Von Julius Oberste-Dommes
Um eine effiziente Nutzung des beA zu gewährleisten, ist es unabdinglich, auch Kanzleimitarbeiterinnen und -mitarbeitern einen eigenen Zugang einzurichten, Zugriff auf das beA-Postfach der bzw. des entsprechenden Berufsträger:innen zu gewähren und mit diversen Rechten auszustatten. Der nachfolgende Beitrag erläutert Schritt für Schritt, wie Sie Mitarbeiterkonten anlegen und notfalls löschen:
1. Vorbemerkungen
Dieser Beitrag geht von folgenden Grundvoraussetzungen beim Anlegen eines neuen Mitarbeiterkontos im beA aus:
- Berufsträger:innen haben die notwendigen Hard- und Softwarevoraussetzungen für den Betrieb des beA geschaffen. Grundkenntnisse bezüglich der Anwendung des beA setzen wir daher voraus.
- Eine beA-Mitarbeiterkarte oder ein Softwarezertifikat liegen vor; Sie wissen, wie Sie die PIN der beA-Mitarbeiterkarte ändern. Das Softwarezertifikat haben Sie in Ihrem Computersystem so hinterlegt, dass Sie jederzeit darauf zugreifen können.
- Sie haben sich über die benötigten Rechte der Mitarbeitenden bereits grundlegend Gedanken gemacht.
2. Mitarbeiterkonten im beA anlegen
Folgende Schritte müssen Sie beim Anlegen von neuen Mitarbeiterkonten im beA durchführen und beachten:
2.1 Funktion „Mitarbeiter anlegen“ im beA auswählen
Der oder die Berufsträger:in muss sich mit der entsprechenden RA-beA-Karte über die beA-Weboberfläche anmelden.
Unter Einstellungen/Postfachverwaltung/Benutzerverwaltung klicken Sie auf den Button „Mitarbeiter anlegen“.
Sodann kommen Sie auf folgende Eingabemaske:
Hier müssen Sie zunächst ein beA-Postfach angeben. Die Felder Vorname, Nachname und Anrede müssen ausgefüllt werden.
Tipp 1: Sollten in der Kanzlei mehrere Berufsträger:innen tätig sein, können dem neuen Mitarbeiterkonto in einem späteren Schritt auch Rechte an den beA der übrigen Berufsträger:innen eingeräumt werden.
Tipp 2: Sie müssen selbstverständlich nicht den tatsächlichen Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin eintragen. Sie können in diese Felder eintragen, was Sie wollen. Bereits hier sollten Sie Folgendes bedenken:
Wenn Sie ein Mitarbeiterkonto anlegen und der oder die Mitarbeiter:in scheidet aus der Kanzlei aus, können Sie das Mitarbeiterkonto weiternutzen. Sie würden dann allerdings den alten Vor- und Nachnamen „mitschleppen“. Es ist nicht möglich, den Vor- oder Nachnamen eines bestehenden Mitarbeiterkontos nachträglich zu ändern.
Statt eines realen Vor- und Nachnamens könnten Sie beispielsweise bei Vorname „Sekretariat“, „Empfang“ oder „Mitarbeiter/Mitarbeiterin“ eintragen und bei Nachname „1“ oder eine andere Zuordnung wählen. Die Kanzleiführung sollte dann intern dokumentieren, welchem oder welcher aktuellen Mitarbeiter:in das jeweilige Mitarbeiterkonto (und vor allem das Kennwort) zur Verwendung zugewiesen ist.
Sobald Sie auf „Speichern“ klicken, wird vom beA-System ein Benutzername und ein Kennwort für die Registrierung automatisch vergeben.
Tipp: Markieren und kopieren Sie die eingekreisten Informationen mit der Maus, und fügen Sie diese Informationen beispielsweise in eine Textdatei ein. Die Informationen benötigen Sie für den nächsten Schritt.
2.2 Neues Mitarbeiterkonto registrieren
Als Nächstes müssen Sie das neue Mitarbeiterkonto im beA registrieren. Gehen Sie hierfür bitte auf die Anmeldeseite der beA-Weboberfläche und klicken Sie auf „Registrierung für Benutzer ohne eigenes Postfach“.
Sodann erscheint folgende Maske. Geben Sie dort die Anmeldeinformationen ein, die Sie vorhin gespeichert haben:
Tipp: Sollte Ihr Browser Sie auffordern, die Anmeldeinformationen zu speichern, können Sie diese Aufforderung ignorieren. Die Anmeldedaten, insbesondere das Kennwort, benötigen Sie nur dieses eine Mal.
Zuweisung des Sicherheits-Tokens
Im nächsten Schritt müssen Sie dem Mitarbeiterkonto ein Sicherheits-Token zuordnen, d. h. entweder eine beA-Mitarbeiterkarte oder ein Softwarezertifikat.
Sie müssen eine Bezeichnung des Sicherheits-Tokens vergeben.
In der nachfolgenden Übersicht können Sie ein „freies“ Sicherheits-Token auswählen. Zu Testzwecken können wir Ihnen nur den Import eines Softwarezertifikats zeigen.
Achtung: In unserem Fall war das Softwarezertifikat auf dem Testrechner bereits vorhanden. Sie müssten zunächst die Funktion „Software-Token aus Datei laden“ anwählen und den Speicherort des Softwarezertifikats angeben. Der Import einer beA-Mitarbeiterkarte funktioniert fast genauso. In diesem Fall wird die beA-Mitarbeiterkarte in der Übersicht angezeigt.
Wenn der Import erfolgreich war, erhalten Sie folgende Information. Klicken Sie dann auf „Weiterblättern“:
Im nächsten Schritt müssen Sie sich eine Antwort auf eine Vorauswahl von Sicherheitsfragen ausdenken:
Nach einem Klick auf „Weiterblättern“ kommen Sie auf eine Maske, in der Sie eine E-Mail-Adresse eingeben können, aber nicht müssen. Die Registrierung beenden Sie mit einem Klick auf den Button „Speichern und Registrierung abschließen“.
Tipp: Wenn Sie ein Softwarezertifikat verwenden, kann sich der oder die Mitarbeiter:in nur an dem Rechner ins beA einloggen, an dem Sie das Mitarbeiterkonto registriert haben. Ansonsten müssen Sie an einem anderen Rechner das Softwarezertifikat separat installieren. Bitte prüfen Sie, ob eine solche Parallelnutzung des Softwarezertifikats von den Lizenzbedingungen gedeckt ist. Erkundigen Sie sich im Zweifel bei der BRAK.
2.3 Rechte für das neue Mitarbeiterkonto vergeben
Achtung: Zu diesem Zeitpunkt können Ihre Mitarbeiter:innen nur die Postfachübersicht sehen. Sie können weder Nachrichten öffnen, noch verschicken. Hierfür sind noch folgende Schritte erforderlich:
Der oder die Berufsträger:in muss sich mit seiner/ihrer RA-beA-Karte anmelden. Unter Einstellungen/Postfachverwaltung/Benutzerverwaltung müssen Sie zunächst das neu angelegte Mitarbeiterkonto suchen. Klicken Sie hierfür auf den Button „Suchen“ und klicken Sie auf „Benutzer ohne Postfach“.
Klicken Sie dann auf den Button „Rechte-Zuordnung eines Benutzers verwalten“ und in der nächsten Übersicht auf den Button „Neues Recht zuordnen“:
Wählen Sie das gewünschte Postfach und die gewünschte(n) Recht(e) aus, und speichern Sie die Einstellungen.
Schließlich muss der oder die Berufsträger:in die soeben getroffene Rechteauswahl noch mit der RA-beA-Karte autorisieren. Wählen Sie unter Einstellungen/Postfachverwaltung/Sicherheits-Token freischalten das freizuschaltende Token (in unserem Fall das Softwarezertifikat, in Ihrem Fall ggf. die beA-Mitarbeiterkarte).
Als letzten Schritt müssen Sie die PIN Ihrer RA-beA-Karte eintippen:
2.4 Am neuen Mitarbeiterkonto anmelden
Im nächsten Schritt klicken Sie in der Anmeldemaske auf der beA-Weboberfläche wie gewohnt auf „Anmelden“. Dann wählen Sie entweder das Softwarezertifikat oder die beA-Mitarbeiterkarte aus und geben das entsprechende Kennwort ein.
In dieser Weise melden sich Ihre Mitarbeiter:innen zukünftig immer am Mitarbeiterkonto an.
Prüfen Sie, ob dem Mitarbeiterkonto die gewünschten Rechte zugewiesen wurden und, ob Funktionen anhand der vorgenommenen Rechtezuordnung ausgeführt werden können.
2.5 Rechte für das neue Mitarbeiterkonto für andere beA einräumen
Das Mitarbeiterkonto ist selbstverständlich nicht an das RA-beA gebunden, mit dem das Mitarbeiterkonto angelegt wurde. Ein(e) weitere(r) Berufsträger:in kann dem neuen Mitarbeiterkonto Rechte für sein oder ihr beA wie folgt hinzufügen:
Klicken Sie unter Einstellungen/Postfachverwaltung/Benutzerverwaltung auf den Button „Suche“ und danach auf „Benutzer ohne Postfach“.
Geben Sie dann den Benutzernamen des Mitarbeiterkontos ein. Ihnen wird der entsprechende Name angezeigt.
Dem Mitarbeiterkonto kann dann mit einem Klick auf den Button „Rechte eines Benutzers verwalten“ ein oder mehrere Recht(e) zugewiesen werden. Gehen Sie hierfür wir in Schritt 2.3 vor.
3. Mitarbeiterkonten löschen
Bitte prüfen Sie sorgfältig, ob Sie das Mitarbeiterkonto wirklich löschen müssen oder möglicherweise weiterverwenden können. Wenn Sie das Mitarbeiterkonto beibehalten, müssen Sie die mitunter mühsam ausbalancierte Rechtevergabe und individuellen Einstellungen nicht erneut vornehmen.
Bitte lesen Sie zum Thema Ausscheiden von Mitarbeitenden auch den Artikel Kanzleiausstieg oder -wechsel: Was ist bezüglich des beA zu beachten?
Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Mitarbeiterkonto löschen:
- Der oder die Mitarbeiter:in meldet sich am Mitarbeiterkonto an.
- Unter Profilverwaltung auf „Zugang löschen“ klicken.
- Sodann auf den Button „Zugang löschen“ klicken.
Achtung: Sobald der Zugang bzw. das Mitarbeiterkonto gelöscht ist, ist dies endgültig. Das Mitarbeiterkonto kann nicht wiederhergestellt werden. Alle Rechte und Einstellungen sind weg. Überlegen Sie sich diesen Schritt daher gut.
Tipp: Sobald Sie ein Mitarbeiterkonto gelöscht haben, ist das zugehörige Zugangsmittel (beA-Mitarbeiterkarte oder Softwarezertifikat) wieder „frei“ und kann einem bestehenden oder neu anzulegenden Mitarbeiterkonto zugewiesen werden.
4. Fazit
Mit dem Thema Anlegen und Löschen von Mitarbeiterkonten müssen Sie sich einmal von Grund auf beschäftigen. Dann haben Sie die nötige Routine erworben. Folgendes sollten Sie vor dem Anlegen eines Mitarbeiterkontos beachten:
- Legen Sie zunächst fest, welche(r) Mitarbeiter:in welche Rechte zu welchem beA benötigt.
- Prüfen Sie, welche und wie viele Zugangsmittel Sie benötigen.
- Das Personalisieren eines Mitarbeiterkontos und/oder einer beA-Mitarbeiterkarte hat Vor- und Nachteile.
- Dokumentieren Sie die Einrichtung des Mitarbeiterkontos und die vergebenen Kennwörter.
- Überlegen Sie sorgfältig, ob Sie ein Mitarbeiterkonto löschen oder beibehalten wollen.
Julius Oberste-Dommes, LL.M. (Informationsrecht) ist Rechtsanwalt bei einer auf IT-Recht spezialisierten Kanzlei aus Wuppertal. Sein fachlicher Schwerpunkt ist seit über sechs Jahren das IT-Recht, hier insbesondere IT-Vertragsrecht und Datenschutzrecht.
Lesetipp!
Fachinfo-Broschüre: beA leicht gemacht
Die Fachinfo-Broschüre „beA leicht gemacht“ von beA-Expertin Ilona Cosack erleichtert mit zahlreichen Anleitungen und Screenshots die Vorbereitung auf die aktive Nutzungspflicht.
