Ade Bauchgefühl – so nutzen Sie Kennzahlen in der Anwaltskanzlei richtig

Arbeitszeit = Mandatsbearbeitung + Fortbildung + interne Tätigkeiten + Sonstiges

Arbeitsstunden

= Stunden [Inhaber] + Stunden [angestellte RAe] + Stunden [Sekretariat/ReFas]

+ Stunden [Aushilfen etc.]

Zeit für Mandatsbearbeitung I

= Besprechung  + Aktenbearbeitung + Reisezeit + Recherchen + etc.

Zeit für die Mandatsbearbeitung II = abrechenbare Zeit + nicht abrechenbare Zeit

Zeit für die Mandatsbearbeitung III

= abrechenbare Zeit [Rechtsanwalt] + abrechenbare Zeit [Partner]

+ abrechenbare Zeit [Sekretariat]

Umsatz = U [Rechtgebiet 1] + U [Rechtsgebiet 2]

Kosten = Raumkosten + Personalkosten + Marketingkosten + EDV – Kosten

+ Telefonkosten + Fortbildungskosten + etc.

Akten = abgerechnet + nicht abgerechnet

Mandate = Mandate [Rechtsgebiet 1] + Mandate [Rechtsgebiet 2] + Mandate [Rechtsgebiet 3]

Beschäftigte = Inhaber + angestellte Anwälte + ReFas + Quereinsteiger + Auszubildende

Mandanten = Mandanten [privat] + Mandanten [gewerblich]

Die jeweiligen Einheiten kann man nicht nur in der Entwicklung darstellen, sondern auch noch durch Vergleich bewerten. Vergleicht beispielsweise ein Kanzleigründer seinen Umsatz mit dem eines anderen, kann man sagen, wer mehr Umsatz gemacht hat. Dies macht jedoch nur Sinn, wenn die Entstehung des Umsatzes ähnlich gelagert ist. Der Umsatz eines Sozialrechtlers entsteht anders als der eines Arbeitsrechtlers.

In anderen Branchen werden sogenannte Benchmarks genutzt, um sinnvoll vergleichen zu können. In der Anwaltschaft berücksichtigt die STAR-Umfrage[1] die Unterschiede zu einem gewissen Grad. Auch in der Beratung habe ich ein gutes Gefühl für die Möglichkeiten in den jeweiligen Rechtsgebieten bekommen.

Ein angestrebter Vergleich mit einem Kollegen oder einer Kollegin wird leichter, wenn eine andere Art der Kennzahlbildung genutzt wird: der Durchschnitt bzw. die Quote.

2.1.2 Durchschnitt und Quoten

Sobald Einheiten zu (sinnvollen) anderen Einheiten in ein Verhältnis gebracht werden, ergeben sich neue und bessere Aussagen.

Vom einfachen Anteil, z. B. Rechtsanwalt 1 generiert 60 Prozent des Kanzleiumsatzes, bis hin zu komplexeren Überlegungen.

Umsätze und andere Größen können häufig mit diesen Einheiten in eine sinnvolle Beziehung gesetzt werden: verwendete Zeit für ein Mandat, Anzahl der Berufsträger, Ausgaben für Marketing, Personalkosten, Anzahl von Mandanten bzw. Akten generell oder im einem bestimmten Rechtsgebiet etc.

Die „Kostenquote“ ist eine der bekanntesten Kennzahlen in der Anwaltschaft. Sie bezeichnet das Verhältnis der Kosten zum Umsatz.

Eine Variation ist die Umsatzrendite:

3. Vergleichbarkeit

Selbst Quoten erlauben nicht immer einen Vergleich.

Ohne sich die Kanzleien genauer anzusehen, ist ein Vergleich nicht empfehlenswert – zu viele Faktoren wirken auf das Umsatzpotenzial und die Kosten ein.

3.1 Kanzleigröße

So kann es sein, dass Kanzlei A den Umsatz mit drei Sozien erwirtschaftet. Kanzlei B wird von einer Rechtsanwältin geführt, die zwei Rechtsanwälte beschäftigt (höhere Personalkosten). Für das Einkommen der Inhaber bedeutet es, dass der Gewinn bei Kanzlei A auf drei Sozien verteilt wird. Rechtsanwältin B bekommt den vollen Gewinn.

Die Unterschiede in der Zusammensetzung der Berufsträger und Berufsträgerinnen ist nicht nur beim Vergleich von Kostenquoten zu beachten, sondern auch bei der Einschätzung des Umsatzpotenzials. Dies vor allem aufgrund der Unterschiede bei den geleisteten Arbeitsstunden der Berufsträger. Aber auch weitere Aspekte spielen eine Rolle.

3.2 Rechtsgebiet

Die Wahl des Rechtsgebiets hat den größten Einfluss auf den Ertrag der Kanzlei.

Stichworte dazu sind Nachfrage, Streitwert, Spezialisierung bzw. Fachanwaltschaft, Wettbewerb, Marketing, Region, Fachkräftemangel, Automatisierung, Cross-Selling Potenzial, Mandantenbindung, Fachanwaltschaft, private oder gewerbliche Mandate etc.

Auch die Möglichkeiten der Vergütung unterscheiden sich in den jeweiligen Rechtsgebieten.

3.3 Art der Abrechnung der Mandate

Die Art der Abrechnung der Mandate hat ebenfalls einen Einfluss auf die Zusammensetzung des Umsatzes: RVG, Stundenhonorar, Pauschalen, Erfolgshonorar, PKH etc.

Es ist empfehlenswert, die jeweilige Abrechnungsart im Rahmen der Mandatsführung oder Buchhaltung für weitere Aussagen nachzuhalten.

3.4 Kanzleiorganisation

Ebenfalls relevant ist die Kanzleiorganisation. Manche Mandate können in der Bearbeitung gut „automatisiert“, also standardisiert werden. Selten lohnen sich dafür hohe Investitionen in teure Legal Tech-Lösungen. Günstiger und nachhaltiger ist der Blick auf die eigentlichen Abläufe und die Zusammenarbeit. Auch eine hohe Nutzungstiefe der vorhanden Kanzleisoftware und funktionierende IT steigern die Produktivität.

Welche Ausgaben nötig oder aber überflüssig sind, kann mithilfe von Kennzahlen ermittelt werden. Jedoch gibt es noch andere gute Gründe für eine vermehrte Nutzung von Kennzahlen.

4. Vorteile von Kennzahlen in der Anwaltskanzlei

Ohne den genauen Zusammenhang zu kennen, haben nur wenige Kennzahlen einen direkten Aussagewert. Richtig genutzt und bewertet, übernehmen sie verschiedene wichtige Funktionen für den kurzfristigen und für den langfristigen Erfolg in der Kanzlei – in der Planung und im Kanzleialltag. Hier einige Vorteile im Überblick:

• Erfassung der Ausgangssituation
• Lenkungshilfe bei der Zielerreichung, z. B. als Fortschrittskontrolle
• Orientierungshilfe im Kanzleialltag
• Ampelfunktion, z. B. Kapazitätsgrenzen erkennen
• Hilfe bei wichtigen Entscheidungen (Strategie, Investitionen etc.)
• Personalentwicklung, z. B. Umsatz eines angestellten Anwalts steigern
• Vergütungsmodelle (variable Vergütungsanteile einführen)
• Ansätze für moderne Arbeitszeitmodelle (Kennzahlen erreichen statt „Stunden absitzen“)
• Faire Vergütung u. a. auf Partnerebene
• Kanzleiwert positiv beeinflussen und richtig erkennen
• Qualitäts- und Fristenmanagement
• Ausgaben für Kanzleimarketing relevant optimieren (Marketingcontrolling)

Nachdem dargestellt wurde, wie Kennzahlen entstehen, wie diese falsch interpretiert werden können und welche Vorteile Kennzahlen für eine Anwaltskanzlei haben, geht es nun um die Frage, wie man die Kennzahlen in der Anwaltskanzlei überhaupt genau ermittelt.

5. Kennzahlen im Kanzleialltag ermitteln

Einige der erwähnten Werte können der Buchhaltung oder der Kanzleisoftware entnommen werden, sofern bereitgestellte Felder im Alltag genutzt werden:

• Umsätze und jeweilige Zuordnungen nach Rechtsgebiet, Rechtsanwalt, Referat etc.
• Erfassung der Bearbeitungsdauer etc. bei jedem Mandat und von jedem beteiligten Mitarbeitenden (Berufsträger und Sekretariat)
• Offene Posten insgesamt und je Rechtsanwalt bzw. Rechtsanwältin
• Aufgliederung der Kosten aus der Buchhaltung. Empfehlung: Sinnvolle weitere Unterteilungen vornehmen, z. B. Fort- und Weiterbildungskosten oder Marketingkosten nach Anwalt bzw. Anwältin oder Rechtsgebiet erfassen

Weitere Möglichkeiten der Erfassung sind:

• Auswertungen oder Abfragen, z. B. mit Hilfe von Mandantenaufnahmebögen
• Strichlisten und einfache Tabellen, z. B. um die Anzahl von Rückrufwünschen zu erfassen (Empfang)
• Reine Zählungen und Auswertungen in laufenden oder abgeschlossenen Akten oder aus Personalunterlagen

Sollten Daten nicht direkt vorliegen, kann und sollte manuell alles erfasst werden und für eine spätere kontinuierliche Erfassung entsprechend vorbereitet werden.

Microsoft Excel eignet sich hervorragend für die Erfassung und die weiteren Auswertungen. Viele Programme bieten den Export ihrer Daten als Excel-Datei oder als sogenannte CSV-Datei. So können Daten noch schneller zusammengeführt und ausgewertet werden.

Vor der Wahl und Ermittlung der Kennzahl sollten immer folgende Fragen beantwortet werden:

• Was will ich durch diese Kennzahl genau erfahren?
• Ist ein Vergleich das Ziel? Intern, extern? Wie gut ist dies mit dem gewählten Weg möglich?
• Wie müsste vorgegangen werden? Welche Werte sind betroffen?
• Passt das Kosten-Nutzen-Verhältnis zwischen Ermittlung und Aussage?

Je nach Situation und Fragestellung sind andere Kennzahlen von Interesse.

6. Wichtige Kennzahlen

Es gibt unendlich viele Kennzahlen. Nachfolgend eine kleine Auswahl von Zahlen, welche aus Beratersicht von jedem Kanzleiinhaber regelmäßig ermittelt werden sollten:

1.

So lassen sich die Mandate verschiedener Rechtsgebiete, Abrechnungsarten und die Leistungen der Berufsträger etc. besser vergleichen.

2.

Nicht selten bleiben manche Akten ohne Rechnung oder offene Rechnungen ohne eine Zahlungserinnerung. Sinnvoll sind Betrachtungen auch je nach Mandantengruppe, Rechtsgebiet, Anwalt.

3.

Eine zum Teil etwas frustrierende und zugleich höchst motivierende Perspektive auf den Stundenlohn.

4.

Ein Beispiel ist auch die Suchmaschinenoptimierung (SEO). Als Kanzleiinhaber gibt es viele Möglichkeiten, um Geld auszugeben. Was sich rechnet und was nicht, lässt sich auf verschiedene Weise ermitteln. Auch bei diesen Quoten können beliebige Aufschlüsselungen für weitere Vergleiche vorgenommen werden, z. B. ein Vergleich mit Ausgaben für Google-Adwords.

5. Bewertungen
Wichtiger und günstiger als alle anderen Marketingausgaben ist eine zufriedene Mandantschaft. Befragungen, Beobachtungen und der Blick auf die Mandantenbewertungen bei Google etc. geben Antworten. Wie viele Sterne haben Sie bei Google Business, Anwalt.de oder auf anderen Plattformen?

6. Kostenquote
Vergleiche der Kostenquoten zwischen Kollegen sollten mit großer Vorsicht erfolgen. Diese Quote zu kennen, bietet sich jedoch an. Dabei sollte immer versucht werden, den Umsatz zu steigern!

7. Abgerechnete Stunden
In Großkanzleien werden die abrechenbaren Stunden als „Billable Hours“ beleuchtet. Blicken Sie stattdessen auf das Verhältnis von abgerechneter Zeit zur Arbeitszeit.

7. Fazit: Kennzahlen als Grundlage für Optimierungen

Es gibt unzählige mögliche Kennzahlen. Starten Sie am besten einmal damit, Ihre Kanzleisoftware genau zu erkunden, um in Zukunft entsprechende Felder zu füllen und so noch leichter Auswertungen vornehmen zu können. Beginnen Sie ggf. mit einer echten oder digitalen Strichliste, um Aspekte Ihrer Mandate zu erfassen. Führen Sie ebenfalls eine Zeiterfassung ein – in jeder Akte! Schlüsseln Sie Kosten so auf, dass Sie später bessere Aussagen treffen können. Und ermitteln Sie Ihren Stundenlohn und bilden Sie verschiedene Durchschnittsumsätze.

Die erfassten Werte bilden eine hervorragende Grundlage für weitere Überlegungen, für die Kalkulation und andere Blickwinkel im Kanzleicontrolling. Sie werden begeistert sein, wie diese Kenntnisse Sie motivieren und Ihnen bei Entscheidungen sowie einer schnelleren Erreichung Ihrer Ziele helfen.

[1] Vgl. BRAK, STAR: das Statistische Berichtssystem für Rechtsanwälte.