In den vergangenen Jahren drehten sich viele Beiträge und Diskussionen darum, wie man die Erstregistrierung am beA durchführt oder wie man Nachrichten mit dem beA erfolgreich versendet. Seltener diskutiert wird das Thema, was beim Ausscheiden und beim Neueinstieg von Berufsträger/innen und Mitarbeiter/innen bezüglich des beA zu beachten ist. Dieses wichtige Thema möchten wir Ihnen näher erläutern:
1. Was ist die (fiktive) Ausgangssituation?
Stellen Sie sich vor, in einer Kanzlei sind zwei Berufsträger(innen) und zwei Mitarbeiter(innen) beschäftigt. Beide Berufsträger haben je eine beA-Karte und beide Mitarbeiter haben je eine Mitarbeiterkarte. Beide Berufsträger haben sich untereinander und jeweils beiden Mitarbeitern Rechte an ihrem jeweiligen beA eingeräumt.
Nun scheidet ein Berufsträger aus. Woran ist zu denken und was ist zu tun?
a) Zugriffsrechte entziehen
Beide Berufsträger müssen sich untereinander die Zugriffsrechte auf das jeweilige beA entziehen. Der ausscheidende Berufsträger muss zudem beiden Mitarbeitern die Zugriffsrechte auf sein beA entziehen. Andernfalls bestünde für beide Berufsträger ein Problem im Hinblick auf die Verschwiegenheit.
Öffnen Sie hierzu Ihr beA und dort unter „Einstellungen“ – „Postfachverwaltung“ die „Benutzerverwaltung“. Markieren Sie den Benutzer, dem Sie Rechte entziehen wollen. Anschließend klicken Sie auf den Button „Rechte-Zuordnungen eines Benutzers verwalten“. Markieren Sie im nächsten Schritt alle angezeigten (und damit vergebenen) Rechte über einen Klick in das Kästchen im Spaltenkopf. Klicken Sie auf „Bestehendes Recht entziehen“.
Steht das Datum des Kanzleiaustritts bereits fest, kann man alternativ die bereits vergebenen Rechte nachträglich befristen. Hierzu müssen Sie in der Benutzerverwaltung das jeweilige Recht anklicken und auf den Button „Rechtezuordnung ändern“ klicken. Im nächsten Schritt können Sie ein Ablaufdatum angeben. Es ist leider nicht möglich, alle Rechte „en bloc“ zu befristen. Sie müssen jedes Recht einzeln befristen!
b) Verfahrensbeteiligte informieren
Der verbleibende Berufsträger (und im Zweifel auch der ausscheidende Berufsträger) sollte Beteiligte an laufenden Verfahren (z. B. Gerichte, Behörden, gegnerische Kollegen) über das Ausscheiden informieren. Sofern das Mandat bei der bisherigen Kanzlei verbleibt, dürfen Zustellungen nur noch an die bisherige Kanzlei erfolgen. Bearbeitet der ausscheidende Berufsträger das Mandat nach seinem Ausscheiden allein weiter, dürfen Zustellungen nur noch an den ausscheidenden Berufsträger erfolgen.
c) Versehentliche Zustellung an den ausgeschiedenen Berufsträger?
Sollte es versehentlich zu einer Zustellung an den ausgeschiedenen Berufsträger kommen, sollte dieser den Versender auf seine fehlende Empfangsbevollmächtigung hinweisen und Zustellung an den zutreffenden Berufsträger anregen. Es ist sicherlich ratsam, wenn der verbleibende und der ausgeschiedene Berufsträger für eine solche Situation eine sinnvolle Vereinbarung treffen.
2. Variante eins der Ausgangssituation
Statt des Berufsträgers verlässt ein Mitarbeiter die Kanzlei. Was ist jetzt zu tun?
a) Zugriffsmittel herausverlangen
Zunächst sollte der Arbeitgeber die Mitarbeiterkarte herausverlangen. Diese dürfte in fast allen Fällen Betriebsmittel sein. Falls der Mitarbeiter sich das Kennwort für die Mitarbeiterkarte selbst aussuchen durfte und der Arbeitgeber dieses nicht kennt, muss er auch das Kennwort herausverlangen. Es dürfte Sinn haben, bereits bei Einrichtung des beA-Mitarbeiterkontos und Vergabe des Kennworts für die Mitarbeiterkarte entsprechende Vorsorge zu treffen, sodass der Arbeitgeber das Kennwort nicht mehr herausverlangen muss.
b) Alternativ: Zugriffsrechte entziehen
Verweigert der Mitarbeiter die Herausgabe der Zugangsmittel, sollten die Berufsträger dem beA-Mitarbeiterkonto des ausscheidenden Mitarbeiters alle Zugriffsrechte entziehen. Ein Zugriff auf die beA-Postfächer der Berufsträger ist dann nicht mehr möglich.
c) beA-Mitarbeiterkonto löschen oder weiternutzen?
Ausgehend von einem problemlosen Ausscheiden des Mitarbeiters stellt sich die Frage, was mit dem bestehenden beA-Mitarbeiterkonto und der Mitarbeiterkarte geschehen soll.
Sollte das beA-Mitarbeiterkonto und/oder die Mitarbeiterkarte personalisiert sein, dürfte es Sinn haben, die Mitarbeiterkarte zu kündigen und das beA-Mitarbeiterkonto zu löschen. Technisch zwingend oder rechtlich verpflichtend ist dieser Schritt allerdings nicht. Sie könnten das beA-Mitarbeiterkonto und die Mitarbeiterkarte in Reserve halten oder bei Eintritt eines neuen Mitarbeiters weiterverwenden. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie in jedem Fall das Kennwort der Mitarbeiterkarte ändern.
Sollten das beA-Mitarbeiterkonto und/oder die Mitarbeiterkarte nicht personalisiert sein, könnten Sie beides zunächst beibehalten. Ein neuer Mitarbeiter könnte das beA-Mitarbeiterkonto und die Mitarbeiterkarte übernehmen. Dieser Schritt hat einen entscheidenden Vorteil: Die mitunter mühsam ausbalancierte Rechtevergabe und individuellen Einstellungen des beA-Mitarbeiterkonto müssten nicht erneut vorgenommen werden.
d) Sonderthema Softwarezertifikat
Einige Mitarbeiter in Kanzleien nutzen für den Zugriff auf das beA-Mitarbeiterkonto ein Softwarezertifikat.
Bei Ausscheiden eines Mitarbeiters müsste der Arbeitgeber das Kennwort für das Softwarezertifikat herausverlangen. Im Unterschied zur beA-Karte kann das Softwarezertifikat allerdings theoretisch auf beliebig vielen Rechnen installiert und mit unterschiedlichen Kennworten versehen werden. Der Arbeitgeber müsste daher alle Kennwörter herausverlangen. Wegen dieser Unsicherheit dürfte es vorteilhafter sein, das beA-Mitarbeiterkonto mit einem neuen Zugangsmittel zu versehen (Mitarbeiterkarte und/oder neues Softwarezertifikat) und das bestehende Softwarezertifikat als Zugangsmittel zu löschen. Alternativ wäre zu überlegen, auf das Softwarezertifikat als Zugangsmittel gänzlich zu verzichten.
3. Variante zwei der Ausgangssituation
Es verlassen sowohl ein Berufsträger als auch ein Mitarbeiter die Kanzlei. Dann haben Sie eine Kombination der Ausgangssituation und der Variante eins der Ausgangssituation, und müssten entsprechend verfahren.
4. Variante drei der Ausgangssituation
Ein neuer Berufsträger tritt in die Kanzlei ein. Dieser hat zuvor in einer anderen Kanzlei gearbeitet. In dieser Situation kann der eintretende Berufsträger, je nach Bedarf, Rechte an die anderen Berufsträger und an die Mitarbeiter vergeben.
Insbesondere aber muss der eintretende Berufsträger darauf achten, dass Zugriffsrechte der alten Kanzlei nicht mehr bestehen. Andernfalls bestünde die Gefahr eines Verstoßes gegen die Verschwiegenheit. Ferner muss der eintretende Berufsträger alle Nachrichten, die seine alte Kanzlei betreffen, vollständig löschen, bevor er Rechte an die neuen Berufsträger und Mitarbeiter vergibt. Andernfalls bestünde ebenfalls die Gefahr eines Verstoßes gegen die Verschwiegenheit.
5. Fazit: Rechteverwaltung sorgfältig durchführen
- Entziehen Sie im Zweifel ausscheidenden Berufsträgern und Mitarbeitern Rechte an Ihrem beA.
- Verlangen Sie von ausscheidenden Mitarbeitern die Zugangsmittel heraus oder entziehen Sie ihnen die Zugriffsrechte auf ein oder mehrere beA.
- Informieren Sie Beteiligte an laufenden Verfahren (z. B. Gerichte, Behörden, gegnerische Kollegen) über das Ausscheiden eines Berufsträgers.
- Treffen Sie Regelungen zum Thema beA mit ausscheidenden Berufsträgern und Mitarbeitern.
Lesen Sie auch: Signaturen beim Einsatz des beA – Das sollten Sie wissen
Julius Oberste-Dommes, LL.M. (Informationsrecht) ist Rechtsanwalt bei einer auf IT-Recht spezialisierten Kanzlei aus Wuppertal. Sein fachlicher Schwerpunkt ist seit über sechs Jahren das IT-Recht, hier insbesondere IT-Vertragsrecht und Datenschutzrecht.
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Fachinfo-Broschüre: beA leicht gemacht
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