Anwaltliche Archive

Von Holger Esseling

Sie sind staubig, verbrauchen immer mehr wertvollen Platz und sind kein schöner Aufenthaltsort – dennoch betreibt jede Anwaltskanzlei mindestens ein physikalisches Archiv, die meisten darüber hinaus ein digitales Ablagesystem. Die Archivierung anwaltlicher Akten ist zunächst einmal im eigenen Interesse sinnvoll. Abgelegte Akten müssen auch im Nachgang auffindbar und dafür systematisch und vor Beschädigungen beschützt aufbewahrt werden.

Das gilt für Papierakten genauso wie für ihre elektronischen Varianten. Darüber hinaus regelt jedoch eine Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen, wie anwaltliche Informationen zu archivieren und zu löschen sind.

Dabei verfolgen die Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO), die Bundesnotarordnung (BNotO), die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die Abgabenordnung (AO) und die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und Dokumentation (GoBD) grundlegend unterschiedliche Ziele, die nicht selten im Konflikt zueinander stehen. In diesem Artikel werden die wichtigsten praktischen Leitlinien für die Archivierung und Löschung anwaltlicher Akten vorgestellt. Sie sind erwachsen aus unserer täglichen Arbeit als IT-Unternehmen und Schulungsanbieter für Berufsträger.

Welche Anforderungen gelten für unterschiedliche Informationen?

Grundsätzlich kann die Anwaltskanzlei individuelle Fristen zur Aufbewahrung von Akten und Informationen bestimmen, solange sie explizite Vorgaben damit nicht unterschreitet. So sind steuerlich relevante Unterlagen wie Rechnungen und zugehöriger Schriftverkehr zehn Jahre lang aufzubewahren, Anwaltsakten mindestens sechs Jahre und Notarakten mindestens sieben Jahre. Viele Rechtsanwaltskammern empfehlen insbesondere aus Haftungsgründen die Archivierung der Handakten für mindestens zehn Jahre – eine praktische Heuristik, um die unterschiedlichen Fristen zu glätten.

Darüber hinaus können weitere abweichende Regelungen kanzleiindividuell getroffen werden, beispielsweise eine Aufbewahrungsdauer im Erbrecht von 30 Jahren. Entscheidend ist es, dass die jeweiligen Verfahrensweisen zur Archivierung und Löschung eindeutig in den Mandatsunterlagen und Datenschutzhinweisen benannt werden. Letzteres ist ein Hinweis darauf, dass die Löschung nicht allein aus physikalischen oder elektronischen Platzgründen, sondern insbesondere aufgrund des „Rechts auf Vergessenwerden“ erfolgt.

Steuerlich relevante Unterlagen sollten grundsätzlich separat gespeichert werden, da an sie besondere Anforderungen gestellt werden. Sie müssen revisionssicher archiviert werden, sodass sichergestellt ist, dass alle Informationen unverändert bzw. mit entsprechender unveränderbarer Versionshistorie vorliegen oder wiederherstellbar sind. Auch müssen Schnittstellen für Steuerprüfungen bereitgestellt werden – das erledigt entweder die Kanzleisoftware oder ein Drittanbieter – im Zweifel jedoch trägt die Kosten bei einer Prüfung der Steuerpflichtige, wenn zusätzlicher Aufwand entsteht.

Heutzutage trifft man in Anwaltskanzleien nur noch sehr selten auf reine Papierakten, jedoch ebenso selten auf vollständige E-Akten. Die Regel ist eine Hybridakte, die analoge und elektronische Informationen enthält. Nach Beendigung des Mandats ist eine Aufbewahrung in Papierform nicht notwendig, wenn die E-Akten vollständig sind. Alleine hierfür lohnt sich die Etablierung der elektronischen als führende Akte – in spätestens zehn Jahren ist damit das physikalische Archiv Vergangenheit und schafft wertvollen nutzbaren Raum.

Bereits bei der Aktenanlage sollte darauf geachtet werden, nicht zum Archivar der Mandantschaft zu werden. Nicht zwingend benötigte Originale sollten kopiert und direkt vom Mandanten wieder mitgenommen werden. Sind bei Mandatsende noch Papierdokumente in der Kanzlei vorhanden, sollten eine Abholung angeboten werden oder die Dokumente an den Mandanten versendet werden. Hierbei ist zu beachten, dass die Herausgabepflicht nach drei Jahren endet – unabhängig von der Aufbewahrungsfrist in der Kanzlei.

Praktische Empfehlungen zur Archivierung und Löschung

Die grob einordnende Einleitung hat hoffentlich eine hilfreiche Übersicht der wesentlichen Aspekte für die Archivierung und Löschung anwaltlicher Akten gegeben. Jeder Punkt ließe sich dabei beliebig weiter vertiefen und diskutieren. Daher versteht sich dieser Artikel auch nicht als abschließende Abhandlung, sondern als Einstiegslektüre in das Thema mit nun folgenden Empfehlungen aus der Praxis für die Praxis.

Vereinfachung der Archivierung durch vollständige elektronische Akten

Wird die E-Akte zur führenden Akte erklärt, enthält sie fortan alle wesentlichen Informationen zum Mandat. Dadurch wird die Kanzlei in die Lage versetzt, jederzeit und gleichzeitig vollständigen Zugriff zu erlangen. Insbesondere bei Rückfragen durch die Mandantschaft, aber auch in der Mandatsbearbeitung kann das zu enormen Produktivitätsfortschritten führen. Wenn dann noch Arbeitsschritte (teil-)automatisiert werden, wird das Potential der elektronischen Aktenführung deutlich. Auch bei der Archivierung und Löschung wird die Arbeit deutlich vereinfacht: Physikalischer Archivplatz wird nicht mehr benötigt und Löschassistenten, wie sie bei den führenden Kanzleisoftware-Anbietern inkludiert sind, helfen bei der fristgerechten und korrekten Vernichtung der Informationen. Im Notariat sind der Digitalisierung dabei noch enge Grenzen gesetzt. 

Transparente Kommunikation zum Mandanten entscheidend

Trotz der vielen Gesetze und Verordnungen sind Anwaltskanzleien relativ frei in der Definition individueller Aufbewahrungsfristen, solange sie die Mindestwerte nicht unterschreiten. Es sollte jedoch klar gegenüber der Mandantschaft kommuniziert werden, wie ihre Informationen verarbeitet, archiviert sowie gelöscht werden.

Revisionssichere Archive notwendig

Insbesondere für steuerliche Unterlagen muss die Archivierung revisionssicher erfolgen. Hieraus lässt sich auch direkt eine Pflicht zum Einsatz von Software zur E-Mail-Archivierung ableiten. Die entscheidende Frage lautet: Wie wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen unverändert vorliegen? Am Vorgang einer Eingangsrechnung per E-Mail zeigt sich beispielhaft, dass die Mail gelöscht werden kann, die angehängte Rechnung bearbeitet und im Rechnungsordner gespeichert werden kann. Das ist eben nicht revisionssicher und kann durch eine Mailarchivierung, die bereits bei Eingang alle Informationen sichert, verhindert werden. Genauso verhält es sich bei elektronischen Dokumenten in der Akte: Werden Sie bearbeitet, muss nachher eine Versionshistorie eingesehen und der Originalzustand wiederhergestellt werden können.

Löschassistenten in Kanzleisoftware

Nach der üblichen Aufbewahrungszeit von zehn Jahren ist es eine große Herausforderung, alle Informationen, die nun zu löschen sind, vollständig korrekt zu identifizieren. Daher sollte bei der Wahl der Kanzleisoftware beachtet werden, dass sie über einen datenschutzkonformen Löschassistenten verfügt. Dieser nimmt den Mitarbeitenden die Arbeit ab, sämtliche Informationen zusammenzutragen und gemäß den Vorgaben zu entsorgen.

Einrichtung spezifischer Benutzerrechte

Im Hinblick auf den Datenschutz und die Datensicherheit sollte die Vergabe von Rollen und Rechten restriktiv gehandhabt werden. Welcher Mitarbeiter kann welche Datensätze sehen, bearbeiten oder löschen? Häufig erleben wir in der Praxis, dass mehr Menschen mit Administratorrechten und Vollzugriff ausgestattet sind als nötig und sinnvoll.

Löschroutinen definieren

Wie bereits erwähnt, lassen sich durchaus kanzleiindividuelle Lösungen und Fristen definieren – sie müssen nur dem Mandanten explizit mitgeteilt und zudem in einer entsprechenden Datenschutzroutine schriftlich definiert werden. Hierzu sollte am besten der Datenschutzbeauftragte hinzugezogen werden.

Regelmäßiger Aufräumtag

Nicht nur für die Kanzleiräumlichkeiten, auch für den Datenbestand hat sich ein regelmäßiger Aufräumtag in der Praxis bewährt. In der bereits erwähnten Löschroutine werden sich auch Daten befinden, die händisch entfernt werden müssen. So sind auch Daten ehemaliger Beschäftigter oder Bewerber in der Kanzlei vorhanden, für deren Verwendung keine Rechtsgrundlage mehr besteht.

Vernichtung von Papierdokumenten

Selbst wenn die Aktenführung digitalisiert wurde, müssen weiterhin Papierdokumente vernichtet werden. Hierfür bestehen in den meisten Kanzleien etablierte Prozesse, meist unter Zuhilfenahme eines externen Dienstleisters. Nimmt nun das Volumen ab, lohnt sich häufig die Umstellung auf eine interne Erledigung. Der zu beschaffende Aktenvernichter sollte dabei der Schutzklasse 2 der DIN 66399 entsprechen, also mindestens Sicherheitsstufe 5. 

Vernichtung von Festplatten und Kopierern

Beim Wechsel von Servern, Computern und Notebooks müssen die alten Festplatten ebenfalls rechtskonform vernichtet werden. Dies erledigt in der Regel der zuständige IT-Dienstleister, wobei von diesem der entsprechende Nachweis erbracht werden muss. Häufig vergessen wird dabei eine weitere Geräteklasse: Auch Drucker und Kopierer verfügen über Festplatten, die berufsrechtlich geschützte Dateien beinhalten.

Umgang mit Originalunterlagen

Grundsätzlich gehören Originalunterlagen dem Mandanten. Sie sollten nur dann überhaupt in der Kanzlei aufbewahrt werden, wenn es für die Mandatsbearbeitung zwingend erforderlich ist. In der Regel reicht eine Kopie und das Original wird dem Mandanten gleich zu Beginn wieder mitgegeben. Spätestens bei Beendigung des Mandats sollte dies nachgeholt werden durch Versand oder Angebot der Abholung in der Kanzlei.

Laufende Bereinigung von Adressdubletten

Die vollständige Übersicht zu löschender Adressen wird häufig dadurch erschwert, dass mehrere Versionen der gleichen Ansprechpartner existieren, sogenannte Adressdubletten. Hier helfen spezielle Anwendungen zum Aufspüren und Bereinigen von Dubletten, um jederzeit über einen sauberen und übersichtlichen Datenbestand zu verfügen und Löschfristen zuverlässig einzuhalten.

Fazit: Software und Dienstleister bieten Unterstützung

Die Beschäftigung mit der Archivierung und Löschung anwaltlicher Akten ist zwar mühsam und zeitraubend, jedoch gleichermaßen sinnvoll und verpflichtend. Der Einsatz am Markt etablierter Softwaresysteme vereinfacht die Erfüllung der unterschiedlichen Anforderungen, da insbesondere die „großen“ Anbieter hier Assistenten für die fristgerechte Archivierung und Löschung entwickelt haben. Bei der Gestaltung der kanzleiinternen Regelungen und der Kommunikation zum Kunden ist die Unterstützung durch einen Datenschutzbeauftragten und den IT-Dienstleister sinnvoll.

Weitere Beiträge

Dipl.-Kfm. Holger Esseling ist Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH, einem IT-Dienstleister mit über 30 Jahren Erfahrung in seiner einzigen Zielgruppe: Anwaltskanzleien. Als Berater für Kanzlei-Strategie, Digitalisierung und IT-Sicherheit kennt er sich nicht nur bestens im relevanten Berufs- und Strafrecht aus, vor allem verfügt er über einen reichen Erfahrungsschatz an IT-Pannen und Best-Practices.

Bild: Adobe Stock/©mast3r

 

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