Wertschöpfung Kanzlei

Um mit der Kanzlei wirtschaftliche Erfolge zu erzielen, ist die Wertschöpfung ein wichtiger Baustein. Dazu zählen die Prozessplanung und das Zeitmanagement.

Teil I: Betriebswirtschaftliche Stolpersteine in der Anwaltskanzlei: Was muss die Anwältin bzw. der Anwalt regelmäßig auf dem Schirm haben?

Teil III: Wirtschaftsplan – Jahresplanung und Controlling

Prozessplanung:

Die wichtigste Einflussnahme auf die Ergebnisse liegt in der Gestaltung der Wertschöpfungsprozesse, die eindeutig nach Unterstützungsaufgaben (= Mitarbeiter/in) und juristischer Kreativtätigkeiten (= Anwalt/Anwältin) unterschieden und ausgeführt werden müssen.

Die Auftragsbearbeitung muss fertige Geschäftsprozesse zur Verfügung stellen, die unterschiedliche Aufgaben von AnwältInnen und MitarbeiterInnen abhängig voneinander vorgeben und – ohne bewussten Eingriff in die Abläufe – eine erfolgreiche Mandatsbearbeitung sicherstellen.

Dabei müssen signifikante Optimierungen der Abläufe und, daraus folgend, des wirtschaftlichen Ergebnisses verwirklicht werden.

Die wichtigsten Kennzahlen in diesem Segment sind:

  • Anzahl/Liste der exakten Abwicklung geplanter Mandatsbearbeitung
  • Anzahl/Liste abweichender Abwicklung
  • Anzahl/Liste der Mandate ohne Prozessplanung

Der Nutzen für die Anwender liegt in:

  • der Ausstattung von SpezialistInnen mit Werkzeugen für eine Best-Practice-Anwendung
  • der Stärkung von AllgemeinanwältInnen in fachlicher und organisatorischer Anwendung
  • der Optimierung des Einsatzes von MitarbeiterInnen und deren Weiterentwicklung

Zeitmanagement:

Die zuvor beschriebene sichere und fehlerfreie Vorgabe aller für den jeweiligen Beteiligten anstehenden Aufgaben muss ergänzt werden um die Vorgabe der dafür vorhandenen Zeit als Grundlage zur Koordination von Arbeit und Zeit. Damit ist eine Erledigungsplanung möglich, die innerhalb eines selbst bestimmten Zeitraums (Tag oder Woche) eine vollständige und qualitativ gute Bewältigung aller Aufgaben verwirklicht.

Die wichtigsten Kennzahlen in diesem Segment sind:

  • Zeit des RA für produktive Auftragsbearbeitung
  • Zeit des RA für Managementaufgaben
  • Zeit des RA für Unterstützungsarbeiten

Der Nutzen für die Anwenderinnen und Anwendern liegt in:

  • der vertrauenswürdigen Bereitstellung aller Tagesaufgaben mit Tagesplanung (Konzentration auf das Wesentliche)
  • der individuellen Zuordnung von Aufgaben und unkomplizierter Übertragung
  • den konkreten Erledigungsvorschlägen mit Sofortanwendungen

Kennzahlen bilden Ergebnisse ab

Die vorstehend beschriebenen Auswertungsergebnisse bedürfen einer regelmäßigen Auswertung. Hierzu sollten die Kennzahlen leicht verständlich dargestellt werden.

Wie werden Anwältinnen und Anwälte motiviert, Verbesserungen umzusetzen?

Die Anwendung der vorstehend beschriebenen Auswertungen kann nicht durch eine verpflichtende Anordnung erfolgreich implementiert werden. Widerstände sind in der Regel in einer fehlenden Bereitschaft zur Veränderung und in einer nicht gewünschten Transparenz der individuellen elementaren Leistungsparameter innerhalb der Kanzlei zu finden.

Die Widerstände können nur überwunden werden, wenn Einvernehmen darüber hergestellt wird,

  • dass alle Beteiligten offen mit den Erkenntnissen und Ergebnissen umgehen und sich jeder/jede in der Kanzlei einordnen und erkennen kann, welchen wichtigen persönlichen Beitrag er bzw. sie zum Gesamterfolg der Kanzlei leistet.
  • dass die Anwendung betriebswirtschaftlicher Grundlagen notwendig ist für eine persönlich befriedigende Tätigkeit und einen außerordentlichen Alle PartnerInnen und AnwältInnen müssen erkennen, dass sie besser sind als Mitbewerber, weil sie sich mit dieser Herausforderung konstruktiv auseinandersetzen und sie bewältigen.

Zudem erhalten die Beteiligten:

  • praktisch anwendbare Werkzeuge
  • einen nachvollziehbaren Leitfaden, um Verbesserungen zu realisieren
  • belastbare Grundlagen für ein Anreiz- und Leistungssystem
  • Spaß an der persönlichen Verbesserung und Entwicklung
  • positives Wetteifern untereinander
Foto: Adobe.Stock/©memyjo

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