Mitarbeitergespräch

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Das anlassbezogene Mitarbeitergespräch wird in jeder Anwaltskanzlei geführt. Dabei werden z. B. aktenbezogene Informationen ausgetauscht, Aufgaben verteilt, aber auch Kritik geübt oder Lob ausgesprochen. Allerdings reichen diese Gespräche nicht aus, um Mitarbeiter längerfristig zu motivieren oder um deutlich zu machen, welche Rolle und Aufgaben sie innerhalb des Kanzleigefüges einnehmen und ausführen. Erfahren Sie, worauf es bei einem Mitarbeitergespräch ankommt.

Ein gut geführtes jährliches anlassunabhängiges Mitarbeitergespräch kann einen starken Motivationsschub auslösen und auch die künftige Leistung verbessern. Mitarbeiter/innen können durch die Gespräche ein Gefühl dafür bekommen, wie sie und ihre Leistung von der Kanzleiführung eingeschätzt werden und bei dieser Gelegenheit auch ihr Feedback an die Kanzleiführung abgeben.

Klassische Gesprächsthemen sind die derzeitigen Aufgabenbereiche, die vergangene und aktuelle Leistung sowie die künftige Entwicklung und die berufliche Zufriedenheit des/der Mitarbeiters/Mitarbeiterin. Legen Sie die Gesprächsthemen im Vorfeld fest. So können sich beide Parteien gut auf das Gespräch vorbereiten, Ideen/Inhalte gedanklich vorsortieren und entsprechend vortragen.

Themen für das jährliche Mitarbeitergespräch können u. a. sein:

  • Arbeitssituation (Aufgaben und Tätigkeitsbereich)
  • Arbeitsplatz (der eigene Arbeitsplatz und das Umfeld)
  • Gehaltssituation
  • Ideen und Vorschläge für künftige berufliche Weiterentwicklungen
  • Allgemeines Feedback (in beide Richtungen)

Das Gespräch sollte von den Gesprächspartnern als Motivationsgespräch angesehen und offen, ehrlich, sachlich und konstruktiv geführt werden. Allgemeine Kritik in diesem Gespräch ist zulässig und sogar erwünscht, um auf nicht optimal laufende Bereiche/Tätigkeiten aufmerksam zu machen. Hier bietet sich die Gelegenheit, dafür gemeinsame Lösungswege zu erarbeiten. Die Teilnehmer für das Gespräch sind neben der/dem Mitarbeiter/in, der oder die Vorgesetzte und maximal ein weiterer neutraler Beobachter. Alle Gesprächsteilnehmer sollten darauf achten, dass das Gespräch nicht wie ein „Tribunal“ wahrgenommen wird. Schließlich wollen Sie eine konzentrierte und persönliche Atmosphäre fördern und bewahren. Eine „Tribunal-Atmosphäre“ würde im schlimmsten Fall den Gesprächsverlauf – und somit auch dessen Ergebnis – negativ beeinflussen.

Der klassische Aufbau eines jährlichen Mitarbeitergespräches besteht aus drei Stufen:

1. Die Vorbereitung

Das Gespräch wird umso erfolgreicher, je ausführlicher sich die Parteien vorbereiten. Neben den Themen (s. oben) gilt es, den Termin beiderseitig abzustimmen, den Ort für das Gespräch festzulegen und – ganz wichtig – genügend Zeit einzuplanen. Ein neutraler Ort, z. B. das Besprechungszimmer der Kanzlei, ist auf jeden Fall geeigneter als das Gespräch am Schreibtisch des/der Rechtsanwalts/Rechtsanwältin zu führen. Ein mit den zu besprechenden Themen erstellter Gesprächsleitfaden – der beiden Seiten zur Vorbereitung zur Verfügung steht – kann im Vorfeld gute Dienste leisten.

2. Das Gespräch

Die/Der Rechtsanwalt/Rechtsanwältin bzw. der/die Vorgesetzte sollte das Gespräch durch eine freundliche Begrüßung einleiten. Legen Sie im Vorfeld eine Sitzordnung fest, um eine positive Atmosphäre zu schaffen. Hier ist eine konfrontative Sitzordnung (die Beteiligten sitzen sich direkt gegenüber) nicht zu empfehlen. Wenn das Gespräch hingegen „über Eck“ sitzend geführt wird, fördert dies eine entspannte und freundliche Atmosphäre.

Im Gespräch selbst besprechen die Teilnehmer/innen die im Vorfeld festgelegten Themen. Achten Sie darauf, einen Dialog zu führen statt eines einseitigen Monologs ohne Feedback-Möglichkeiten. Besser ist es, ein freies Gespräch anzuregen, um einen Austausch zu erlangen und den Gesprächsleitfaden nicht zu starr „abzuarbeiten“. Gegen Ende haben im Idealfall beide Seiten die Gelegenheit, zum Gesprächsverlauf Rückmeldung zu geben und ggf. noch offene Wünsche und Vorstellungen zu äußern. Dabei muss man nicht in allen Punkten einer Meinung sein. Viel wichtiger ist es, dass alle am Gespräch Beteiligten mit einem guten und motivierenden Gefühl auseinander gehen.

3. Die Nachbereitung

In der Nachbereitung des Mitarbeitergespräches sollten die Ergebnisse schriftlich in einem Protokoll zusammengefasst, der/dem Mitarbeiter/in zur Verfügung gestellt und nach Änderungen bzw. Ergänzungen gefragt werden. Ein gutes Protokoll hält nicht nur die sachlichen Ergebnisse fest, sondern reflektiert auch die Eindrücke des Gesprächsverlaufes. Die finale Fassung des Protokolls wird dann beiden Seiten zur Verfügung gestellt.

Haben die Beteiligten im Gespräch Entwicklungsziele oder Maßnahmen festgelegt, sollte die Kanzleiführung der/dem Mitarbeiter/in das Signal geben, ihn/sie aktiv bei der Umsetzung dieser zu unterstützen und zu begleiten. Dies kann sodann in anlassbezogenen Mitarbeitergesprächen während des Jahres erfolgen. Zur Ergebnissicherung ist es ratsam, konkrete Termine für weitere Gespräche oder Maßnahmen festzuhalten. Auf diese Weise versanden die besprochenen Anliegen und Ergebnisse nicht und es entsteht eine Verbindlichkeit für die Vereinbarungen.

Fazit: Mitarbeitergespräche sichern den Kanzleierfolg

Mitarbeitergespräche sind wichtig und lohnenswert! Schließlich bindet man die Mitarbeiter/innen aktiv in den Entwicklungsprozess der Kanzlei ein. Auch wenn es manchmal eng im Terminkalender wird: Nehmen Sie sich die Zeit für regelmäßige Mitarbeitergespräche. Sie sind ein effektives Mittel, um die Leistungen Ihrer Mitarbeiter/innen zu prüfen und zu fördern – und nicht zuletzt auch, um den langfristigen Kanzleierfolg zu sichern.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei den Gesprächen und bei der Weiterentwicklung Ihrer Kanzlei.

Foto: Adobe Stock/ Kzenon

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