Von Julius Oberste-Dommes
Viele von Ihnen haben sicherlich schon beA-Nachrichten erfolgreich empfangen und versandt. Sämtliche Nachrichten sind aber zunächst nur auf den beA-Servern gespeichert und nicht in Ihrem Kanzlei-Dateisystem. Wir möchten Ihnen die Funktion des Exports von beA-Nachrichten vorstellen, und erläutern, weshalb diese Funktion so wichtig ist und worauf Sie achten müssen.
1. Sind Sie verpflichtet, beA-Nachrichten zu exportieren?
Die Antwort lautet wohl: nein!
Es gibt keine Vorschrift, die Sie ausdrücklich zum Export von beA-Nachrichten verpflichtet. Eine mittelbare Pflicht zur Sicherung von beA-Nachrichten könnte sich aber aus § 50 Abs. 1 BRAO ergeben.
Nach § 50 Abs. 1 BRAO muss die Rechtsanwältin bzw. der Rechtsanwalt eine Handakte führen und die Handakte für mindestens sechs Jahre aufbewahren. beA-Nachrichten, man im Rahmen eines Mandats erhalten hat, dürften Bestandteil der Handakte sein. Sie müssen daher sicherstellen, dass sich die beA-Nachrichten vollständig in Ihrer Handakte befinden. Dieser Pflicht genügen Sie sicherlich, wenn Sie die beA-Nachrichten wenigstens vollständig ausdrucken und in Ihre Handakte heften. Andererseits fehlen Ihnen durch einen Papierausdruck möglicherweise entscheidende elektronische Informationen, so z. B. elektronische Prüfprotokolle oder qualifizierte elektronische Signaturen.
Uns ist noch keine gerichtliche Entscheidung bekannt, die sich mit einer Verpflichtung zum Export von beA-Nachrichten beschäftigt.
2. Wieso ist der Export von beA-Nachrichten wichtig?
Der Export von (empfangenen oder gesendeten) beA-Nachrichten ist aus technischen und aus prozessualen notwendig.
a) Technische Notwendigkeit des Exports
Im beA-System sind automatische Verschiebe- und Löschfunktionen integriert, die Sie als Anwender/in nicht beeinflussen können!
Das beA-System verschiebt Nachrichten automatisch in den Papierkorb und zwar
- gesendete Nachrichten, die länger als 90 Tage im Ordner „Gesendet“ (oder in einem Unterordner) und
- empfangene Nachrichten, die länger als 90 Tage im Ordner „Posteingang“ (oder in einem Unterordner) liegen.
Von diesen automatischen Verschiebe- und Löschfunktionen sind nur Nachrichten betroffen, die der Postfachinhaber oder eine berechtigte Personen geöffnet, als gelesen markiert oder in einen anderen Ordner verschoben hat. Nicht betroffen sind Nachrichten, die im Ordner „Entwürfe“ liegen.
Nachrichten, die länger als 30 Tage im Ordner „Papierkorb“ liegen, werden automatisch gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Wenn Sie allerdings vor Ablauf der 30 Tage eine oder mehrere Nachrichten zurück in die Ordner „Gesendet“ oder „Posteingang“ (oder in einen jeweiligen Unterordner) verschieben, beginnt die 90-Tages-Frist erneut. Nach Ablauf dieser Frist werden die Nachrichten erneut automatisch in den Ordner „Papierkorb“ verschoben
Das beA-System informiert Sie aber in jedem Fall über den anstehenden Ablauf der Vorhaltefrist im Papierkorb.
b) Prozessuale Notwendigkeit des Exports
Ungeachtet der berufsrechtlichen Fragen zum Export von beA-Nachrichten ist es auch aus prozessualen Gründen sinnvoll, beA-Nachrichten zu exportieren.
Wenn spätestens ab dem 01.01.2022 Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte verpflichtet sind, das beA aktiv zu nutzen, wird die wesentliche Kommunikation zu und von den Gerichten elektronisch ablaufen. Sollte es auf den fristwahrenden Eingang von beA-Nachrichten zu den Gerichten oder zu anderen Rechtsanwälten ankommen, werden voraussichtlich elektronischen Prüfprotokollen oder qualifizierten elektronischen Signaturen erhebliche Bedeutung zukommen. Ob eine Nachricht tatsächlich von dem vermeintlichen Absender stammt oder, ob eine qualifizierte elektronische Signatur gültig ist, ergibt sich nur durch die entsprechenden elektronischen Dateien der beA-Nachricht. In einem Prozess könnte man diese Dateien dem Gericht zur Prüfung vorlegen. Ob der Beweis mit Ausdrucken ebenfalls gelingt, ist fraglich.
3. Wie funktioniert der Export von beA-Nachrichten?
Zunächst müssen Sie eine beA-Nachricht öffnen.
In der Kopfzeile befindet sich eine Schaltfläche „Sonstige Funktionen“. Diese Schaltfläche erweitert sich, wenn Sie den Mauszeiger über diese Schaltfläche bewegen („hovern“). Dort finden Sie den Punkt „Exportieren“.
Nachdem Sie auf den Punkt „Exportieren“ geklickt haben, wird die beA-Nachricht vom beA-System in ein ZIP-Archiv gepackt. Sodann können Sie einen eigenen Dateinamen vergeben und einen Speicherort für dieses ZIP-Archiv angeben. Nachdem Sie auf „Speichern“ geklickt haben, wird das ZIP-Archiv in dem von Ihnen angegebenen Ordner abgespeichert.
Mehr ist beim Export von beA-Nachrichten nicht zu tun.
4. Was exportieren Sie eigentlich genau?
Sie stellen fest, dass Sie nicht nur das ZIP-Archiv abgespeichert haben, sondern auch eine Signaturdatei. Das beA-System versieht nämlich das ZIP-Archiv mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Über die Signaturdatei können Sie im Streitfall nachweisen, dass dieses ZIP-Archiv tatsächlich vom beA-System stammt und aus diesem exportiert wurde.
Bitte sehen Sie sich den Inhalt des ZIP-Archivs an. Sie stellen fest, dass dieses ZIP-Archiv diverse Dateien enthält. Sofern die beA-Nachricht Anhänge hatte, befinden sich diese im ZIP-Archiv. Schreiben, Schriftsätze oder Verfügungen sind somit ebenfalls exportiert.
Die mit Abstand wichtigsten Dateien lauten *_export.html und *_VerificationReport.html, wobei sich bei Ihnen anstelle des Sternchens der von Ihnen gewählte Dateiname befindet.
In der Datei *_export.html sind sämtliche wesentlichen Informationen zur beA-Nachricht enthalten, insbesondere zum Zeitpunkt des erfolgreichen Versands oder Eingangs der beA-Nachricht.
In der Datei *_VerificationReport.html befinden sich Informationen über die Signaturen des Versenders, des Empfängers und des beA selbst. Mit dieser Datei können Sie nachweisen, dass eine beA-Nachricht aus einem beA versandt wurde und von wem.
Die Dateien *_BusinessCard.html und *_Message.html sind in der Regel ohne Bedeutung.
Falls der Absender ein elektronisches Empfangsbekenntnis angefordert hat, befindet sich eine Datei xjustiz_nachricht.html im ZIP-Archiv.
Falls der Absender sein angehängtes Dokument qualifiziert elektronisch signiert hat, befindet sich noch eine entsprechende Signaturdatei im ZIP-Archiv.
5. Tipps für den Export
- Sie sollten für das ZIP-Archiv einen Dateinamen vergeben, der sich in die Terminologie oder in die Bezeichnung Ihrer jeweiligen Akte einfügt (z.B. Müller ./. Meier, Verfügung LG Musterstadt; Akte 123 20 – Schriftsatz RA Gegner). Sie können zwar den Dateinamen nachträglich ändern. Die beiliegende Signaturdatei ist jedoch vom beA-System zu dem ZIP-Archiv mit dem ursprünglichen Dateinamen erstellt worden. Bei einer späteren Signaturprüfung laufen Sie somit Gefahr, dass diese negativ ausfällt, weil das ZIP-Archiv verändert wurde. Sie erschweren sich somit den Beweis, dass es sich tatsächlich um ein vom beA-System erstelltes ZIP-Archiv handelt.
- Sie sollten auch Dateien aus dem ZIP-Archiv nicht entfernen. Sie gefährden damit ebenfalls die Prüfbarkeit des ZIP-Archivs.
- Sie müssen die Dateien aus dem ZIP-Archiv nicht notwendigerweise entpacken und in einen eigenen Ordner abspeichern. Bei den meisten Betriebssystemen können Sie das ZIP-Archiv wie einen gewöhnlichen Dateiordner öffnen.
6. Fazit: In jedem Falle exportieren!
- Sie sollten unbedingt beA-Nachrichten exportieren.
- Achten Sie auf die Löschfristen (90 Tage/30 Tage).
- Vergeben Sie aussagekräftige Dateinamen.
- Verändern Sie das ZIP-Archiv nicht (Umbenennen oder Löschen einzelner Dateien).
Julius Oberste-Dommes, LL.M. (Informationsrecht) ist Rechtsanwalt bei einer auf IT-Recht spezialisierten Kanzlei aus Wuppertal. Sein fachlicher Schwerpunkt ist seit über sechs Jahren das IT-Recht, hier insbesondere IT-Vertragsrecht und Datenschutzrecht.
Lesetipp!
Fachinfo-Broschüre: beA leicht gemacht
Die Fachinfo-Broschüre „beA leicht gemacht“ von beA-Expertin Ilona Cosack erleichtert mit zahlreichen Anleitungen und Screenshots die Vorbereitung auf die aktive Nutzungspflicht.
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