen vorgestellt. Im zweiten Teil geht es nun um sogenannte Peripheriegeräte, also Scanner, Telefonanlage und Co. sowie Kommunikationswerkzeuge.

Scan: Anforderungen an Dokumentenscanner in der Anwaltskanzlei

Mit dem Scan beginnt der gesamte Digitalisierungsprozess in der Anwaltskanzlei. Neben den Prozessen muss dabei auch die richtige Hard- und Software beschafft und konfiguriert werden. Die wichtigsten Anforderungen an einen Dokumentenscanner sind:

Stapelscan : Der Scanner muss in der Lage sein, mithilfe von Trennblättern oder Barcodes verschiedene Dokumente voneinander zu trennen und am besten auch Hauptdokumente von Anlagen unterscheiden zu können.
OCR-Texterkennung : Wie ab dem 01.07.2019 im ERV-V vorgeschrieben, müssen die Dokumente texterkannt werden. Hierfür gibt es verschiedene Softwareanwendungen, die entweder dem Dokumentenscanner bereits beiliegen oder separat auf dem Server betrieben werden können.
Geringe Dateigröße : Während Multifunktionsgeräte meistens sehr große tiff-Dateien erstellen, geben Dokumentenscanner in der Regel platzsparend PDF/A-Dateien aus.
Keine Behinderung des Kanzleiablaufs : Um so wenige Engstellen wie möglich in der Kanzlei zu schaffen, sollte der Dokumentenscanner möglichst am Arbeitsplatz betrieben werden.

Fax: Analog oder digital?

Zur fristwahrenden Übersendung von Schriftstücken ist das Fax in Anwaltskanzleien noch immer weit verbreitet. Und es ist auch durchaus empfehlenswert, das analoge Faxgerät für den Notfall weiterhin vorzuhalten. Um durchgängig digital arbeiten zu können, sollte zudem eine Fax2Mail-Lösung etabliert werden. Hierbei werden eingehende Faxe direkt in E-Mails umgewandelt und an das Postfach des Empfängers gesendet. Der Versand erfolgt ebenfalls direkt aus dem Mailprogramm.

Telefonanlage: Ortsungebundene Kommunikation und Integration in die Kanzleisoftware

Ein besonders wichtiger Kommunikationskanal, auch und gerade in Zeiten eingeschränkter Mobilität, ist das Telefon. Um aus dem Homeoffice heraus vollumfänglich arbeiten zu können, sollte Ihre Telefonanlage über folgende Funktionen verfügen:

Rufnummernweiterleitung : Nicht nur bei eingehenden Anrufen möchten Sie sehen, wer Sie am anderen Ende der Leitung erwartet. Auch Sie können von unterwegs oder aus dem Homeoffice heraus mit Ihrer Büronummer telefonieren.
Workflow-Manager : Sie sollten in einer verständlichen grafischen Oberfläche selbst und flexibel gestalten können, welche Anrufe wohin weitergeleitet werden, welche Regeln gelten und welche Warteschlangen und Anrufbeantworter angesteuert werden.
Smartphone-App : Ihre Telefonanlage sollte es Ihnen ermöglichen, vom Smartphone aus wesentliche Funktionen zu steuern, Anrufe und Kontakte zu verwalten und wie in der Kanzlei zu kommunizieren.
Anwesenheitsstatus : Die dezentrale Zusammenarbeit wird erheblich erleichtert, wenn Sie jederzeit sehen, wer anwesend, abwesend, im Gespräch, krank oder gerade nicht erreichbar ist.
Chatfunktion : Auch die schnelle Kommunikation per Chat ist bei vielen Telefonanlagen möglich.
Einfache Einwahl von einem anderen Ort aus : Im einfachsten Fall nehmen Sie Ihr Telefon vom Arbeitsplatz mit nach Hause, verbinden es mit Ihrem Netzwerk und sind genauso verbunden und arbeitsfähig, wie Sie es in der Kanzlei sind.
Integration in die Kanzleisoftware : Nach einer Verknüpfung der Telefonanlage mit der Kanzleisoftware sehen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt, wer anruft. Umgekehrt kann ein Gesprächspartner mit einem Klick angerufen werden.

Videokonferenz: So nah wie möglich am persönlichen Treffen

Seit einigen Jahren werden Webmeetings und Webinare als effiziente Alternative zum persönlichen Termin hochgehalten. In der Coronakrise scheinen sie sich erstmals wirklich durchzusetzen. Neben einer sicheren und verschlüsselten Videokonferenz-Plattform und der Möglichkeit, Dokumente mit Mandanten zu teilen, gibt es auch einige Hardware-Anforderungen für eine wirkungsvolle Videokonferenz:

Beleuchtung: Der wichtigste Aspekt einer guten Bildqualität liegt in der Beleuchtung. Kostenlos verfügbar ist zunächst einmal das Sonnenlicht. Daher sollte der Blick des Teilnehmers bzw. der Teilnehmerin grundsätzlich in Richtung eines Fensters gehen. Zusätzlich bieten Softboxen an einem fest installierten Arbeitsplatz die passende Beleuchtung auch bei bedecktem Himmel. Wer seine Ausleuchtung perfektionieren möchte, sollte sich mit der Dreipunkt-Beleuchtung beschäftigen und die Leuchtmittel entsprechend anbringen.
Kamera: Wenn die Beleuchtung passt, dann ist in der Regel die eingebaute Kamera eines Notebooks ausreichend für eine gute Videoqualität. Eine Webcam ist sinnvoll, wenn der Arbeitsplatz mit einem PC ohne Kamera ausgerüstet ist. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass die Kamera mindestens Full-HD erreicht.
Audio: Für gelegentliche Webmeetings lassen sich hier ebenfalls Lautsprecher und Mikrofon eines Notebooks verwenden. Allerdings sollte dafür die Geräuschkulisse im Hintergrund sehr leise sein. Komfortabler auch in unruhigerem Umfeld ist ein Headset. Die passende Wahl ist recht subjektiv. Viele Nutzerinnen und Nutzer bevorzugen kabellose Verbindungen via Bluetooth, beidseitige Ohrmuscheln und Noise-Cancelling.

Smartphone: Der Alleskönner für die Hosentasche

Mobilität ist auch aus dem Alltag vieler Anwaltskanzleien nicht mehr wegzudenken. Termine, Fristen, E-Mails, aber auch Webmeetings und Diktate lassen sich bequem mit dem Smartphone erledigen. Bei der Wahl des Geräts lässt sich festhalten, dass die meisten Entwickler professioneller Lösungen in erster Linie auf die jeweils aktuellen iPhone-Modelle setzen. Hinzu kommen einige Voraussetzungen, die zur bestmöglichen mobilen Arbeit geschaffen werden sollten:

Mail und Kalender : Der Standard zur Synchronisierung von E-Mails und Terminen ist der MICROSOFT Exchange Server. Alternativ bieten einige Kanzleisoftware-Hersteller eigene Apps zum Abgleich der Nachrichten und Kalendereinträge.
Webmeeting : Die meisten Lösungen sind webbasiert, also über einen Link ohne besondere Voraussetzungen erreichbar. Hilfreich sind hierfür ein Stativ und ein Headset. Das Smartphone sollte für eine Videokonferenz quer gehalten werden. Es gelten die entsprechenden Voraussetzungen insbesondere für die Ausleuchtung.
Diktate : Die meisten Hersteller bieten mittlerweile komfortable Apps zum digitalen Diktat an. Mit einer Verknüpfung zur Kanzleisoftware kann direkt anhand bestimmter Akten und Dokumente diktiert werden und die Zuordnung fällt leichter. Hilfe und Tipps bei der Wahl eines digitalen Diktiergerätes bietet die Fachinfo-Broschüre „Mehr Effizienz durch Spracherkennung und digitales Diktieren“.
Telefonanlage : Wer unterwegs mit seiner Büronummer telefonieren möchte, der sollte eine entsprechende VoIP-Telefonanlage konfigurieren lassen.

Sicherheit und Verfügbarkeit: Ohne sie ist alles nichts

Für alle aufgeführten Komponenten der Kanzlei-IT gilt: Ihr Wert liegt nicht im Kaufpreis sondern im verlässlichen und sicheren Betrieb. Daher ist die Hinzunahme eines IT-Dienstleisters wesentliche Voraussetzung für störungsfreies Arbeiten. Dieser sollte möglichst auf den Betrieb von IT-Systemen in Anwaltskanzleien spezialisiert sein.