Von Carmen Wolf
Wer in der Vergangenheit im beA alles richtig gemacht hat, hat mit Einführung der aktiven Nutzungspflicht keine Schwierigkeiten, denn es gelten seit dem 1.1.2022 vereinfachte Anforderungen an die via beA zu versendenden Dokumente: Sie können dann so weiter machen, wie bisher, denn in Bezug auf die Anforderungen wurde „zurückgerudert“: Es werden keine höheren Anforderungen an die wirksame Übermittlung via beA gestellt als im Jahr 2021. Was ist nun seit dem 1.1.2022 Pflicht, was ist Kür und was das Bonusprogramm?
Die Pflicht: Format
Die Pflichten beim Versenden von Schriftsätzen per beA ergeben sich aus den §§ 2 ff ERVV i. d. F. ab dem 1.1.2022:
Die grundsätzliche Eignung des Dateiformates ist in § 2 Abs. 1 ERVV definiert, danach ist das elektronische Dokument im Dateiformat PDF zu übermitteln; ist eine verlustfreie bildliche Darstellung nicht möglich, ist das elektronische Dokument zusätzlich im Dateiformat TIFF (auch: TIF) zu übermitteln.
Welche Versionen dieser Dateiformate nach § 5 Abs. 1 Nr. 1 ERVV wirksam verwendet werden, ergibt sich aus der Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung vom 22.11.2021, wobei diese zunächst bis mindestens zum 31.12.2022 Geltung haben. Insoweit eignen sich zur wirksamen Einreichung von Schriftsätzen über das beA:
- PDF einschließlich 2.0, PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/UA
- TIFF (auch TIF) Version 6 (TIFF 6 ist die neueste Version, und zwar bereits seit 1992) zusätzlich zur PDF, wenn das PDF die Datei nicht darstellen kann.
Andere PDF-Dateien, wie z. B. PDF/X sind damit von der wirksamen Einreichung via beA ausgeschlossen.
Tipps:
- Sie wissen nicht, welche PDF-Version Sie nutzen? Setzen Sie sich mit dem Mauszeiger auf die entsprechende Datei, rechter Mausklick -> Datei öffnen mit –> Text-Editor auswählen: Die Version steht in der ersten Zeile des sich öffnenden Dokuments.
- Sie möchten ein PDF/A-kompatibles Dokument aus Word erstellen? Klicken Sie nach „speichern unter“ und der Auswahl „PDF“ in weitere Optionen und setzen Sie bei „PDF/A -kompatibel“ (je nach Word-Version auch anders bezeichnet) ein Häkchen.
Pflicht: Volumenbegrenzung
Daneben gilt eine Volumenbegrenzung – zunächst bis 31.3.2022, eine ab dem 1.4.2022 beabsichtigte Anhebung des Datenvolumens wird rechtzeitig bekannt gemacht – die eine Übersendung von maximal 100 Dateien mit höchstens 60 Megabyte pro elektronischer Nachricht erlaubt (Nr. 3 der Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung vom 22.11.2021).
Tipp:
Haben Sie PDFs mit einer hohen Seitenzahl produziert, prüfen Sie über „rechte Maustaste“ -> Eigenschaften die „Größe des Dokuments auf dem Datenträger“.
Die Kür: Soll-Vorschriften
Sofern Sie bereits über entsprechende Technik verfügen, bietet sich bereits die Kür im beA an, die sich zunächst aus Anmerkung zu Nr. 1 a der Bekanntmachung und weiter aus Nr. 6 der Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung vom 22.11.2021 ergibt; hierbei handelt es sich um Soll-Vorschriften, bei denen allerdings davon ausgegangen werden kann, dass sie (bzw. die eine oder andere Vorschrift) in der Zukunft irgendwann einmal (wieder) zur Pflicht werden. Sie „tanzen“ dann eine gute Kür, wenn das Dokument
- ort- und systemunabhängig darstellbar ist,
- keine Aufrufe von Anweisungsfolgen wie Skripte (insbesondere keine JavaScripts in Formularfeldern) enthält,
- druckbar ist,
- die Namenlänge maximal 90 Zeichen (inkl. Datei-Endung) hat,
- im Dateinamen nur folgende Zeichen enthält:
- alle Buchstaben des deutschen Alphabetes einschließlich ß, und der Umlaute ä, ö, ü,
- alle Ziffern und
- die Zeichen Unterstrich und Minus,
- Punkte, wenn sie den Dateinamen von Dateiendungen trennen,
und
- eine logische Nummerierung enthält, wenn mehrere Dateien übermittelt werden, z. B.
- 01_Klageschrift.pdf
- 02_Vollmacht.pdf
- 03_Anlage_K1
- 04_Anlage_K2
- 05_Anlage_K3
- usw.
Und das Bonusprogramm?
Nicht bzw. nicht mehr gefordert wird die Durchsuchbarkeit des PDF-Dokuments und auch nachvollziehbare Dokumentennamen sind kein Muss und kein Soll. Beides hilft aber – auch der eigenen Kanzleiorganisation: Über eine Volltextsuche werden bildliche Darstellungen (also gerade keine durchsuchbaren PDFs) nicht erreicht. Die Durchsuchbarkeit gewährleistet jedoch ein schnelles Auffinden benötigter Dokumente. Alleine aus eigenem Interesse – aber auch für die Empfänger und Empfängerinnen Ihrer Dokumente – sind daher durchsuchbare PDFs sinnvoll.
Tipp:
Sie wissen nicht, ob die von Ihnen (z. B. über den Scanner) hergestellten Dokumente durchsuchbar (also mit OCR Texterkennung erfasst) sind?
Öffnen Sie Ihr PDF-Dokument und wählen Sie die Tastenkombination „strg+f“. Ist Ihr PDF-Dokument durchsuchbar, öffnet sich das Suchfenster.
Die Vergabe von nachvollziehbaren Dokumentennamen – über die Empfehlung der logischen Nummerierung der Kür hinaus – hat gleich drei Vorteile: Zum einen ist das gut bezeichnete Dokument schnell in der digitalen Akte zu finden. Zum zweiten hilft es Ihnen dabei, die Versendung eines falschen Dokumentes zu vermeiden – eben weil der Dateiname auf den Inhalt verweist. Darüber hinaus kann bei der Fristenkontrolle im beA einfach überprüft werden, ob das richtige Schriftstück versandt worden ist. Und zum dritten weiß der Empfänger oder die Empfängerin auf den ersten Blick, welche Nachricht ihn oder sie erwartet.
Beispiel 1:
Ihre Kanzlei reicht eine Klageschrift mit drei Anlagen ein (das Datenvolumen ist nicht überschritten). Die Dokumente könnten wie folgt aussehen:
01_Klageschrift.pdf
02_Vollmacht.pdf
03_Anlage_K1-Mietvertrag.pdf
04_Anlage_K2-Zahlungsaufforderung_rückständige_Mieten.pdf
05_Anlage_K3-Kündigungsschreiben.pdf
Beispiel 2:
Ihre Kanzlei fordert die im Rechtsstreit unterlegene Partei über deren Rechtsanwalt zur Zahlung der festgesetzten Kosten auf (das Datenvolumen ist nicht überschritten). Die Dokumente könnten wie folgt aussehen:
01_Zahlungsaufforderung-KFB.pdf
02_Forderungsaufstellung.pdf
Carmen Wolf ist gelernte Rechtsanwaltsfachangestellte mit Weiterbildung zur Rechtswirtin und zur Kanzleimanagerin, Ausbilderin für Rechtsanwaltsfachangestellte sowie Büroleiterin der Koblenzer Rechtsanwaltskanzlei FROMM. Dort ist sie mit allen Bereichen der Kanzleipraxis betraut. Sie hat mehrere Fachbücher, wie „Arbeitshilfen für Rechtsanwaltsfachangestellte“ und „RVG für Einsteiger“ verfasst und ist Herausgeberin des „Infobriefs anwaltbüro“.
Lesetipp!
Fachinfo-Broschüre: beA leicht gemacht
Die Fachinfo-Broschüre „beA leicht gemacht“ von beA-Expertin Ilona Cosack erleichtert mit zahlreichen Anleitungen und Screenshots die Vorbereitung auf die aktive Nutzungspflicht.
