Der Gerichtstermin in der anwaltlichen Praxis

In Rechtsanwaltskanzleien, die stark prozessual unterwegs sind, sind Gerichtstermine an der Tagesordnung.

Aber welche Formalien sind zu beachten – bereits bei Eingang einer Ladung oder im Falle der Notwendigkeit einer Terminsverlegung? Was ist, wenn der persönlich geladene Mandant nicht erscheinen möchte? Und wie sieht die optimale Terminvorbereitung und -nachbereitung aus?

Die Ladung geht ein – von der Termins- bis zur Fristnotierung!

Die Gerichtspost geht ein – ob via beA oder als Papier – und enthält eine Terminsladung: Selbstverständlich ist der Termin zu notieren und dem sachbearbeitenden Anwalt/der sachbearbeitenden Anwältin mitzuteilen; bestenfalls ist bereits vom Fachpersonal eine entsprechende Information an die Beteiligten (Mandant:innen, Rechtsschutzversicherer, ggf. auch Zeug:innen) vorzubereiten. Aber ist das alles? – Nein: Denn schon jetzt – mit Eingang der Ladung – ist zu beachten, dass terminvorbereitende Schriftsätze rechtzeitig vor dem Termin einzureichen sind (vgl. § 132 ZPO):

Vorbereitende Schriftsätze, die neue Tatsachen oder ein anderes neues Vorbringen enthalten, sind so rechtzeitig einzureichen, dass sie mindestens eine Woche vor der mündlichen Verhandlung zugestellt werden können; vorbereitende Schriftsätze, die auf neues Vorbringen erwidern, sind so rechtzeitig einzureichen, dass sie mindestens drei Tage vor der mündlichen Verhandlung zugestellt werden können. Wenn es bei Ihnen in der Kanzlei – wie bei vielen – nicht Usus ist, bei Eingang der Ladung entsprechende Fristen zu notieren, so achten Sie unbedingt auf eine passende Wiedervorlage. Fällt der anberaumte Termin in die Zeit vom 01. Juli bis zum 31. August, so notieren Sie am besten direkt und vorsorglich eine Frist von einer Woche für einen etwaigen Terminsverlegungsantrag ohne Begründung (siehe unten).

Der anberaumte Termin passt nicht – der Terminsverlegungsantrag

Oft kommt es zu Terminskollisionen oder der Termin passt einfach nicht, unerheblich, ob dem Anwalt/der Anwältin oder dem Mandanten/der Mandantin.

Um einen Verhandlungstermin verlegen zu können, bedarf es grundsätzlich eines begründeten Antrags. Gründe für die Terminsverlegung können die Verhinderung der Partei/des Parteivertreters, mangelnde Terminsvorbereitung ohne Verschulden oder auch das Einvernehmen beider Parteien sein. Auf Verlangen des Vorsitzenden sind die Gründe glaubhaft zu machen (§ 227 ZPO).

Bevor ein Terminsverlegungsantrag gestellt wird, ist jedoch als erstes zu prüfen, ob ein solcher möglicherweise Nachteile mit sich bringen könnte: So signalisiert beispielsweise ein Terminsverlegungsantrag in einem Eilverfahren (z. B. im Verfahren über die einstweilige Verfügung), der nicht auf Vorverlegung ausgerichtet ist, dass die Angelegenheit „doch nicht besonders dringlich sein“ könnte. Hier ist also Vorsicht geboten.

Ergibt der Terminsverlegungsantrag Sinn oder ist eine Vorverlegung möglich, ist, wie vorstehend aufgeführt, eine Begründung erforderlich, soweit die Verlegung nicht im Einvernehmen der Parteien (z. B. wegen laufender Vergleichsverhandlungen) erfolgt. Unproblematisch ist die Verhinderung der Partei z. B. bei Urlaub oder Krankheit, wobei der Antrag frühzeitig (zumindest bei geplanter und gebuchter Urlaubszeit) zu stellen ist.

Die Verhinderung des Parteivertreters – also des sachbearbeitenden Rechtsanwalts oder der sachbearbeitenden Anwältin – ist kritischer zu hinterfragen, zumindest bei Kanzleien mit mehreren Rechtsanwält:innen: Während dies bei Einzelanwält:innen unproblematisch ist, spricht in einer Mehr-Anwält:innen-Kanzlei die Möglichkeit der Vertretung durch einen Kollegen oder eine Kollegin gegen eine Terminsverlegung. Hier sollten dann neben der Begründung für die Nichtvertretungsmöglichkeit des sachbearbeitenden Rechtsanwalts Gründe vorgetragen werden, warum der Termin nicht von einem Kollegen oder einer Kollegin wahrgenommen werden kann. Das können Terminskollisionen, große Termindichte, aber auch der Wunsch des Mandanten/der Mandantin, nur von dem bestimmten Kollegen vertreten zu werden, sein.

Verfahrenserleichterung – der anberaumte Termin fällt in den Zeitraum 1. Juli bis 31. August

In der Sommerzeit (früher: Gerichtsferien) ist die Terminsverlegung in bestimmten Verfahren ohne Begründung möglich, und zwar für Termine, die für die Zeit vom 1. Juli bis 31. August anberaumt werden (§ 227 Abs. 3 ZPO). Hiervon ausgenommen sind neben Terminen zur Verkündung einer Entscheidung Termine in Verfahren, die einer besonderen Beschleunigung bedürfen, wie

in Arrestsachen oder die eine einstweilige Verfügung oder einstweilige Anordnung betreffenden Sachen,
in Streitigkeiten wegen Überlassung, Benutzung, Räumung oder Herausgabe von Räumen oder wegen Fortsetzung des Mietverhältnisses über Wohnraum auf Grund der §§ 574 bis 574b des Bürgerlichen Gesetzbuchs,
in Wechsel- oder Scheckprozessen,
in Bausachen, wenn über die Fortsetzung eines angefangenen Baus gestritten wird,
Streitigkeiten wegen Überlassung oder Herausgabe einer Sache an eine Person, bei der die Sache nicht der Pfändung unterworfen ist,
Zwangsvollstreckungsverfahren oder
Verfahren der Vollstreckbarerklärung oder zur Vornahme richterlicher Handlungen im Schiedsverfahren.

Allerdings ist die Bewilligung des begründungslosen Verlegungsantrages (ein Verweis auf die Vorschrift reicht als „Begründung“ aus) für Termine, die in die Zeit vom 01. Juli bis 31. August des jeweiligen Jahres fallen, fristgebunden: Der Antrag muss innerhalb einer Woche nach Zugang der Ladung bei Gericht eingegangen sein.

Anordnung des persönlichen Erscheinens und der Mandant/die Mandantin will nicht? – die „Spezialvollmacht“

Hat im Vorfeld eines Zivilprozesses kein Einigungsversuch vor einer außergerichtlichen Gütestelle stattgefunden und ist die Güteverhandlung von vornherein nicht erkennbar aussichtslos, hat eine Güteverhandlung vorauszugehen, zu der das persönliche Erscheinen der Parteien angeordnet werden soll (§ 278 ZPO), wenn dies – was bei der Güteverhandlung regelmäßig der Fall ist – zur Aufklärung des Sachverhalts geboten erscheint (§ 141 Abs. 1 ZPO). Bleibt die Partei im Termin aus, so kann gegen sie ein Ordnungsgeld festgesetzt werden.

Was also tun, wenn der Mandant bzw. die Mandantin – z. B. wegen der emotionalen Verfangenheit in der Sache – den Termin nicht wahrnehmen möchte? Das ist sicherlich kein wichtiger Grund, um ihn bzw. sie vom persönlichen Erscheinen entbinden zu können, kommt aber ziemlich häufig vor.

Abhilfe schafft hier § 141 Abs. 3 ZPO, der es der Partei ermöglicht, zum Güte-/Verhandlungstermin einen Vertreter zu entsenden, der zur Aufklärung des Sachverhalts in der Lage und zur Abgabe der gebotenen Erklärungen, insbesondere auch zu einem Vergleichsabschluss, ermächtigt ist. Als entsendeter Vertreter kommt insoweit der Prozessbevollmächtigte selbst – sofern er vollumfänglich informiert ist – als auch ein Dritter in Betracht.

Hierzu kann eine einfache schriftliche Erklärung, unterzeichnet vom persönlich geladenen Mandanten vorgelegt werden, etwa mit nachfolgendem Inhalt:

Vollmacht

gemäß § 141 Abs. 3 S. 2 ZPO

In dem Rechtsstreit

A ./.B

Gericht/Aktenzeichen

zeigt der Unterzeichner/die Unterzeichnerin an, dass der/die Terminsvertreter/in der von ihm/ihr beauftragten Rechtsanwälte [Kanzleiname] umfassend über den Sachverhalt informiert und zur Abgabe sämtlicher prozessualer Erklärungen, insbesondere zum Abschluss eines Vergleichs bevollmächtigt ist.

, den

(Unterschrift)

Der Termin steht an – Terminvorbereitung zwei bis drei Wochen vor Termin

Die Terminvorbereitung am Vortag des Termins ist also – wie oben ersichtlich – zu spät, denn es reicht für eine gute Vorbereitung nicht aus, dem Anwalt bzw. der Anwältin nur die Terminakte vorzulegen.

Die optimale Terminvorbereitung beginnt viel früher, etwa zwei bis drei Wochen vor dem eigentlichen Termin.

Zunächst ist – rechtzeitig (s. o.) – zu prüfen, von wem der letzte Schriftsatz vorliegt und ob gegebenenfalls ein terminvorbereitender Schriftsatz noch notwendig ist, was dann – wenn die Akte zum richtigen Zeitpunkt auf Wiedervorlage liegt – noch rechtzeitig in die Wege geleitet werden kann.

Darüber hinaus sollte es spätestens zu diesem Zeitpunkt Aufgabe (des Fachpersonals) sein, nachzusehen, ob das persönliche Erscheinen des Mandanten oder der Mandantin angeordnet ist, bejahendenfalls, ob der Mandant bzw. die Mandantin (richtigerweise) auch entsprechend informiert wurde und evtl. sogar die Terminteilnahme bestätigt oder angekündigt hat. Ein guter Service, wenn der Mandant bzw. die Mandantin teilnehmen soll und auch möchte: Erinnern Sie ihn bzw. sie noch einmal kurz über den bald anstehenden Termin und geben Sie Tipps zu guten Parkmöglichkeiten.

Kurz vor dem Termin sollte das Sekretariat die Akte – unabhängig davon, ob digital oder Papier – auf Vollständigkeit und Chronologie überprüfen: Nichts ist unangenehmer, als in der Verhandlung nach einem Schriftsatz zu suchen, der falsch abgeheftet oder digital nicht in der entsprechenden Akte gelandet ist.

Eine besonders gute Vorbereitung ist es zudem, wenn oben auf der Akte ein Dokument geheftet (oder in der digitalen Akte angepinnt) ist, aus dem zum einen der Verhandlungssaal mit Uhrzeit auf einen Blick ersichtlich ist, zum anderen stichpunktartig – sinnvollerweise untergliedert nach Partei z. B. in Tabellenform – hervorgeht, wann welcher Antrag gestellt wurde. Gerade dann, wenn Teilerledigungserklärungen, Klageänderungen oder Widerklagen erfolgt sind, erleichtert dies den schnellen Zugriff auf die entsprechenden Dokumente.

Der Termin ist vorbei – die Nachbereitung

Der Termin hat stattgefunden – jetzt wird auf das Protokoll gewartet? – Besser nicht, denn es könnte unerwartete Folgen mit sich bringen. Zur optimalen Terminsabwicklung gehört auch die Nachbereitung.

Zum einen ist es keine Seltenheit, dass die Übersendung von Terminsprotokollen – leider auch in Zeiten von beA, das ja noch nicht von allen Gerichten genutzt wird – mehrere Wochen Zeit in Anspruch nimmt. Oft werden aber in der mündlichen Verhandlung Fristen – von ein oder zwei Wochen – gesetzt, die ab Verhandlung laufen und nicht erst nach Zugang des Protokolls. Da könnte es also zu spät sein, wenn man auf das Protokoll wartet.

In der Verhandlung bestimmte Termine oder gesetzte Fristen sind (vom Fachpersonal) sofort in den Termin- und Fristenkalender einzutragen, damit hier „nichts durchgeht“. Sofern nicht ohnehin noch ein Terminbericht für Mandant:innen und/oder die Rechtsschutzversicherung gefertigt wird (guter Service), sollte ein kurzer Verlaufsvermerk gefertigt werden (Dokumentation zum Abgleich mit dem Protokoll); im Sinne eines optimierten Gebührenmanagements sollte die Terminsgebühr vorschussweise oder das angefallene Zeithonorar in einer Zwischenrechnung eingefordert werden. Ist bereits eine Entscheidung mit Kostengrundentscheidung und Kostenerstattungsanspruch für Ihren Mandanten/Ihre Mandantin ergangen, kann und sollte das Kostenfestsetzungsverfahren sofort angestoßen werden.

Carmen Wolf

Der Gerichtstermin in der anwaltlichen Praxis: Vor- und Nachbereitung und Terminsverlegung