Schluss mit Frust: Wie Kanzleien die richtigen Mandate anziehen

Von Marloes Göke

Immer wieder verspüren Anwältinnen und Anwälte im Laufe ihres beruflichen Lebens Frust und Demotivation. Die hohe Arbeitsbelastung ist dabei nur ein Faktor. Die wirkliche Ursache liegt im Verborgenen: Es sind die „falschen“ Mandanten und Mandantinnen. Diese Erkenntnis kommt für viele überraschend. Denn häufig wird gerade in den ersten Jahren einer Selbstständigkeit jedes Mandat angenommen und nicht darüber nachgedacht, ob die Person oder das Unternehmen dahinter überhaupt zur Kanzlei passen. Ist das nicht der Fall, kann dies jedoch zu innerem Widerstand, Motivationsverlust bis hin zu einem Burn-out führen.

Lesen Sie im Folgenden, auf welche Weise „falsche“ Mandate eine Negativspirale von Frust und Demotivation in Gang setzen, wie Sie herausfinden, wer gut zu Ihnen und Ihrer Kanzlei passt und auf welche Weise Sie die „richtigen“ Mandantinnen und Mandanten anziehen.

Wieso die falschen Mandate zu Frust führen

Sie fühlen sich ausgelaugt und ziehen immer weniger Motivation aus Ihrer Arbeit? Dann ist es möglich, dass Sie mit den „falschen“ Mandanten arbeiten. Auf den ersten Blick erschließt es sich nicht unbedingt, dass ein Mandant einen so großen Einfluss auf Ihre Motivation und damit auch auf Ihre Leistungsfähigkeit hat.

Anwältinnen und Anwälte sowie Selbstständige in anderen Branchen machen sich außerhalb des fachlichen Bereichs oft wenig Gedanken, mit wem sie arbeiten wollen. Ungefiltert werden Mandate angenommen. Im Vordergrund stehen Umsatzziele und eine gute Auslastung. Manchmal auch Leistungsdruck und ein Pflichtgefühl gegenüber der Kanzlei. Dementsprechend werden Anfragen jeder Art mit Freude registriert und darauf hingearbeitet, diese in einen Auftrag umzuwandeln. Auswahlkriterium ist das Honorar und an dieser Stelle entscheidet in der Regel die andere Seite.

Nach der ersten Euphorie über das gewonnene Mandat kommt es im Verlauf häufig zu einer inneren Abwehrhaltung und unspezifischer Unmut macht sich breit. Die E-Mail eines Mandanten wird mit Widerwillen wahrgenommen. Nicht selten bleibt sie erst mal liegen, wird ignoriert und dann zu einem zunehmenden Hassobjekt. Der Unmut, sich damit zu beschäftigen, wird immer größer. Es kann sogar so weit kommen, sich verleugnen zu lassen, wenn die Person telefonisch nachfragt.

Was ist passiert?

Rational ist das schwer zu erklären. Oft gab es keinen sichtbaren oder benennbaren Auslöser, der diesen Widerstand hervorgerufen hat. Was ist also schiefgelaufen?

In der Regel stimmen entweder persönliche Werte nicht überein oder unbewusste Saboteure stehen im Weg. Manchmal geht es schlichtweg um Sympathie.

Die Folge ist, gegen die eigenen inneren Werte und Überzeugungen zu handeln. Das kostet Kraft.

Anfangs ist dies meist gar nicht spürbar. Vielleicht ist es nicht das Lieblingsprojekt, aber im Job kann ja nicht alles gleichermaßen Spaß bereiten. Also wird dem keine besondere Bedeutung beigemessen.

Mit der Zeit wächst jedoch der Widerwille und dann setzt sich ein Teufelskreis in Gang. Man geht mit Unwillen an die Sache ran. Erwartet, dass sie anstrengend oder der Termin mühsam wird. Diese innere Haltung überträgt sich und dann kommt es auch exakt so. Die sich selbsterfüllende Prophezeiung bestätigt sich. Bei der nächsten Gelegenheit beginnt alles von vorn, jedoch auf einem höheren Niveau der inneren Abwehr.

Unglücklicherweise ist diese Dynamik oft nicht bewusst, was verhindert, dass der gemeinsame Nenner sichtbar wird.

Wie können Sie sich also davor schützen? Die Antwortet lautet: Suchen Sie sich Mandantinnen und Mandanten, die zu Ihnen und Ihren Werten passen. So herrscht automatisch eine höhere gegenseitige Sympathie – und bei Menschen, die Ihnen sympathisch sind, gelingt die Zusammenarbeit viel besser. Dann sind Sie auf einer Wellenlänge und bewegen sich in einer Aufwärtsspirale.

Nun gilt es herauszufinden, wer zu Ihnen passt.

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Welche Rolle gemeinsame Werte und Ziele für die Zusammenarbeit spielen

Es gibt nicht den oder die „richtige“ Rechtsratsuchende. Wer zu Ihnen passt, hängt von Ihnen als Person ab. Denn wir ziehen Energie und Kraft aus der Zusammenarbeit mit Menschen, die unsere Ziele, Einstellungen und Werte teilen.

Es ist also wichtig, herauszufinden, welche dies konkret sind. Diese können Sie identifizieren, indem Sie im ersten Schritt Ihre Projekte sowie Mandantinnen und Mandanten durchgehen und nach der Frage sortieren, welche davon reibungslos vonstattengegangen sind und Ihnen Freude bereitet haben.

Im zweiten Schritt fragen Sie sich dann, was diese Projekte oder Personen ausmacht. Wo liegen die Gemeinsamkeiten?

In der Regel finden die sich in übereinstimmenden Werten und Einstellungen oder in Personen, die ähnlich ticken wie Sie.

Identifizieren Sie dann konkrete Kriterien, an denen Sie zukünftig prüfen, ob Sie ein Mandat annehmen oder nicht.

Diese Kriterien können in demographischen Unterscheidungsmerkmalen liegen, wie:

Alter
Beruf
Bildungsstand
Geschlecht
Wohnort
Einkommen

Noch bedeutsamer sind jedoch die psychographischen Merkmale:

Werte
Einstellungen/ Überzeugungen
Motivation
Aktivitäten
Bedürfnisse
Meinung
Sozialer Status

Entwickeln Sie anhand Ihrer ausgewählten Kriterien dann eine Liste, die Sie zur Entscheidung heranziehen.

Schauen wir uns das anhand einiger Beispiele an:

Wenn Sie jemand sind, der Energie daraus zieht, Sachen voranzubringen, werden Ihnen vermutlich Menschen oder Organisationen, die großen Wert auf Kooperation und Integration legen, nicht liegen.
Sind Ihnen hingegen soziale Werte wichtig, passen Personen, die Spaß am Wettkampf haben, wahrscheinlich nicht so gut zu Ihnen.
Ist Ihnen Selbstständigkeit wichtig, harmoniert dies nicht gut mit Menschen, die sich wünschen, intensiv begleitet und geführt zu werden.
Sind Sie hingegen eine Person, die andere gerne unterstützt und helfend zur Seite steht, dann wäre das eine vielversprechende Kombination.
Haben Sie eher den Blick fürs große Ganze, könnten Sie bei Menschen, die Wert aufs Detail legen, ungeduldig werden.

Bei all den Beispielen geht es nicht um besser oder schlechter, sondern lediglich um die Passung. Das eine ist genauso gut, wie das andere, es passt nur einfach nicht gut zusammen und bietet dadurch Potenzial für Reibung, was ungünstig für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist.

Mit welchen Fragen Sie im Erstgespräch herausfinden, ob ein Mandant zu Ihnen passt

Der ideale Zeitpunkt für die Auswahl ist das Erstgespräch. Hier lohnt es sich, konkrete Fragen zu stellen, die Ihnen Aufschluss darüber geben, ob Ihre ausgewählten Kriterien übereinstimmen. Dabei helfen Fragen „um die Ecke“. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass es offene Fragen sind, auf die man also nicht nur mit „ja“ oder „nein“ antworten kann.

Beispielfragen für ein Erstgespräch:

Was ist Ihnen in unserer Zusammenarbeit wichtig?
Welche Erwartung haben Sie an uns?
Auf welche Art und Weise wünschen Sie sich, dass wir mit der Gegenseite umgehen?
Was darf auf keinen Fall geschehen?
In der Zusammenarbeit mit unserer Mandantschaft ist uns Augenhöhe wichtig, was daran ist für Sie wichtig?
Wir stehen für einen offenen Austausch, wie genau wünschen Sie sich diesen?

Bereiten Sie einige Fragen vor, sammeln Sie in den Gesprächen Erfahrung und passen Sie den Fragenkatalog entsprechend an.

Hören Sie auch unbedingt auf Ihr Bauchgefühl. Da sich Werte und Einstellungen auf der unbewussten Ebene abspielen, zeigt Ihnen Ihre Intention, ob ein Störgefühl auftritt. Ein komisches Gefühl im Bauch ist ein guter Ratgeber, die Finger davon zu lassen.

Was können Sie darüber hinaus tun, um eine passendere Mandantenstruktur zu erreichen?

Wie Sie durch Ihre Positionierung und Ihren Außenauftritt passende Mandate anziehen

Grundsätzlich gilt: Je klarer Sie die Werte Ihrer Kanzlei nach außen präsentieren, desto leichter ist es, die Wunschklientel anzuziehen. Dies hat den einfachen Grund, dass Menschen, die Ihre Werte teilen, sich emotional davon angesprochen und abgeholt fühlen.

Dafür ist es wichtig im Vorfeld genau zu definieren, mit wem Sie zusammenarbeiten wollen und welche Werte Ihnen wichtig sind. Denn diese können in der Kommunikation und auf Ihrer Website gezielt in eine passende Farb- und Bildwelt sowie in aussagekräftige Texte übersetzt werden.

Trauen Sie sich hierbei, neue Wege zu gehen und verzichten Sie auf übliche Floskeln, die überall zu finden sind. Auch eine trockene Juristensprache ist wenig hilfreich, um die passenden Rechtsratsuchenden für sich zu begeistern.

Positionieren Sie sich also stärker mit Ihren Werten und über Emotionen. Sie werden sich wundern, wie treffsicher Sie über diesen Weg Ihre Wunschmandantinnen und -mandanten anziehen.

Was Sie mit den „falschen“ Rechtsratsuchenden machen können

Wenn Sie feststellen, dass Sie „falsche“ Mandantinnen oder Mandanten betreuen, die in der Zusammenarbeit schwierig sind und die in Ihnen starken Widerstand auslösen, kann es sinnvoll sein, diese abzugeben, sofern sich das wirtschaftlich abbilden lässt. Denn meist ist in diesen Fällen das Aufwand-Ertrags-Verhältnis nicht günstig.

Hier können Sie von Ihrem Netzwerk profitieren und überlegen, zu wem dieser Mandant oder diese Mandantin passen könnte. Denn es gibt immer eine Passung, die einen Gewinn für beide Seiten darstellt. Gibt es keine Alternative, an die Sie verweisen können, stellt sich die Frage, ob Sie das Mandat niederlegen wollen und können oder ob es sinnvoll ist, es abzuschließen, aber kein Folgemandat anzunehmen. Diese Entscheidungen sind im Einzelfall zu treffen.

Mittelfristig können Sie Kooperationen aufbauen und gegenseitig voneinander profitieren.

Neu-Mandate können Sie zukünftig anhand Ihrer aufgestellten Kriterienliste prüfen und rechtzeitig ablehnen oder weitervermitteln. Es sei denn, wirtschaftliche oder andere Gründe sprechen dafür, es anzunehmen. Hüten Sie sich jedoch davor, zu viele faule Kompromisse einzugehen, denn dann kippt irgendwann die Motivation.

Fazit: Wählen Sie mit Bedacht

Sie sehen also, welchen Einfluss Ihre Mandantenstruktur auf Ihre Motivation hat und durch welche Kriterien sich Ihre Wunschklientel auszeichnet. Es lohnt sich doppelt, sich zukünftig stärker daran zu orientieren. Denn wenn Sie motivierter und mit mehr Freude an die Mandate rangehen, geht es Ihnen leichter und schneller von der Hand, Sie sind öfter in Ihrem Flow und begegnen Ihrer Mandantschaft viel positiver. Damit steigt die Zufriedenheit und alles läuft besser.

Es kann sinnvoll sein, sich für den Prozess externe Unterstützung hinzuzunehmen, da die Werte, Einstellungen und Muster oft im Unbewussten liegen und nicht immer einfach zu identifizieren sind.