Fünf Impulse für eine gelungene Gestaltung der Kanzleiausbildung

Zum 1. August hat das neue Ausbildungsjahr begonnen. Die ersten Wochen der Ausbildung sind vorüber und die aufregende Zeit des Neuanfangs weicht allmählich einer gewissen Routine. Damit die Ausbildungszeit sowohl für ausbildende Kanzleien als auch für die Auszubildenden selbst zum Erfolg wird, soll im folgenden Beitrag auf fünf Bereiche genauer eingegangen werden – diese dienen als Anregung für eine gute Gestaltung der Ausbildung.

1. Wofür eigentlich? Ziel und Zweck von Ausbildung definieren

Erfreulich ist es, wenn sich Kanzleien entschließen, zum ersten Mal Ausbildungsverhältnisse und damit das Abenteuer Ausbildung einzugehen. Die Motivation und Gründe für diesen Schritt werden möglicherweise andere sein als in Kanzleien, die bereits seit Jahren oder gar Jahrzehnten ausbilden. Wichtig ist vor allem zu fragen, welches Ziel die Kanzlei mit der Ausbildung verfolgt. Nicht in jedem Falle hat vorrangig die Sicherung des eigenen beruflichen Nachwuchses die oberste Priorität. Die Gründe, Auszubildende zu beschäftigen, sind sehr unterschiedlich und sollten regelmäßig hinterfragt werden. Vor allem vor dem Hintergrund, dass die Zahl der Interessenten und Bewerberbungen für eine Kanzleiausbildung z. T. rapide eingebrochen ist und möglicherweise Ausbildungsplätze nicht in der gewünschten Anzahl und Bewerberqualität (oder schlimmstenfalls auch gar nicht) in jedem Jahr kontinuierlich besetzt werden können. So müssen Kanzleien diesem Umstand Rechnung tragen und können sich nicht jährlich darauf verlassen, dass offene Ausbildungsplätze besetzt werden.

Fakt ist, dass Kanzleien nicht erst seit gestern vom Fachkräftemangel betroffen sind. Die Zahl der abgeschlossenen Ausbildungsverträge ist auf einem traurigen Tiefstand angelangt. Die Schere zwischen der Anzahl potenzieller Mitarbeitender und offener Stellen bzw. dem Personalbedarf von Kanzleien öffnet sich nach wie vor leider immer weiter. Die Lage wird sich in den nächsten Jahren noch weiter verschlechtern, wenn die sog. „Boomer“-Jahrgänge in den Altersruhestand gehen und ihr Wissen und ihre Erfahrungen mit sich nehmen. Um diese Lücke zu schließen, versuchen viele Kanzleien (vermehrt) Auszubildende einzustellen. Die Reaktion ist absolut richtig und notwendig, wenn Kanzleien auch perspektivisch ihrer Mandantschaft eine hohe Bearbeitungs- und Servicequalität bieten und damit den eigenen wirtschaftlichen Erfolg sichern wollen.

Ist also Ziel und Zweck einer Kanzleiausbildung, hoch qualifizierte künftige Mitarbeitende zu gewinnen, ist die tatsächliche Ausbildung an diesem Ziel auszurichten. Das hat weitreichende Konsequenzen: Zum Beispiel unter dem Gesichtspunkt, dass Kanzleien die tatsächliche praktische Ausbildungszeit genau betrachten und Auszubildende konsequent nur mit Ausbildungstätigkeiten betrauen, die dem Erwerb von Fach- und Sozialkompetenzen dienen. Ohnehin gehören ausbildungsfremde Tätigkeiten – nach wie vor – nicht in die Ausbildung.

Jedoch kann auch ein langjährig erprobter Tages- bzw. Wochenplan für Auszubildende nicht mehr ausreichen, um in drei Jahren Ausbildungszeit sämtliche prüfungsrelevanten Inhalte zu vermitteln und zu festigen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn über die Ausbildungszeit von drei Jahren hinweg zu viele administrative bzw. organisatorische Aufgaben ausschließlich von Auszubildenden vorzunehmen sind und auf diese Weise die Fachausbildung erschwert wird. Dazu gehören u. a. Botenwege, ausschließliche Tätigkeiten am Empfang/Telefon, in der Postbearbeitung, Scannen, Aktenablage, physische Akten suchen/weghängen etc. Natürlich gehören auch diese Aufgaben zu einer fundierten Ausbildung! Nur sollte der zeitliche Umfang dieser Art von Tätigkeiten kritisch betrachtet und ggf. angepasst werden.

Wo es möglich ist, sollten diese Aufgaben erkannt und entweder auf mehrere Kanzleimitglieder verteilt, im Laufe der Ausbildungszeit lediglich nur noch z. B. von nachfolgenden Jahrgängen übernommen werden oder gänzlich auf andere Mitarbeitende (Aushilfen, z. B. studentische Hilfskräfte, oder sogar branchenfremde Personen, wie Kaufleute für Büromanagement) übertragen werden.

2. Was wird vermittelt? Inhalte der Ausbildung kennen

Selbstredend ist eine fachlich fundierte Ausbildung nur dann möglich, wenn bekannt ist, welche prüfungsrelevanten Inhalte vermittelt werden müssen. Die Inhalte, die von der Kanzlei an die Auszubildenden weiterzugeben sind, ergeben sich aus der Anlage der seit dem Jahr 2015 geltenden ReNoPatAusbV.

Die Anlage gliedert die Inhalte in die Abschnitte A bis F.

Die Abschnitte A und F (entsprechen den Prüfungsbereichen „Geschäfts- und Leistungsprozesse“ sowie „Wirtschaft und Sozialkunde“) sind allen Berufen unserer Berufsfamilie beizubringen. Die Abschnitte B bis E hingegen definieren die Ausbildungsinhalte der einzelnen Berufszweige, also für Rechtsanwaltsfachangestellte, Notarfachangestellte, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte sowie Patentanwaltsfachangestellte. Je nachdem, welchen Beruf die Kanzlei ausbildet, sind die Inhalte dieser Abschnitte heranzuziehen und zu berücksichtigen.

Dem gesamten Ausbildungsrahmenplan liegt die sog. handlungsorientierte Wissensvermittlung zugrunde. Auszubildende sollen vor allem lernen, selbstständig zu arbeiten, Theorie und Praxis laufend zu verknüpfen und Zusammenhänge der Mandatsarbeit zu verstehen und fallbezogen anzuwenden – nicht, isolierte Tätigkeiten nach Anordnung zu vollziehen. Dabei ist es wichtig, von ausgebildeten Kolleginnen und Kollegen sicher und motivierend begleitet zu werden, vor allem aber sollten die Auszubildenden auch viel (kontrolliert) selbst machen dürfen.

Neben dem Ausbildungsrahmenplan für Kanzleien bildet der Rahmenlehrplan die Inhalte ab, die vom dualen Partner der Kanzleien, nämlich von den Berufsschulen, vermittelt wird ( Entsprechungsliste_B (kmk.org)) Der Rahmenlehrplan ist gegliedert in Lernfelder und Inhalte, die die Auszubildenden im Laufe der drei Jahre Ausbildungszeit in der Berufsschule bearbeiten müssen. Auch hier steht die handlungsorientierte Wissensvermittlung im Vordergrund. Statt Frontalunterricht durch Lehrpersonen werden Berufsschüler und -schülerinnen beim Bearbeiten von Lernsituationen begleitet und „lernen zu lernen“.

Sind die Inhalte der schulischen sowie der Kanzleiausbildung bekannt, können diese gut korrespondieren und Kanzleien können ihre eigene betriebliche Ausbildung entsprechend gestalten.

MKG Magazin: Die Dokumentation der strafgerichtlichen Hauptverhandlung

Lesen Sie in dieser MkG-Ausgabe über den Regierungsentwurf vom Mai 2023 zur audiovisuellen Dokumentation von Strafverhandlungen und die neuen berufsrechtlichen Maßnahmen ab dem 1.10.2023 gemäß § 31 BORA. Detlef Burhoff und Tim Günther geben einen Überblick über die Themen.

Hier gratis downloaden

3. Wie gestalten? Kanzleieigenen Ausbildungsplan erstellen

Zur Gestaltung der Ausbildung gehört die Erstellung eines kanzleieigenen Ausbildungsplans. Gemäß § 5 Abs. 2 der ReNoPatAusbV ist jede Kanzlei hierzu verpflichtet. Ein Ausbildungsplan beschreibt auf der Grundlage des Ausbildungsrahmenplans den tatsächlichen Ausbildungsablauf im Kanzleialltag und enthält demgemäß Angaben zur zeitlichen und inhaltlichen Gliederung der Ausbildung. Er orientiert sich dabei zum einen an den vorgeschriebenen Inhalten. Es steht der Kanzlei allerdings frei, z. B. die Abfolge der Inhalte zeitlich zu verändern oder eigene Schwerpunkte zu setzen. Grundlegende Beispiele, wie ein Ausbildungsplan gestaltet werden kann, werden von den Rechtsanwaltskammern in Celle und Bremen auf ihren Homepages frei verfügbar angeboten:

Wichtig ist, dass ein individueller Plan u. a. auch eine Durchlässigkeit für besonders gute, aber auch förderbedürftige Auszubildende berücksichtigt. Zudem sollte dieser auch regelmäßig geprüft und angepasst werden, wenn sich z. B. Rahmenbedingungen verändern.

4. Wer ist für was verantwortlich? Ausbildung als Teamprojekt

Neben der Gestaltung eines kanzleieigenen Ausbildungsplans ist es wichtig, die Personen zu benennen, die die Vermittlung der Ausbildungsinhalte übernehmen. Neben fachlichen Ausbildern und Ausbilderinnen wird es– je nach Kanzleigröße – auch weitere Ansprechpersonen geben, die sich um nichtfachliche Themen kümmern, etwa Urlaubsplanung oder menschliche Sorgen und Nöte, die auftreten können – ein sog. Ausbildungspate.

Im Kern ist die Kanzleiausbildung ein Teamprojekt aller Personen, die in einer Kanzlei tätig sind. Denn entweder sind diese ganz direkt involviert z. B. für die Vermittlung von fachlichen Inhalten, oder es gibt Mitarbeitende, die dies nicht möchten oder können, aber z. B. insgesamt unterstützen, indem sie Tätigkeiten von Kolleginnen und Kollegen übernehmen, damit diese wiederum Ressourcen für die Ausbildung erhalten.

Wichtig ist: Ohne jegliche Art gegenseitiger Unterstützung und die klare Positionierung der Kanzleiführung pro Ausbildung, wird eine gute, umfassende und qualitativ hohe Ausbildung schwer gelingen. Ausbildung ist kein „Selbstläufer“! Sie erfordert enormen zeitlichen und personellen Aufwand, der absolut wichtig ist – sowohl für die Kanzlei und für die Auszubildende als künftige Fachkraft. Daher ist es essenziell, dass jedes Kanzleimitglied die Ausbildung in seiner oder ihrer individuellen Art und Weise unterstützt.

Zur Unterstützung gehört auch, dass eine Abstimmung unter Kolleginnen und Kollegen stattfindet, wer z. B. den Auszubildenden Aufgaben übertragen darf und welche Art von Aufgaben dies sind. Es kommt vor, dass Auszubildende von unterschiedlichen Kanzleimitarbeitern und -mitarbeiterinnen Aufgaben übertragen bekommen und nicht klar geregelt ist, was mit welcher Priorisierung zu erledigen ist. Oft ist die Folge, dass Auszubildende überfordert werden, Fehler machen, unsicher werden und am Ende sogar entmutigt und unmotiviert sind. Stimmen sich die Mitarbeitenden, Berufsträgerinnen und Berufsträger jedoch ab, welche Aufgaben tagesaktuell (oder in einer Arbeitswoche) vorliegen, was tatsächlich machbar ist und was evtl. an einem anderen Tag oder von anderen Personen (oder den Mitarbeitenden selbst) erledigt werden kann, sorgt dies für Transparenz, beugt allgemeiner Überlastung vor und schafft gute Strukturen – von denen am Ende alle Kanzleimitglieder profitieren.

Verantwortung für ein gutes Gelingen der Ausbildung haben aber nicht nur fachliche Ausbilder oder andere Mitarbeitende. Auch Auszubildende selbst tragen ihren Anteil an Verantwortung für ein gutes Gelingen ihrer Ausbildungszeit. Es ist unterstützend hilfreich, wenn ihnen bei der Bewältigung von unterschiedlichen Aufgaben dabei früh Vertrauen geschenkt wird, damit sie lernen, selbstständig zu denken und zu arbeiten.

5. Wie unterstützend begleiten? Klare Kommunikation und Feedback

Wichtig ist eine klare Kommunikation innerhalb der Ausbildung. Nicht nur, wie vorstehend bereits beschrieben, unter den Mitarbeitenden, Berufsträgern und Berufsträgerinnen und Ausbildern, sondern mit Blick auf die Auszubildenden selbst. Sie nehmen oft aufgrund ihrer Position als junge, unerfahrene Kanzleimitglieder eine passive Rolle ein, nehmen Kritik allzu oft persönlich und tragen sie mit sich herum, statt konstruktiv Feedback zu geben. Dies wiederum führt häufig zu kritischen Situationen bis hin zum Abbruch der Ausbildung. Offene Kommunikation, Feedback zu geben und anzunehmen ist ein Lernprozess, Teil der Ausbildung und gerade zu Beginn sehr schwer.

Kanzleien können hier gute Grundlagen schaffen, indem sie von Beginn an eine transparente und wertschätzende Kommunikation etablieren. Dies gelingt z. B. mit regelmäßigen Feedbackgesprächen. Diese Gespräche bieten sich nicht nur zum Ende der Probezeit und nach jedem Ausbildungsjahr an, sondern zu Beginn engmaschig (um gerade den Einstieg in die Ausbildung gut zu begleiten) sowie dann quartalsweise. Hinweis: Auch bei den übrigen Kanzleimitgliedern sind Feedbackgespräche, dann aber z. B. jährlich, sehr gute Mittel zur Mitarbeiterbindung und -motivation und unbedingt anzuraten.

Die Gespräche sollten nicht ad hoc stattfinden und vor allem auch (vor-)strukturiert sein. Sie dauern in der Regel nicht länger als 15 bis 30 Minuten und sind daher gut in den Kanzleialltag zu integrieren. Je nach Stand der Ausbildung kann sich der Inhalt um das Einfinden in die Kanzleiumgebung, um aktuelle Schwierigkeiten in einer Ausbildungsstation oder in der Schule drehen. Inhalt ist aber vor allem auch ein positives Spiegeln der Leistung und die Integration in das Kanzleiteam! Die Gespräche dienen somit der Förderung und Weiterentwicklung der Auszubildenden im persönlichen Bereich.

Gerade zum Ende der Ausbildungszeit kann es wichtig sein, z. B. den Wunsch einer Übernahme in ein Arbeitsverhältnis zu erörtern, fachliche Schwerpunkte herauszufinden oder Fortbildungen zu besprechen.

Zu einer klaren Kommunikation gehört auch die Erläuterung der gegenseitigen Erwartungen an die Ausbildungszeit. Nichts wäre ärgerlicher, als wenn eine Kanzlei fest mit der Übernahme der Auszubildenden rechnet (eben zur Sicherung des eigenen Nachwuchses) und sich dann herausstellt, dass dies nicht der Wunsch der Auszubildenden ist, weil von diesen andere berufliche Schritte (z. B. ein anschließendes Studium) angedacht sind.

Rechtzeitige und klare Ansprache sind zu jedem Zeitpunkt der Ausbildung enorm wichtig.

Fazit: Auszubilden erfordert Tatendrang – der sich langfristig auszahlt

Eine hoch qualifizierte Ausbildungszeit zu leisten ist ein Kanzleiprojekt, das viel Durchhaltevermögen, hohe Motivation und Tatendrang aller Kanzleimitglieder erfordert. Sie ist jedoch vor allem dann sehr gut umsetzbar, wenn das Team an einem Strang zieht. Denn dann sind die Erfolge schnell sichtbar, z. B. durch fachlich gute, motivierte Auszubildende (und Mitarbeitende), die sich gerne einbringen und der Kanzlei lange erhalten bleiben. Hat die Kanzlei eine solide Ausbildungsbasis und -rahmenbedingungen geschaffen, die u. a. die im Beitrag genannten Impulse berücksichtigen, wird sich dies schnell bemerkbar machen und der Kanzlei mittel- und langfristig personellen Erfolg bringen.