Führungskraft Kanzlei

Von Nicole Zimmermann

Wenn Sie als Jurist oder Juristin erfolgreich sind, bedienen Sie sich der Dinge, die Sie im Studium gelernt, im Referendariat erweitert und an Erfahrung im Prozess dazu gewonnen haben. Doch wenn Sie als Führungskraft in der Kanzlei erfolgreich sein möchten, stellt sich die Frage: Woran machen Sie diesen Erfolg fest?

Die gute Nachricht ist: Führungskräfte werden gemacht, nicht geboren. Das bedeutet, dass Sie zu jeder Zeit die Chance haben, eine gute Führungskraft zu sein – oder zu werden. Gut sind Sie immer dann, wenn Verantwortlichkeiten deutlich definiert sind. Und hierzu bedarf es lediglich einer klaren Kommunikation und der Fähigkeit zu Vertrauen. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen fünf Impulse mitgeben, die das Thema Kanzleiführung für Sie greifbarer machen und die Sie konkret im Kanzleialltag nutzen können.

Das Thema Führung trifft Sie als Jurist oder Juristin meist unvorbereitet. Spätestens mit dem ersten Personalauswahlprozess gehört Führung für Sie allerdings zu den Themen, die „irgendwie“ dazugehören. Es ist wohl ein Thema, welches Sie – mehr oder weniger vorbereitet – „freiwillig“ ins kalte Wasser springen lässt. Und wenn Sie dann schon mal gesprungen sind, scheuen Sie sich bitte nicht, sich Ihrer Führungsverantwortung bewusst und vor allem gerecht zu werden.

Was gutes Führen, Lenken und Leiten bedeutet, wird nicht selten neu definiert. Denn unsere Gesellschaft verändert sich ständig und stellt uns vor immer neue Herausforderungen. Den Blick für das Wesentliche nicht zu verlieren, gehört hier zu einer der größten Hürden.

Was ist denn in diesem Zusammenhang das Wesentliche?

Geht es beim Führen um die Optimierung der Aufgabenerledigung oder um Sie als Führungskraft? Oder geht es um darum, besser auf die Bedürfnisse des Mandanten einzugehen oder gar um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden? Klug beraten sind Sie sicherlich, wenn Sie eine Kombination dieser Aspekte berücksichtigen.

Das Wichtigste am Führen ist eine Kommunikation, auf die sich der oder die Mitarbeitende verlassen kann. Dies bezieht sich sowohl auf Wahrheit als auch auf Klarheit und zeitliche Struktur. Goethe (West-östlicher Divan) sagte: „Getretener Quark wird breit, nicht stark.“ Das bedeutet auch, dass Dinge, die wiederholt auf dieselbe Art kommuniziert werden, dadurch nicht besser verständlich sind.

Ist es einfach, bei den vielen unterschiedlichen Modellen zur Führung das Beste zu finden? Nein, sicher nicht. Aber es ist möglich! Hier nur eine Auswahl der Führungsmodelle, mit denen Sie sich beschäftigen könnten:

  • New work
  • WHY?
  • Agile Führung
  • LEAD
  • Führen auf Distanz
  • Leadership Management

… und dann noch die Frage nach dem Sinn der eigenen Führung. Da kann man schnell den Überblick verlieren. In jeder Phase der Führung sollten immer der Mensch und Ihr individuelles Kanzleiteam im Mittelpunkt stehen. Dabei geht es nicht darum, Interdisziplinarität auszuschließen oder gar abzulehnen. Beschäftigen Sie sich mit den unterschiedlichen Modellen und Ansätzen. Picken Sie sich die für Sie ganz persönlich stimmigen und nachvollziehbaren Teile heraus, und führen Sie dann – ganz individuell – Ihr Kanzleiteam. Und – bleiben Sie Ihrem Führungsstil treu. Es ist immer gut, dazuzulernen, und sich Neues anzueignen. Und sicher ist dies auch notwendig. Aber Sie werden als Führungskraft nicht besser, wenn Sie sich immer neuer Methoden bedienen und damit Ihre Mitarbeitenden überfordern. Was Menschen mögen, ist Klarheit in der Sache, Kontinuität in der Zusammenarbeit und Verständnis für den Menschen.

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Stellen Sie sich als Führungskraft den Herausforderungen

1. Impuls: Regelmäßige, kurzweilige Gespräche sind Erfolgsgaranten

Mitarbeitende machen Loyalität zur Kanzlei, Arbeitsplatzqualität, Produktivität und Eigenmotivation zuallererst abhängig von der Führungskraft. Dabei braucht es keinen einleitenden Smalltalk um ein konstruktives Gespräch zu führen. Was es braucht, ist Klarheit. Worum geht es? Kann ich mich darauf vorbereiten? Und ganz wichtig – wie lange soll es dauern? Unproduktive und in die Länge gezogene Meetings verschwenden neben Zeit auch Unmengen von Geld. Ihr Geld! Definieren Sie Meeting-Regeln, an die sich alle halten. Achten sie während der Treffen auf eine klare Sprache und einen ruhigen Dialog, in dem alle natürlich wirken können.

Wenn Sie in der Lage sind, so zu sprechen, dass Ihr Gegenüber Sie versteht, werden Sie verstanden. Und das ist zielführend – nicht nur, wenn Sie Inhalte vermitteln oder Veränderungsprozesse einleiten wollen.  Genauso wichtig ist es, Ihr Gegenüber zu verstehen. Versuchen Sie also zwischendurch auch mal HIN-zuhören anstatt nur ZU-zuhören.

Sachlich bleiben, ohne emotionslos zu wirken, signalisiert aufrichtig, dass Sie sich für das Gespräch, das Thema und die beteiligten Menschen wirklich interessieren. Sicher gibt es Themen, welche wenig angenehm sind. Dann sorgen Sie bitte dafür, dass ein solches Gespräch nicht auch noch laut und hektisch wird. Eskalation hilft Ihrem Gesprächspartner so wenig wie Ihnen.

„Wer fragt, der führt!“ – also fragen Sie gerne zwischendurch, wie es Ihrem Gegenüber aktuell geht und geben Sie auch die eigenen Emotionen preis. Ein „Ich bin gerade sehr wütend, und es kostet mich Mühe ruhig zu bleiben…“ als Einleitung hilft mehr, als für den anderen „grundlos“ loszubrüllen. Nehmen Sie immer mal wieder einen Perspektivenwechsel vor und reflektieren Sie, wie Sie sich fühlen müssten, würden Sie sich selbst aktuell gegenübersitzen.

Denken Sie daran: Im Gespräch sitzen Menschen! Jeder Mensch ist unterschiedlich in seiner Art, seinem kognitiven Sein und seiner Emotion. Es ist Ihre Aufgabe als Führungskraft, sich in jedem Gespräch neu auf diese Unterschiede einzustellen und individuell darauf einzugehen.

2. Impuls: Feedback einholen zu können ist eine einmalige Chance

Wann haben Sie das letzte Mal aufrichtig um ein Feedback gebeten? Feedback ist eine Chance – Ihre  Chance, besser zu werden! Leider ist das Einholen eines Feedbacks keine Selbstverständlichkeit. Das sollte Sie nicht daran hindern, jeden Tag besser zu werden. Aber wie hole ich mir ein aufrichtiges Feedback ein und wie gebe ich Feedback, wenn ich darum gebeten werde?

Vorab: Wahrheiten sind selten nett – und nette Worte sind selten wahr. 

Schlecht gegebenes Feedback ist oft der Grund für Missverständnisse, welche sich bei Angestellten schwer korrigieren lassen. Richtig Feedback nehmen und geben kann gelernt werden. Probieren Sie es mit der WWW-Methode.

Was ist mir Wichtig zu wissen? Formuliert werden kann das etwa so: „Liebe Mitarbeiterin, ich bitte Sie um ein aufrichtiges Feedback zu der eben gemeinsam erlebten Situation mit Blick auf das was Sie gesehen, gehört und empfunden haben.“ Finden Sie Ihre eigenen Worte, und fragen Sie nur dann nach einem Feedback, wenn Sie die Wahrheit wirklich vertragen können.

Der Rest ist DANK und Schweigen. Bedanken Sie sich für ein erhaltenes Feedback. Und danach: Schweigen Sie – werten  bewerten oder rechtfertigen Sie nicht. Wenn Sie dazu neigen und Sie es nicht schaffen, sich hier zu disziplinieren, wundern Sie sich nicht, wenn Ihnen niemand mehr ein Feedback geben möchte, oder erhaltenes Feedback ausnahmslos positiv ist.

3. Impuls: Feedback geben will gekonnt sein

Halten Sie sich beim Feedback geben gerne an den nachstehenden Formulierungen fest:

  • Wahrnehmung – „Ich habe gesehen/gehört/beobachtet, dass Sie…“
  • Wirkung – „Auf mich wirkt das, als seien Sie…“
  • Wunsch – „Ich wünsche mir, dass Sie; rate Ihnen; finde das…“

Wenn Sie im Feedback kritisieren müssen, bleiben Sie konstruktiv und sachlich – also kritisieren Sie die Sache und nicht den Menschen. Und: Bieten Sie Lösungsmöglichkeiten an. Binden Sie Ihre Mitarbeitenden in ein Feedback ein und fragen konkret, wie er oder sie das Feedback annehmen kann. Nutzen Sie ein Feedback auch dann, wenn Sie Regeln für sich oder Ihre Kanzlei kommunizieren. Beispielsweise, wenn es um zeitlich begrenzte Ungestörtheit für Sie ganz persönlich geht, weil Sie Vorgänge ruhig und abschließend bearbeiten möchten. Ihre Angestellten sollen Verantwortung für das eigene Handeln übernehmen, und Sie dürfen das erwarten. Dazu gehört auch, dass Ihre Tür zwar immer offen sein darf, aber eben nicht immer gestört werden muss.

4. Impuls: Identifizieren Sie, was Ihre Mitarbeitenden intrinsisch motiviert

Lob und Anerkennung motivieren. Vernachlässigung, Unterforderung und zu viel Routine führen hingegen zu Resignation und Langeweile.  Und gelangweilte Menschen sind selten motiviert. Gut geführte Mitarbeitende dagegen sind intrinsisch motiviert, von sich selbst aus Aufgaben zu übernehmen und die eigene Kompetenz stetig zu erweitern. Damit erweitert sich auch die Gesamtkompetenz Ihrer Kanzlei. Fehlt die Anerkennung, leidet das Engagement. Ein pünktlich bezahltes Gehalt sollte für Sie Standard sein, allerdings hat dies in der Emotionalität nichts mit Anerkennung zu tun. Sprechen Sie Lob aus, und zwar immer dann, wenn es sachlich angemessen ist.

Hinterfragen Sie ganz konkret die Beweggründe der Einzelnen. Also: Was bewegt Ihre Mitarbeitenden, täglich pünktlich und motiviert in Ihrer Kanzlei zu erscheinen? Oft ist es die Sinnhaftigkeit der Tätigkeit oder die Verantwortung, die übernommen wird. Wenn Sie wissen, was die Beweggründe sind, geben Sie individuelle Freiräume und den Raum zur Verwirklichung eigener Ziele. Das können Sie allerdings nur dann, wenn Sie einzelne Beweggründe auch wirklich kennen. Mit diesem Wissen qualifizieren Sie sich als gute Führungskraft, was zu kontinuierlicher Motivation und Eigenverantwortung Ihrer Angestellten führt.

5. Impuls: Schenken Sie auch unerwartet Anerkennung

Belohnung bedeutet Förderung. Finden Sie heraus, wozu Ihre Angestellten fähig sind und unterstützen Sie diese Fähigkeiten, indem Sie Weiterbildungen finanzieren und damit zugleich belohnen und profitieren. Der Erfolg Ihrer Kanzlei darf sichtbar sein – beispielsweise auch mit erfolgreichen und zufriedenen Mitarbeitenden.

Anerkennung ist im Alltäglichen zu finden und gerne auch zu geben. Sie haben eine Mitarbeiterin, die Ihre ganz persönlichen Eigenarten über Jahre mitträgt. Vielleicht ist es der allmorgendliche Kaffee mit wenig Milch und einem Hauch von Zucker, den Sie Ihnen täglich serviert. Wenn diese Kollegin Geburtstag hat, gönnen Sie Ihr einen kleinen Moment der Anerkennung. Buchen Sie das „Geburtstagsgeld“ auf Ihr Konto, oder lassen Sie es sie sogar selbst buchen. Parallel dazu durchbrechen Sie die eigene Routine und besorgen Sie eine Kleinigkeit, von der sie nichts ahnt. Eine wirkliche Überraschung eben. Ich garantiere Ihnen, dieses Geschenk wird deutlich länger in Erinnerung bleiben und motivieren, als Sie sich jetzt vorstellen können.

Sie entscheiden für sich, ob Sie lediglich Anwalt oder Anwältin mit Angestellten, oder Führungskraft im eigenen Team sind. Tragen Sie Verantwortung, seien Sie mutig zur richtigen Zeit und vertrauen Sie – sich und Ihren Mitarbeitenden.

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Nicole-Annegret Zimmermann ist seit 2014 selbständig als Business Coach mit den Schwerpunkten  Kommunikation, psychologische Beratung und Burn Out Therapie tätig. Sie berät mit maßgeschneiderten Angeboten Kanzleien und mittelständische Unternehmen.  Ihren Fokus legt sie auf die sich ständig verändernden Anforderungen und Erwartungen. Hierbei begleitet sie innovativ - ohne den Blick auf das Wesentliche zu verlieren. 

Homepage: www.prosopon.de

Bild: Adobe Stock/©royyimzy

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