elektronsiches Anwaltspostfach

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Am 3. September 2018 lebt die passive Nutzungspflicht wieder auf

Für jeden im bundesweiten amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV) eingetragenen Rechtsanwalt einschließlich der Syndikusanwälte gilt dann, dass man „Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen zur Kenntnis zu nehmen und gegen sich gelten lassen“ muss.

Wer sich bisher noch nicht registriert hat, kann dies bereits jetzt erledigen, eine Anmeldung am Postfach ist jedoch frühestens am 3. September 2018 möglich.

Wozu dient das beA?

Das beA ist Teil des Elektronischen Rechtsverkehrs (ERV). Es dient der elektronischen Kommunikation der im BRAV eingetragenen Mitglieder mit den Gerichten, der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) und den Rechtsanwälten untereinander auf einem sicheren Übermittlungsweg (§ 19 Rechtsanwaltsverzeichnis- und Postfachverordnung – RAVPV).

Warum wurde das beA im Dezember 2017 vom Netz genommen?

In seinem kurzen Lebenslauf hat das besondere elektronische Anwaltspostfach schon eine wechselvolle Geschichte hinter sich. Eigentlich sollte das beA schon zum 1. Januar 2016 für jeden Anwalt zur Verfügung stehen. Technische Probleme veranlassten die BRAK, den Start des beA zu verschieben. Im April 2016 teilte die BRAK mit, dass das beA am 29. September 2016 starten soll. Widerstände aus der Anwaltschaft verhinderten diesen Start. Nachdem der Anwaltsgerichtshof am Freitag, 25. November 2016, die einstweilige Anordnung aufgehoben hatte, schaltete die BRAK – über das Wochenende – am Montag, 28. November 2016, das beA für alle Anwälte frei. Allerdings war die Nutzung des beA bis zum 31. Dezember 2017 freiwillig (§ 31 RAVPV).

Am Freitag vor Weihnachten 2017 wurde das beA wegen Wartungsarbeiten vom Netz genommen. Am 27. Dezember 2017 kam dann die Information, dass das beA vorerst offline bleiben muss“.

Warum startet das beA am 3. September 2018?

Es folgte die Einschaltung eines externen Gutachters der Firma Secunet, welche die Schwachstellen des beA unter die Lupe nahm. Im rund 90-seitigen Gutachten wurden die Schwachstellen in betriebsverhindernde und betriebsbehindernde Risiken unterteilt. Das beA soll erst dann wieder an den Start gehen, wenn Secunet bis zum 2. September 2018 bestätigt, dass alle betriebsverhindernden Risiken behoben sind.

Am 7. August 2018 stimmten die Präsidenten der 28 Rechtsanwaltskammern mit einer Mehrheit von 21 zu, dass die unter Ziffer 4.5.3 des Gutachtens genannte Schwachstelle im laufenden Betrieb beseitigt wird. Damit war die Möglichkeit, den beA-Start nach hinten zu schieben, vorbei.

Kritiker bemängeln, dass das beA trotz zahlreicher Sicherheitsmängel an den Start geht und eine weitere Testphase nicht vorgesehen ist, obwohl sich die BRAK selbst dafür eingesetzt hat.

Was ist jetzt zu tun?

  • Laden Sie die beA Client-Security von der Seite //www.bea-brak.de. Scrollen Sie nach unten und starten Sie den Download je nach Betriebssystem.
  • Nehmen Sie nach der Installation die beA Client Security aus Sicherheitsgründen aus dem Autostart und starten Sie diese bei Bedarf manuell.
  • Prüfen Sie, mit welchem Browser das System funktioniert. Laut BRAK ist der Browser Microsoft Edge nicht mit beA kompatibel. Aber auch der häufig verwendete Firefox klappt nicht immer. Damit ab 3. September 2018 alles funktioniert, sollte man rechtzeitig die Installation
  • Haben Sie alle notwendigen beA-Karten, Mitarbeiterkarten und Softwarezertifikate bestellt? Zur Erfüllung der passiven Nutzungspflicht (Lesen) und dem Öffnen des Postfachs braucht jeder Anwalt eine beA-Karte Basis. Wenn Ihre Mitarbeiter auch Zugriff auf das beA haben sollen, benötigen diese eine eigene beA-Karte Mitarbeiter oder – je nach Kanzleisoftware und Sicherheitsbedürfnis – ein beA-Softwarezertifikat. Nach § 26 RAVPV darf der Postfachinhaber = Rechtsanwalt seine beA-Karte „keiner weiteren Person überlassen und hat die dem Zertifikat zugehörige Zertifikats-PIN geheim zu halten.“ Soll das beA auch für das Senden von Nachrichten genutzt werden und will der Anwalt das Senden an seine Mitarbeiter delegieren, wird eine qualifizierte elektronische Signatur benötigt. Dafür kann z. B. die beA-Karte Signatur verwendet werden.
  • Haben Sie ein geeignetes Kartenlesegerät mit aktuellen Treibern? Ggf. ist ein Treiberupdate
  • Sofern Sie sich bisher (zwischen dem 28.11.2016 und dem 22.12.2017) noch nicht beim beA registriert haben, können Sie jetzt die Erstregistrierung durchführen. Dazu brauchen Sie neben der beA Client Security Ihre beA-Karte mit PIN und ein Kartenlesegerät. Auf der Seite //www.bea-brak.de/ wählen Sie die „Registrierung für Benutzer mit eigenem Postfach“ Für Mitarbeiter ist eine Registrierung erst ab dem 3. September 2018 möglich, sofern der Rechtsanwalt den Mitarbeiter in seinem Postfach anlegt. Auch das ist vor dem 3. September 2018 nicht möglich.
  • Wer sich bereits registriert hat und prüfen will, ob die Installation der beA Client Security erfolgreich war, kann probeweise die Registrierung anwählen. Das System weist dann darauf hin, dass man bereits registriert ist. Dann kann man sich beruhigt zurücklehnen und auf den 3. September 2018 warten.

Mehr geht derzeit nicht.

Was ist ab dem 3. September 2018 zu tun?

Wer beA bereits in der Vergangenheit genutzt hat, kann sich am beA anmelden und es nutzen. Wer das beA erstmalig nutzt, wird in den Einstellungen Rechte für Mitarbeiter vergeben, Vertreter festlegen und entscheiden, ob das beA nur passiv oder auch aktiv genutzt werden soll. Dazu empfiehlt es sich, Regeln festzulegen, um Haftungsrisiken auszuschließen. Empfangsbekenntnisse sind nunmehr ausschließlich elektronisch und in maschinenlesbarer Form (eEB) an das Gericht zurückzusenden.

Um keine Nachricht zu verpassen, genügt es, bei der Erstregistrierung oder ab dem 3. September 2018 in den Einstellungen des Postfachs, eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen. Dorthin erhält man eine Nachricht, wenn im beA Post eingeht. Dann wird es Zeit, sich am beA anzumelden oder diese Aufgabe an Mitarbeiter mit der beA-Mitarbeiterkarte zu delegieren.

Bereiten Sie Ihre Kanzlei auf den Übergang in die digitale Welt vor

Legen Sie fest, wie der Arbeitsablauf gestaltet werden soll. Das Ausdrucken der Nachrichten ist keine Option, da eine beA-Nachricht eine Vielzahl von Dateien enthält, die nur elektronisch sinnvoll aufbewahrt werden können. Führen Sie Ihre Akten bereits elektronisch und scannen Posteingänge ein? Nach der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV sind Dokumente ab 1. Juli 2019 nur in durchsuchbarer Form (OCR-erkannt) einzureichen. Die zulässigen Dateiformate (PDF einschließlich PDF 2.0, PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/UA und TIFF Version 6) ergeben sich aus der Bekanntmachung zur ERVB 2018.

Frühestens ab 2020 und spätestens ab 2022 (abhängig von der Entscheidung der einzelnen Bundesländer) werden Schriftsätze nur noch elektronisch eingereicht werden können. Gut beraten ist, wer jetzt einen Zeitplan für seine Kanzlei festlegt.

Foto: Fotolia.com/© adiruch na chiangmai
  
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