Spätestens mit dem Start des beA mussten sich manche Berufsträger erstmals mit den Begriffen „einfache Signatur“ und „qualifizierte elektronische Signatur“ beschäftigen. Jeder Berufsträger sollte die technischen und rechtlichen Unterschiede dieser Signaturen kennen und beherrschen. Mit diesem Leitfaden möchten wir Sie dabei unterstützen, diese Herausforderung zu meistern.
1.Was verbirgt sich hinter den Begriffen?
Signatur bedeutet „Zeichen“ und dient im Rechtsverkehr dazu, den Urheber einer Nachricht oder einer (Willens-)Erklärung kenntlich zu machen.
a) Einfache Signatur
Der Begriff der einfachen (oder auch: digitalen) beA Signatur ist gesetzlich oder technisch nicht definiert.
Wesentliches Element ist, dass der Empfänger bzw. die Empfängerin einer Nachricht oder (Willens-)Erklärung deren Urheber erkennen kann. Eine einfache Signatur kann daher z. B. aus Vor- und Nachnamen oder auch aus einer (eingescannten) Unterschrift bestehen. Es spielt dabei keine Rolle, ob die einfache Signatur handgeschrieben oder gedruckt ist, oder digital vorliegt.
Der in Geschäftsbriefen übliche Abschluss:
Mit freundlichen Grüßen
Musterfrau/Mustermann
ist eine einfache Signatur (wobei die Grußformel kein Bestandteil der Signatur ist).
b) Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Eine QES ist nach Art. 3 Nr. 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 („eIDAS-VO“) eine Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht.
Folgendes ist festzuhalten:
- Eine QES existiert ausschließlich digital.
- Man benötigt einen besonderen Chipkartenleser.
- Man benötigt ein besonderes Stück Software (das qualifizierte Zertifikat), welches man erst nach einer Prüfung seiner Identität erhält und das sich auf einer Chipkarte befindet („Signaturkarte“, z. B. die beA-Karte Signatur, D-Trust GmbH).
- Zusätzlich benötigt man noch eine spezielle Signatursoftware, welche mit dem Chipkartenleser kommuniziert. Die beA-Weboberfläche enthält eine solche Funktion. Eine gesonderte Signatursoftware wird nicht benötigt!
Das Ergebnis des Signaturvorgangs ist eine Datei (die qualifizierte elektronische Signatur), die entweder in das zu signierende Dokument eingebettet oder separat abgespeichert wird. Diese Signatur-Datei besteht aus einer mathematisch einzigartigen Kennung des zu signierenden Dokuments und Informationen über den Aussteller aus dem qualifizierten Zertifikat. Mit dieser Signatur-Datei (in Kombination mit dem zu signierenden Dokument) kann nachgewiesen werden, dass eine bestimmte Person zu einem bestimmten Zeitpunkt sich für ein Dokument mit einem bestimmten Inhalt verantwortlich erklärt.
2. In welcher prozessualen Situation brauchen Sie welche Signatur?
Zentrale Norm für die elektronische Kommunikation via beA ist § 130a Abs. 3 ZPO:
Das elektronische Dokument muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen sein oder von der verantwortenden Person signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden.
a) Verwendung der QES
- Es reicht die QES irgendeiner Rechtsanwältin oder irgendeines Rechtsanwalts. Diese Personen verantworten den Inhalt des Schriftsatzes vollständig!
- Das QES-signierte Dokument kann entweder über das beA oder über einen EGVP-Client an Gerichte versandt werden, vgl. § 4 Abs. 1 ERVV.
- Mit einer QES können auch Vertretungs- oder Urlaubsthematiken gelöst werden.
- Mitarbeiter können nur mit einer QES versehene Schriftsätze an Gerichte versenden.
- Nachteil: Es wird immer eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät benötigt.
b) Verwendung der einfachen Signatur
- Der Berufsträger muss das elektronische Dokument einfach signieren und aus seinem beA selbst versenden.
- Das einfach signierte Dokument muss über das beA an Gerichte versandt werden. Ein Versand über einen EGVP-Client reicht nicht aus!
- Eine beA-Karte und ein Kartenlesegerät werden grundsätzlich nicht benötigt (sofern man das beA-Softwarezertifikat verwendet).
- Nachteile: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können Schriftsätze nicht an Gerichte versenden. Eine Abweichung zwischen einfach signierendem und versendendem Berufsträger führt zur Unwirksamkeit des Schriftsatzes!
3. Sonderfall: Materiell-rechtliche Erklärungen in Schriftsätzen
§130a Abs. 3 ZPO regelt nur das prozessual wirksame Einreichen von Schriftsätzen.
Wenn in einem Schriftsatz zugleich eine Willenserklärung abgegeben werden soll und hierfür Schriftform vorgeschrieben ist, reicht die einfache Signatur nicht aus. In diesem Fall muss der Schriftsatz nach § 126a BGB mit einer QES versehen werden. Nach § 126a BGB kann nämlich die Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden. Hierzu muss der Aussteller der Erklärung das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.
Aber Achtung: Für einige Willenserklärungen oder Verträge kann die Schriftform durch die elektronische Form nicht ersetzt werden, z.B. § 623 S. 2 BGB, § 766 S. 2 BGB.
4. Fazit
Die Beschaffung und die Einrichtung einer QES benötigen zwar etwas Zeit. Die Vorteile dürften jedoch gegenüber den Nachteilen überwiegen:
- Sie stellen die Alleinverantwortlichkeit für den Inhalt eines elektronischen Dokuments mit der QES sicher.
- Sie können eine vorhandene arbeitsteilige Bearbeitung von (elektronischen) Dokumenten in der Kanzlei beibehalten.
- Sie können beim Versand auf einen EGVP-Client ausweichen, falls das beA eine technische Störung hat (was leider immer noch häufig vorkommt).
- Sie können jetzt oder zukünftig materiell-rechtliche Erklärungen in elektronischer Form wirksam abgeben.
Lesen Sie auch: Warum der Export von beA-Nachrichten so wichtig ist und wie er rechtssicher gelingt
Julius Oberste-Dommes, LL.M. (Informationsrecht) ist Rechtsanwalt bei einer auf IT-Recht spezialisierten Kanzlei aus Wuppertal. Sein fachlicher Schwerpunkt ist seit über sechs Jahren das IT-Recht, hier insbesondere IT-Vertragsrecht und Datenschutzrecht.
Lesetipp!
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Die Fachinfo-Broschüre „beA leicht gemacht“ von beA-Expertin Ilona Cosack erleichtert mit zahlreichen Anleitungen und Screenshots die Vorbereitung auf die aktive Nutzungspflicht.
