Das beA-Gesellschaftspostfach (GePo) – Arbeitserleichterung oder Mehraufwand?

Von Ilona Cosack

Die große BRAO-Reform hat zum 1.8.2022 neben neuen Möglichkeiten zur Berufsausübung mit anderen Professionen und besonderen Versicherungspflichten auch ein zusätzliches(!) beA-Gesellschaftspostfach (GePo) für die Berufsausübungsgesellschaften (BAG) mit sich gebracht. Dieser Beitrag beantwortet die wichtigsten Fragen zum GePo, beurteilt den Aufwand mit Blick auf den Kanzlei-Workflow und gibt Ihnen Tipps zur Einbindung in ebendiesen.

1. Wer muss sich zulassen?

Alle Berufsausübungsgesellschaften (BAG), die zum 1.8.2022 bereits zugelassen waren (GmbH, AG) gelten als zugelassen gem. § 59f Abs. 1 BRAO. Die Freischaltung der SAFE-ID im Bundesweiten Amtlichen Anwaltsverzeichnis (BRAV) wird nach Mitteilung der BRAK erst ab dem 1.9.2022 erfolgen, damit die BAG Gelegenheit hat, eine beA-Karte für die BAG zu beantragen. Alle PartmbB oder sonstigen Rechtsformen müssen bis zum 1.11.2022 eine Zulassung beantragen (§ 209a BRAO). Bis zur Entscheidung der zuständigen Rechtsanwaltskammer stehen diesen die Befugnisse nach den §§ 59k (Rechtsdienstleistungsbefugnis) und 59l (Vertretung vor Gerichten und Behörden) zu.

Wer diese Frist verpasst, verliert als BAG die Berechtigungen zur Rechtsdienstleistung und zur Vertretung vor Gerichten und Behörden!

2. Wer kann sich zulassen?

Freiwillig können sich z. B. die GbR oder die PartG (ohne mbB) zulassen, sofern sie sich nach § 59c BRAO mit Mitgliedern einer Rechtsanwaltskammer, Patentanwaltskammer, Steuerberater:innen, Steuerbevollmächtigten, Wirtschaftsprüfer:innen, vereidigten Buchprüfer:innen und Angehörigen aus anderen Staaten, die berechtigt wären, sich im Geltungsbereich dieses Gesetzes niederzulassen, zur gemeinschaftlichen Berufsausübung verbinden. Auch eine Einzelanwältin darf sich zur Ausübung ihres Berufs in einer BAG organisieren, deren einzelne Gesellschafterin sie ist (59b BRAO).

3. Wer bekommt ein Gesellschaftspostfach?

Alle BAG erhalten mit der Zulassung ein empfangsbereites GePo, das zusätzlich zum beA dem einzelnen Anwalt bzw. der einzelnen Anwältin eröffnet wird. Dabei gilt die passive Nutzungspflicht, d. h. auch wenn das GePo noch nicht erstregistriert wurde, können Nachrichten dort eingehen und im Zweifel gegen die BAG gelten.

4. Wo wird der Antrag auf Zulassung als BAG gestellt?

Der Antrag ist bei der örtlichen Rechtsanwaltskammer zu stellen, bei BAG mit mehreren Standorten am Hauptsitz der BAG. Freiwillig können für Zweigstellen weitere GePo beantragt werden, die ggf. auch wieder geschlossen werden können, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Der Antrag auf Zulassung umfasst ca. 20/21 Seiten. Leider konnten sich die Kammern nicht auf ein bundesweites Formular verständigen, so dass die Formulare der einzelnen Kammern voneinander in Nuancen abweichen. Prüfen Sie, ob Sie den Antrag schriftlich (ausgedruckt) einreichen müssen, oder ob der Antrag per beA gestellt werden kann (dann allerdings in der Regel mit der qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) aller Gesellschafter und der Bitte, die umfangreichen Anlagen als einzelne Dokumente zu übermitteln). Die Hamburgische Rechtsanwaltskammer weist darauf hin, dass sie „derzeit an einer webbasierten Plattform arbeitet, die die Antragstellung und die Änderung von Mitgliederdaten über ein Internetportal ermöglichen wird.“ Man darf gespannt sein, ob das Portal vor dem 1.11.2022 zur Verfügung steht.

Auch die Kosten für die Zulassung fallen von Kammer zu Kammer unterschiedlich aus. Während die RAK Köln einen Betrag von 650 Euro aufruft, differenziert die RAK Hamm nach Personenanzahl: 825 Euro für bis zu fünf Personen, für jede weitere Person zusätzlich 50 Euro. Die Hamburgische Rechtsanwaltskammer berechnet 600 Euro bei BAG mit bis zu zehn Gesellschaftern. Ab dem elften Gesellschafter sind weitere 30 Euro pro weiteren Gesellschafter zu zahlen. Und die RAK Berlin erhebt eine Gebühr in Höhe von 800 Euro pauschal.

5. Frist beachten: 1. November 2022

Nach § 209a BRAO müssen BAG, die am 1. August 2022 bestanden, nach § 59f BRAO zulassungsbedürftig sind und nicht schon nach Absatz 1 als zugelassen gelten, bis zum 1.11.2022 eine Zulassung beantragen. Die Hamburgische RAK weist darauf hin, dass ein Antrag zunächst auch ohne die für die Identifizierung erforderlichen Unterschriften und/oder Beglaubigungen eingereicht werden kann, damit die Frist gewahrt wird. Alle erforderlichen Unterschriften und die Beglaubigung müssen aber vor der Zulassung nachgeholt werden; anderenfalls kann eine Zulassung nicht erfolgen.

Der Zulassungsantrag muss von vertretungsberechtigten Personen unterzeichnet werden; anderenfalls liegt kein Antrag „der Gesellschaft“ vor. Gemäß § 31 Abs. 1 Satz 5 BRAO dürfen die RAK Neueintragungen in das BRAV nur vornehmen, nachdem sie ein Identifizierungsverfahren durchgeführt haben. Daher muss die neu zuzulassende BAG identifiziert werden. Dazu muss sichergestellt werden, dass

• bei registergängigen Gesellschaften die Unterschriften von Mitgliedern des zur gesetzlichen Vertretung berufenen Organs in vertretungsberechtigter Zahl;
• bei nicht-registergängigen Gesellschaften die Unterschriften aller Gesellschafter

vorliegen. Alle Unterschriften müssen beglaubigt sein.

6. Nutzungspflicht für das GePo

In den Mandaten, in denen die BAG Mandatsträgerin ist, muss grundsätzlich auch das GePo benutzt werden. Beim Versenden von Nachrichten in Mandaten der BAG ist daher sorgfältig zu prüfen, ob ein Versand aus einem anderen beA als dem der BAG eine wirksame (Prozess-)Handlung darstellt.

7. Bestellung der beA-Karte für das GePo

Sobald die BAG ihre SAFE-ID-Nummer hat, sollte die beA-Karte für das GePo bestellt werden. Achtung, das geht nur auf dieser Seite: zertifizierungsstelle.bnotk.de/signaturkartenbestellung/wizard/beA-BAG/info

Die Software erkennt, ob eine BAG-SAFE-ID oder eine „normale“ SAFE-ID eingegeben wird:

Die beA-Karte der BAG ist eine Basiskarte für die Anmeldung am BAG. Sofern für Ihre BAG mehrere beA-Karten benötigt werden, können derzeit maximal zwanzig Karten bei einem Bestellvorgang bestellt werden. Die qeS erfolgt mit der „normalen“ Anwaltssignaturkarte, auch für Mitarbeitende gilt, dass die derzeitigen beA-Mitarbeiterkarten weiter genutzt werden können.

Nur für den Fall, dass Sie weitere beA-Mitarbeiterkarten benötigen, können diese hier bestellt werden: zertifizierungsstelle.bnotk.de/signaturkartenbestellung/wizard/beA/info

Falls weitere Software-Zertifikate erforderlich sind, können diese auf der „alten“ BNotK-Seite bestellt werden: bea.bnotk.de/bestellung/#/products/18393998

Zu beachten ist, dass Software-Zertifikate ein geringeres Sicherheitsniveau aufweisen, daher sollte gut überlegt werden, wem man ein Software-Zertifikat überlässt. Als Backup für den Fall, dass das beA bei der Anmeldeprozedur die Karte nicht erkennt, ist es gut geeignet. Ebenso für die mobilen Anwältinnen und Anwälte, die unterwegs kein Kartenlesegerät mitnehmen wollen.

8. Neue Rechte

Mit der beA-Version 3.14 zum 28.7.2022 hat die BRAK für die BAG und das GePo neue Rechte eingerichtet:

a) Recht 30 – eEB mit VHN (vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis) versenden

Die Berechtigten können mit diesem Recht im Namen der Postfachinhaber elektronische Empfangsbekenntnisse (eEB) auf einem sicheren Übermittlungsweg (beA) ohne eine qualifizierte elektronische Signatur versenden. Das war bislang nicht möglich.

b) Recht 31 – Nachricht mit VHN versenden

Die Berechtigten können mit diesem Recht im Namen der BAG Nachrichten auf einem sicheren Übermittlungsweg (beA) ohne eine qualifizierte elektronische Signatur versenden.

Achtung: Die BRAK weist im BRAK-Magazin, Heft 4/2022 vom 22.8.2022, darauf hin:

„Da die rechtlichen und technischen Voraussetzungen für die Übermittlung von Nachrichten über den sicheren Übermittlungsweg aus Postfächern von BAG noch einer endgültigen Klärung bedürfen, empfehlen wir zu Beginn, dass Nachrichten aus Postfächern von BAG möglichst von der verantwortenden Person qualifiziert elektronisch signiert werden. Technisch und rechtlich ist es zwar möglich, dass die verantwortende Person die Nachricht mit dem „VHN-Recht“ ohne qeS versendet. Da noch Unsicherheiten bestehen, welche technischen Daten das beA-System übermitteln muss und wie diese seitens der Justiz ausgewertet werden, sollte die verantwortende Person zunächst eine qeS anbringen.“

9. Neue Rollen

Zusätzlich zu den neuen Rechten (die nicht separat ausgewählt werden können), werden drei Rollen (Zusammenfassung von mehreren Rechten) neu eingeführt:

a) Zustellungsbevollmächtigter

Von der Kanzleipflicht befreite Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie BAG müssen gem. § 30 BRAO Zustellungsbevollmächtigte benennen und ihnen einen Zugang zum beA einräumen. Mit dieser Rolle werden automatisch folgende Rechte vergeben:
01 – Nachrichtenübersicht öffnen
03 – Nachricht erstellen
06 – Nachricht öffnen
14 – EBs versenden
15 – EBs zurückweisen
30 – EBs mit VHN versenden

b) Vertretung

Zur Erfüllung der Anforderungen des § 54 Abs. 2 BRAO (seit 1.8.2021) sollte jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt eine Vertretung im eigenen beA eintragen. Diese Rolle besitzt automatisch die folgenden Rechte:
01 – Nachrichtenübersicht öffnen
03 – Nachricht erstellen
06 – Nachricht öffnen
14 – EBs versenden
15 – EBs zurückweisen
30 – EBs mit VHN versenden

c) VHN-Berechtigter

Diese Rolle ist für die vertretungsberechtigten anwaltlichen Mitglieder einer BAG, die für die BAG ohne qeS elektronische Dokumente versenden können. Diese Rolle besitzt automatisch die folgenden Rechte:
01 – Nachrichtenübersicht öffnen
03 – Nachricht erstellen
05 – Nachricht versenden
06 – Nachricht öffnen
13 – EBs signieren
14 – EBs versenden
15 – EBs zurückweisen
30 – EBs mit VHN versenden
31 – Nachricht mit VHN versenden

Achtung: Wenn man mit der beA-Karte oder einem anderen Sicherheits-Token in der beA-Webanwendung an einem beA einer BAG angemeldet ist, wird für eine gesendete Nachricht kein sicherer Übermittlungsweg bestätigt. Deswegen müssen Schriftsätze und rücklaufende eEB vor dem Versand mit einer qeS signiert werden.

10. Arbeitserleichterung oder Mehraufwand durch das Gesellschaftspostfach?

In der Gesetzesbegründung (Besonderer Teil zu § 31b, S. 157, zu Nr. 6) ist zu lesen:

„Mit dem neuen § 31b BRAO-E soll dem seit Einführung des beA sowohl von Seiten der Gerichte als auch vieler Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten geäußerten Wunsch nachgekommen werden, neben dem bisher nur für die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte persönlich eingerichteten beA auch ein beA für berufliche Zusammenschlüsse vorzusehen. Mit diesem sollen die Zusammenschlüsse künftig als solche adressiert werden können; zudem soll es einer gegebenenfalls einfacheren gemeinsamen Bearbeitung eingehender Nachrichten dienen. Allerdings ist das Gesellschaftspostfach kein sicherer Übermittlungsweg im Sinne des § 130a Absatz 4 ZPO. Soll aus dem Postfach ein elektronisches Dokument verschickt werden, ist dieses daher mit einer elektronischen Signatur zu versehen.

Soweit die bisherigen Erörterungen zum Gesellschaftspostfach unter dem Schlagwort „Kanzleipostfach“ geführt wurden, erscheint dieses inhaltlich nicht passend, weil der Kanzleibegriff des § 27 BRAO zunächst einmal an die von der Rechtsanwältin oder dem Rechtsanwalt persönlich zu führende Kanzlei anknüpft und die Kanzlei somit kein besonderes Merkmal eines beruflichen Zusammenschlusses ist. In Anbetracht des für die beruflichen Zusammenschlüsse nunmehr vorgesehenen Begriff der Berufsausübungsgesellschaften kann das für diese mögliche beA daher als eher „Gesellschaftspostfach“ bezeichnet werden.“

Der geäußerte Wunsch nach einem „Gesellschafts- oder Kanzleipostfach“ bezog sich immer auf die Arbeitserleichterung: man wollte nicht unzählige Postfächer, sondern eben nur ein GePo überwachen. Da das GePo zusätzlich zu den weiterhin bestehenden einzelnen beA der Anwältinnen und Anwälte eingerichtet wird, hält sich die Freude darüber in Grenzen.

Die nachstehende Checkliste hilft Ihnen, das GePo in den Kanzlei-Workflow einzubinden: