Corona Kanzleiorganisation

In den aktuellen Zeiten haben Rechtsanwaltskanzleien sich nicht nur um das Wohl ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu kümmern, sie müssen zudem sicherstellen, dass berufsrechtliche Pflichten erfüllt werden. Dazu gehört Erreichbarkeit, aber auch die Entgegennahme von Zustellungen und die Bearbeitung der (auch elektronischen) Post. Nachfolgend zeigen wir ein paar Problemfelder mit konkreten Lösungstipps auf. 

Kanzleiorganisation zur Wahrung von Fristen

Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte müssen allgemeine Vorkehrungen dafür treffen, dass das zur Wahrung von Fristen Erforderliche auch dann unternommen wird, wenn sie unvorhergesehen ausfallen. Dabei hat die/der Einzelanwalt/in für den Fall einer Verhinderung im Rahmen der obliegenden allgemeinen Vorkehrungen selbst für eine anwaltliche Vertretung Vorsorge zu treffen. So hat es der BGH in (Beschl. v. 31.7.2019 – XII ZB 36/19) erst kürzlich wieder bestätigt. Die Kanzleiorganisation muss daher so umgestellt werden, dass die eingehende Post gesichtet und verfügt werden kann und vor allem die anstehenden oder auch neu einkommenden Fristen ordnungsgemäß und vor allem fristgerecht erledigt werden. 

Der Rechtsanwalt bzw. die Rechtsanwältin muss dabei allgemeine Vorkehrungen dafür treffen, dass das zur Wahrung von Fristen Erforderliche auch dann unternommen wird, wenn er unvorhergesehen ausfällt. Dabei hat die/der Einzelanwalt/in für den Fall einer Verhinderung im Rahmen der obliegenden allgemeinen Vorkehrungen selbst für eine anwaltliche Vertretung Vorsorge zu treffen (BGH NJW-RR 2018, 1210 Rn. 8). Denn die Erstellung fristwahrender Rechtsmittel oder -begründungen gehört nicht zu den einfachen Büroaufgaben, die man dem Personal übertragen darf.

Praxistipp:

Um einen möglichst reibungslosen Ablauf bei der Fristenerledigung zu gewährleisten, können diese entweder direkt über das beA-Postfach (auch aus dem Homeoffice) versendet werden oder auch abends von einer Kollegin/einem Kollegen, die/der während des Tagesgeschäft zu Hause „untertaucht“. Für eine wirksame Telefaxübertragung genügt insoweit der rechtzeitige Beginn der Faxübermittlung, so dass unter normalen Umständen mit ihrem Abschluss bis zum Fristablauf – bis 24.00 Uhr – zu rechnen ist (BGH, Beschluss vom 20.8.2019 – VIII ZB 19/18).

Vertreterbestellung

Sofern man als Einzelanwalt bzw. Einzelanwältin länger als eine Woche daran gehindert ist, den Beruf auszuüben, muss man nach § 53 Abs. 1 BROA für eine Vertretung sorgen. Auch für den Fall der Verhinderung von Angestellten gehöre es zu den Organisationspflichten, selbst Vorsorge durch Vertretung zu treffen.

Praxistipp:

Sofern die Rechtsanwältin bzw. der Rechtsanwalt keinen eigenen Vertreter kennt und bestellen kann, sollte sie oder er sich an die zuständige Kammer wenden und notfalls von dort eine Vertretung bestellen lassen.

Besonderheiten beim beA

Bereits vor der Coronakrise spielte das beA bei der Haftungsprävention in der Kanzlei eine entscheidende Rolle. So ist man verpflichtet, bei Unerreichbarkeit des gerichtlichen Faxgeräts zur Fristwahrung das besondere elektronische Anwaltspostfach zu nutzen (OLG Dresden NJW 2019, 3312; LG Krefeld BeckRS 2019, 26304). Abweichend dazu hat jüngst das LG Mannheim entschieden, dass Rechtsanwälte und Rechtsanwältinnen nicht dazu verpflichtet sind, auf das beA auszuweichen (LG Mannheim, Beschluss v. 17.01.2020 – 1 S 71/19), wenn zuvor alles denkbar Mögliche versucht wurde (im konkreten Fall lagen 43 fehlgeschlagene Sendeberichte – der letzte um 23:16 Uhr – vor; das Fax des Kollegen funktionierte jedoch).

Mit erfolgreicher Anmeldung zum beA ist insoweit auch im Rahmen der derzeit lediglich bestehenden „passiven Nutzungspflicht“ die Schaltfläche „Nachrichtenentwurf erstellen“ freigeschaltet und es besteht damit grundsätzlich auch die Möglichkeit, auch aus dem beA heraus Nachrichten zu versenden. Diese Möglichkeit muss man im Sinne einer effektiven Fristenüberwachung wahrnehmen.

Praxistipp:

Die Rechtsanwältin oder der Rechtsanwalt sollte die Software für die beA-Nutzung auf das Notebook installieren und beim Verlassen der Kanzlei dieses und die Karte, das Lesegerät und die PIN mitnehmen. So besteht auch in „Quarantäne“ mit einem Scanner oder einer qualifizierten elektronischen Signatur die Möglichkeit, fristwahrende Schriftstücke zu versenden.

Zustellungen

Die Rechtsanwältin bzw. der Rechtsanwalt hat nach § 14 S. 1 BORA ordnungsgemäße Zustellungen von Gerichten, Behörden und Rechtsanwält/innen entgegenzunehmen und das Empfangsbekenntnis mit Datum zu versehen und unverzüglich zu erteilen.  Berufsrechtswidrig ist es dabei auch, die fragliche Zustellung nicht zu prüfen, zu ignorieren oder gerichtliche Nachfragen unbeantwortet zu lassen (Günther in: BeckOK BORA, Stand: 1.3.2020, § 14 Rn. 15).

Praxistipp:

Zustellungen sind nicht mit dem Zugang in der Kanzlei bewirkt, sondern der Wille der Rechtsanwältin bzw. des Rechtsanwalts ist ausschlaggebend, das Schriftstück als zugestellt zu behandeln. Der Kanzleibetrieb muss zwar so organisiert werden, dass auch während einer Abwesenheit Schriftstücke – bspw. durch Postzustellungsurkunden – zugestellt werden können; das Empfangsbekenntnis muss die Rechtsanwältin/der Rechtsanwalt jedoch erst bewirken, wenn das Schriftstück tatsächlich zur Kenntnis genommen wurde. Hier bestehen also ein paar Tage „Luft“.

Lesen Sie auch: Corona: So nutzen Sie Ihr beA bei Kanzlei-Quarantäne

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Foto: Adobe.Stock/©Katarzyna Bialasiewicz Photographee.eu

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