Sieben Dinge, die Kanzleien über Liquidität wissen sollten

Von Jasmin Isphording

Das Wort „Liquidität“ ist vielen Anwältinnen und Anwälten zwar ein Begriff, aber was bedeutet es genau? Wie kann die Liquidität verbessert werden und was können Anwälte und Anwältinnen tun, wenn die Liquidität gefährdet ist?

1. Was ist „Liquidität“?

Liquidität gewinnt immer an Bedeutung, wenn sie auf einmal nicht mehr vorhanden ist. Sind Kanzleiinhaber:innen in der Lage, ihren Zahlungsverpflichtungen pünktlich und in voller Höhe nachzukommen, ist alles in bester Ordnung und die Kanzlei verfügt über ausreichend Liquidität. Sind sie auf einmal nicht mehr „flüssig“ und müssen Zahlungen „schieben“ etc., zeigen sich erste Liquiditätsprobleme.

Eine zweite Bedeutungsebene des Begriffes Liquidität beschreibt die Art der liquiden Mittel, die vorhanden sind. Bargeld, ein volles Konto oder ein noch nicht ausgeschöpfter Überziehungsrahmen sind Beispiele für Geldmittel, die sofort genutzt werden können. Weniger „flüssig“ sind andere Geldquellen, wie Festgeld, Einnahmen aus der Veräußerung oder Verpfändung von Gegenständen, Immobilien etc.

2. Wie entsteht Liquidität?

Generell bedeutet Liquidität, dass immer mehr Geld vorhanden oder „aufgetrieben“ werden kann, als für die Zahlungen von Rechnungen etc. benötigt wird.

Im Detail kann man es so beschreiben:

Mandat wird erteilt,
abrechenbare Leistung wird erbracht,
Vorschuss- oder Abschlussrechnung wird erstellt,
Rechnung wird vom Mandanten gezahlt und Eingang auf dem Kanzleikonto ist erfolgt.

3. Wie kann man die Liquidität verbessern?

Je mehr Geld am Ende des Monats auf dem Konto bleibt oder kurzfristig zur Verfügung steht, desto eher baut sich ein finanzielles Polster auf. Dieses finanzielle Polster hilft, größere und auch ungeplante Ausgaben zahlen zu können sowie „Durststrecken“ zu überbrücken.

Wie viel auf dem Konto „bleibt“, hängt von drei Faktoren ab:

3.1 Zahlungseingang

Wie viel Geld auf dem Konto eingeht, hängt von zwei Komponenten ab:

Wie hoch die gestellten Honorarforderungen sind – je höher, desto besser.
Wie viel davon von den Mandanten gezahlt wurde.

3.2 Zahlungsausgang

Während sich die Betrachtung der Zahlungseingänge nur mit dem „Zufluss“ beschäftigt, geht es hierbei um die Zahlungsausgänge, also um den „Abfluss“ des Geldes.
Diese Betrachtung ist einfach: Je weniger Geld ausgegeben wird, desto mehr bleibt „übrig“.

3.3 Entnahmen

Je mehr Geld sich die Kanzleiinhaber:innen vom Kanzleikonto als eigenes „Gehalt“ überweisen, desto langsamer kann ein finanzielles Polster anwachsen.
In einigen Kanzleien wird nur ein Teil der Entnahmen wirklich entnommen – der andere Teil bleibt als Rücklage in der Kanzlei.

4. Was sind Gefahren für die Liquidität?

Aus den oben genannten Punkten zur Entstehung der Liquidität leiten sich auch die größten Gefahren ab: Einige der Gefahren sind intern, also „hausgemacht“, und andere sind extern. Selbst wenn man einen Teil dieser externen Einflüsse wie eine „höhere Gewalt“ (z. B. Corona) oder „Pech“ (z. B. „Mein wichtigster Mandant ist insolvent.“) vielleicht antizipieren könnte, treffen sie eine Anwaltskanzlei doch meistens unvorbereitet und erfordern schnelles Handeln und Änderungen. So z. B. am Angebot, wenn, wie in der Coronakrise, in einer reinen Verkehrsrechtskanzlei ganz plötzlich viel weniger verkehrsrechtliche Mandate angenommen und abgerechnet werden als zuvor.

Mit der Spezialisierung auf eine Branche, ein Rechtsgebiet oder einen Mandanten steigt auch immer die Abhängigkeit und damit die Gefahr für das eigene Geschäftsmodell. Ein regelmäßiger Blick ins Kanzleicontrolling und in den Markt kann helfen, solche Gefahren frühzeitig zu identifizieren und auf sie angemessen zu reagieren.

Viel häufiger und gefährlicher als die externen sind die internen Gefahren für die Liquidität. Gefährlicher sind diese vor allem, weil sie „schleichend“ kommen oder aufgrund der Hektik im Kanzleialltag einfach übersehen werden.

Beispiele:

Es werden keine Rechnungen gestellt, obwohl Mandate bearbeitet werden: Keine Rechnungen, keine Zahlungseingänge.
Kein konsequentes Mahnwesen: Zahlungseingänge werden nicht konsequent kontrolliert und angemahnt. Sogenannte „Offene Posten“, also bisher nicht gezahlte Rechnungen, von 30 Prozent des Gesamtumsatzes sind keine Seltenheit.

Die Ursache liegt häufig in der hohen Arbeitsbelastung, fehlenden internen Prozessen, der Kompetenzverteilung, Wissen über die Möglichkeiten der Kanzleisoftware beim Mahnwesen und einem fehlenden Zugriff auf das Kanzleikonto durch das Sekretariat, um die Zahlungseingänge zu überprüfen und Mahnungen anstoßen zu können. Eine Optimierung der Kanzleiorganisation wäre die Lösung.

5. Wann ist die Liquidität wirklich gefährdet?

Die Liquidität ist gefährdet, sobald es wahrscheinlich ist, dass man Rechnungen und andere nötige Ausgaben nicht mehr zahlen kann oder anderen Zahlungsverpflichtungen nicht mehr nachkommt.

Langsam oder plötzlich sinkende Einnahmen, sprunghaft gestiegene Kosten oder größere Einmalausgaben, z. B. für IT und EDV sowie größere Entnahmen sind häufige Vorboten von möglichen zukünftigen Liquiditätsproblemen. In der Praxis äußern sie sich:

wenn man als Inhaber:in Rechnungen nicht mehr pünktlich zahlen kann und Mahnungen in Kauf nimmt
wenn man Rechnungen in Raten zahlt oder ihre Zahlung für die Zeit einplant, in der ein größerer Geldeingang zu erwarten ist
wenn man um Zahlungsaufschub bittet, eine Stundung in Anspruch genommen wird oder man einer Verpflichtung überhaupt nicht nachkommt

6. Was passiert, wenn die Liquidität gefährdet ist?

Sollte die Liquidität gefährdet sein, muss man zum einen die (straf-)rechtlichen und berufsrechtlichen Folgen kennen und zum anderen auch die verschiedenen Möglichkeiten, um die Liquiditätssituation wieder zu verbessern.

6.1 (Straf-)Rechtliche Folgen

Ein unverbindlicher Überblick: Besonders ernst kann es werden, wenn Zahlungen an die Sozialversicherungen und an einige andere Gläubiger nicht wie verabredet geleistet werden. Diese Stellen und auch andere können ein Unternehmen melden und Insolvenzverschleppung unterstellen. Doch auch der Inhaber/die Inhaberin selbst steht in der Verantwortung, die Reißleine zu ziehen, um sich nicht der Insolvenzverschleppung schuldig zu machen.

6.2 Berufsrechtliche Folgen

Probleme mit der Liquidität können für Rechtsanwält:innen noch schlimmere Folgen haben als für andere Unternehmer:innen. An der Liquidität hängt nicht nur das Einkommen, sondern auch der Ruf und die berufliche Zukunft.

Vor allem, wenn Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen verfügbares Fremdgeld nutzen, um Liquiditätslücken zu schließen. Dies, sowie die Vermutung des „Vermögensverfalls“ haben oft zur Folge, dass die zuständige Rechtsanwaltskammer ihnen die Zulassung – und damit auch jede Chance, weiterhin als Rechtsanwalt ein Einkommen zu erzielen – entzieht.

Bevor es soweit kommt, haben Kanzleiinhaber:innen noch eine Reihe von Möglichkeiten, um ihre Liquidität (wiederherzustellen und somit) zu verbessern.

6.3 Möglichkeiten zur Verbesserung

Unabhängig von den besonderen Hilfsmöglichkeiten während der „Corona-Zeit“, gibt es neben der Erhöhung der Einnahmen und dem Versuch, die Ausgaben kurzfristig zu senken, für den Kanzleiinhaber oder die Inhaberin folgende weitere Optionen:

Reduzierung der Entnahme mit der Folge, dass zwar mehr Geld im Unternehmen verbleibt, jedoch auch im privaten Bereich der Gürtel enger geschnallt werden muss und es dort zu ähnlichen Zahlungsschwierigkeiten kommen kann
Beschaffung von neuem Kapital, um die Lücke kurz- oder längerfristig zu schließen:
- Dies kann erfolgen, indem Geld vom privat (und bereits versteuertem) Ersparten für die Zahlungen bereitgestellt wird oder andere Vermögenswerte aufgelöst werden.
- Aufnahme eines Kredits im privaten Umfeld oder bei einem Finanzinstitut; mit der Folge, dass dafür ggf. pünktlich Zinsen bezahlt werden müssen und auch die Rückzahlung des geliehenen Geldes erfolgen muss. Für ein solches Geld sind häufig ein Businessplan, eine Liquiditätsrechnung und Sicherheiten, z. B. in Form von Beleihungen der eigenen Immobilie oder ähnlichem notwendig.
- Anfrage bei der Hausbank nach einer Einrichtung oder Erhöhung eines Überziehungskredites
Sind noch „Reserven“ auf dem Kanzleikonto oder können geplante Ausgaben noch etwas nach hinten geschoben werden, sind auch dies mögliche Lösungswege.

Vor allem wegen des Einflusses auf das Privatvermögen sollte die Nutzung einiger dieser Möglichkeiten sehr kritisch hinterfragt werden und eine Entscheidung ohne eine wirkliche Liquiditätsplanung und Gespräche im privaten Umfeld nicht getroffen werden.

7. Welche Bedeutung hat die Liquidität für den Kanzleiinhaber oder die Inhaberin?

Die dargestellten Punkte zeigen zum einen, dass die Folgen von ernsthaften Liquiditätsproblemen vor allem für die Anwaltschaft eine Bedrohung der beruflichen Existenz bedeuten und sich bis in die persönlichen Lebensumstände auswirken können. Sie zeigen aber auch, dass jedem Kanzleiinhaber und jeder Kanzleiinhaberin viele Möglichkeiten offenstehen, am besten überhaupt erst gar nicht in eine solche Situation zu kommen. Zudem sind Liquiditätsprobleme keine Frage des Erfolgs und Vermögens: Sie sind vorhanden oder nicht – egal auf welchem Niveau.