Von Ilona Cosack
Das beA ist für die Anwaltschaft der Schlüssel zur Teilnahme am Elektronischen Rechtsverkehr (ERV). Immer wieder mal hakt und klemmt dieser Schlüssel und so mancher wünscht sich statt des manuellen Schlüssels einen elektronischen Fingerprint in der beA-Webanwendung. Mit der beA Version 3.28 hat die BRAK im September 2024 einen weiteren Schritt vollzogen und den Schlüssel geschmeidig gefettet, wenngleich die beA Karte immer noch benötigt wird.
1. Der Motor: Neue beA Client Security
Auch bei dem Update auf die beA Version 3.28 ist eine Aktualisierung der beA Client Security erforderlich, ohne diese Aktualisierung kommen Anwenderinnen und Anwender nicht mehr ins beA. Die aktuelle Version lautet: 3.28.0.1. Administratorrechte sind bei dieser Aktualisierung nicht erforderlich.
2. Neue Optik der Nachrichtenübersicht
In der bisherigen Ansicht gab es die Reiter „Nachricht“ (blau) und „Einstellungen (grau). Nunmehr fehlen diese Reiter und es wird auf den ersten Blick nur der Bereich der Nachrichtenübersicht angezeigt. Will man auf die Einstellungen zugreifen, sind diese jetzt oben rechts vor den „Hilfe“ und „Support“ Buttons zu finden. Möchte man von den Einstellungen wieder zurück auf die Nachrichtenübersicht, so ist der Nachrichtenbutton dann ebenfalls oben rechts zu finden.
3. Neue Filterfunktion in der Spaltenauswahl
Eine entscheidende Änderung findet sich bei der Spaltenauswahl: Dort findet sich jetzt eine Einstellmöglichkeit „Eingang Intermediär“. Insbesondere im Ordner „Gesendet“ bekommt man damit in der Nachrichtenübersicht direkt angezeigt, wann eine Nachricht beim Empfänger oder der Empfängerin eingegangen ist:
Wäre in diesem Beispiel der Fristablauf am 19.9.2024, so wäre dieser Eingang verspätet.
4. Neue Nachricht erstellen
Hier gab es wesentliche Änderungen:
Beim Empfänger kann man, neben den bekannten Suchen im Adressbuch oder Gesamtverzeichnis, auch nach Namen in der Eingabezeile suchen:
Sofern bekannt (z. B. aus dem Rechtsanwaltsregister) kann auch direkt die SAFE-ID eingegeben werden.
Neu ist der Informationshinweis beim externen Strukturdatensatz:
Es wird darauf hingewiesen, dass nur dann ein externer Strukturdatensatz benötigt wird, wenn man beim Zentralen Schutzschriftenregister einen Antrag einreicht. Für die Korrespondenz mit der Justiz liefert beA den benötigten Strukturdatensatz (xjustiz_nachricht.xml) automatisch mit. Für die Korrespondenz mit Kolleginnen und Kollegen ist das Feld Justizbehörde mit der Auswahl „Unbekannt“ zu füllen. Anders als bisher ist das Feld Justizbehörde nicht mehr als Pflichtfeld (*) deklariert.
5. Mehrere Empfänger
Mehrere Empfänger werden nunmehr nebeneinander in Extra-Reitern angezeigt und können so einfacher wieder entfernt werden. Achten Sie dennoch darauf, im Dokument auf die Übersendung an weitere Empfänger (z. B. Kollegen) hinzuweisen, da das beA aus technischen Gründen für jeden Empfänger eine Nachricht generiert. Die Sendungspriorität sollte (sofern erforderlich) ebenfalls im Schriftsatz erwähnt werden, solange die Gerichte Nachrichten noch nicht digital weiterverarbeiten und ausdrucken.
6. Neugestaltung bei den Anhängen
Bei den Anhängen ist es beim Hochladen nicht mehr möglich, die bisherige Auswahl von „Anlage“ und „Schriftsatz“ vorzunehmen. Vielmehr lädt das System das Dokument immer als „Anlage“ hoch. Danach besteht die Möglichkeit, die Datei zu markieren und dann verschiedene Ergänzungen und Änderungen vorzunehmen:
So kann man beim „Anhangstyp“ von „Anlage“ auf „Schriftsatz“ wechseln und bei „Bezeichnung“, sinnvoll bei der Anforderung eines elektronischen Empfangsbekenntnisses (eEB) z. B. bei Zustellung von Anwalt zu Anwalt, einen Hinweis auf den zuzustellenden Titel, das AZ, etc., geben.
Wird der Anhang signiert, zeigt das beA sofort an, dass die Signaturprüfung erfolgreich war:
Achtung: Anlagen können, müssen jedoch nicht, mit qeS signiert werden. Sofern ein Mitarbeitender versenden soll, muss zwingend der Anhang mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) versehen werden. Ist der Mitarbeitende jedoch mit seiner beA-Mitarbeiterkarte oder einem Softwarezertifikat eingeloggt, erlaubt das System das Senden, obwohl die qeS fehlt!
Hier ist m. E. dringend eine Nachbesserung notwendig.
Deklariert man den Anhang als „Schriftsatz“, bleibt der Sendebutton (bei Mitarbeiteranmeldung) so lange ausgegraut, bis der Schriftsatz vom Anwalt mit qeS signiert wurde. Erst danach ist ein Senden möglich. Diese Änderung ist zwingend vorzunehmen, will man Fehler vermeiden.
7. Neu: Speicherdatum wird bei „Als Entwurf speichern“ angezeigt
Es ist immer sinnvoll, vor dem Versenden die Nachricht als Entwurf zu speichern. Das beA lädt dann bereits alle Anhänge auf den Server der BRAK, so dass das eigentliche Senden schneller vonstattengeht. Neu ist, dass nunmehr angezeigt wird, wann zuletzt eine Speicherung erfolgt ist.
8. Neue Optik für eEB
Beim Empfang von eEB wurde die Oberfläche komplett verändert:
Oben rechts wird angezeigt, wann die Nachricht auf dem Intermediär und auf dem Postfach eingegangen ist. Es erfolgt ein Hinweis auf die Anforderung eines eEB. Mit Klick auf den grünen Button kann das eEB abgegeben, mit Klick auf den roten Button abgelehnt werden. Darunter erfolgt der Hinweis, dass die Signatur(en) gültig ist/sind.
Bei der Abgabe des eEB wird bei Auswahl des Zustellungsdatums zunächst das Tagesdatum vorgeschlagen. Dieses muss mit dem neuen Button „Bestätigen“ aktiviert werden. Wählt man ein Datum in der Zukunft aus, erfolgt zwar ein Hinweis „Das ausgewählte Datum liegt in der Zukunft“, das System hindert den Nutzenden jedoch nicht daran, das eEB zu versenden. Hier ist m. E. ebenfalls Handlungsbedarf, um Organisationsverschulden zu vermeiden.
9. Etiketten schneller vergeben
Nach wie vor sollten wegen der Löschvorschriften des § 27 RAVPV die Dateien exportiert werden. Wer dafür mit Etiketten arbeitet, findet jetzt eine neue Optik der bunten Farbmarkierungen vor und kann diese mit einem Klick direkt vergeben:
Fazit:
Auch wenn der elektronische Fingerprint noch in weiter Ferne liegt, bietet die Neugestaltung des beA einige Verbesserungen. Es wäre gut, wenn beim Hochladen anstelle einer Anlage (die nicht immer zwingend mit einem Schriftsatz gesendet wird) der Dokumenttyp automatisch als Schriftsatz deklariert wird, damit ein versehentliches Senden ohne qeS verhindert wird. Auch die Abgabe von eEB mit einem Zukunftsdatum sollte vom System unterbunden werden. So werden vermeidbare Fehler verhindert.
Ilona Cosack, Inhaberin der ABC AnwaltsBeratung Cosack Fachberatung für Rechtsanwälte und Notare, ist eine der versiertesten beA-Expertinnen und berät und begleitet Anwaltskanzleien seit 1998 ganzheitlich als Expertin mit dem Schwerpunkt Anwältin und Anwalt als Unternehmer. Mit dem Portal bea-abc.de/ begleitet sie die Einführung des ERV und des beA bereits seit Juli 2015. Sie ist Autorin der Sonderausgaben „Das beA in der Praxis – Fit für den ERV“ und „beA: So schaffen Sie den Einstieg“ im IWW Institut sowie Mitautorin der E-Broschüren zum ERV im Deutschen AnwaltVerlag.
