Aktuelles zu Gewährung und Verfall des Urlaubsanspruchs – diese Hinweispflichten sollten Arbeitgeber kennen

Spätestens seit dem Schultz-Hoff-Urteil des EuGH vom 20.01.2009 wird das deutsche Urlaubsrecht maßgeblich von der europäischen Rechtsprechung geprägt. Die Liste der zu beachtenden Entscheidungen von EuGH und BAG zu diesem sehr praxisrelevanten Thema in der arbeitsrechtlichen Beratung und Vertretung, sowohl für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer als auch Arbeitgebermandate, reißt nicht ab. Dieser Beitrag fasst die aktuelle Rechtslage und die Urteile aus 2019 und 2020 zusammen.

Rechtsstand: November 2020

Seit dem Urteil des BAG vom 19.02.2019, 9 AZR 541/15 und dem Urteil vom 19.02.19 (9 AZR 423/16) stellen sich in der Anwaltspraxis einige Fragen, wie und wann der Arbeitgeber seiner Mitwirkungspflicht gegenüber ArbeitnehmerInnen, den Resturlaub zu nehmen, nachkommen kann. Auf der anderen Seite fragt sich so manche/r ArbeitnehmerIn, ob sie oder er wertvollen Urlaub „ohne Ende“ beanspruchen kann.

Die Vorgaben müssen dabei stets mit der EU-Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG vom 4.11.2003, insbesondere mit Art. 7 vereinbar sein. Danach hat jede/r ArbeitnehmerIn vier Wochen bezahlten Mindesturlaub im Jahr. Für die Inanspruchnahme und Gewährung wird dabei auf nationales Recht, also das BUrlG verwiesen. Weiter legt die Arbeitszeitrichtlinie fest, dass der Mindesturlaub nicht durch eine finanzielle Abgeltung zu ersetzen ist – mit Ausnahme bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Grundsätzlich ist der Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu gewähren und zu nehmen, § 7 Abs. 3 BUrlG. Eine Übertragung auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche Gründe oder in der Person der/des ArbeitnehmerIn liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Falle der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahres gewährt und genommen werden.

Arbeitgeber muss Bedingungen für Inanspruchnahme des Gesamturlaubs schaffen

Die Regelung des § 7 Abs. 3 BUrlG, wonach gesetzliche Regelungen einen automatischen Verfall von Urlaubsansprüchen vorsehen, sind nach einer Vorabentscheidung des EuGH vom 06.11.2018 C-684/16 (Max-Planck-Gesellschaft/Shimizu) europarechtswidrig und nicht mit der Arbeitszeitrichtlinie vereinbar. Danach muss der Arbeitgeber zwar nicht von sich aus ArbeitnehmerInnen den Urlaub gewähren, er hat jedoch die Mitwirkungspflicht, die Bedingungen dafür zu schaffen, dass der Urlaub in vollem Umfange auch tatsächlich genommen werden kann.

Das BAG hat in seinem Urteil vom 19.02.2019 den § 7 Abs. 3 BUrlG richtlinienkonform ausgelegt mit der Begründung, dass der Urlaub in erster Linie dem Gesundheitsschutz von ArbeitnehmerInnen diene und der Urlaubsanspruch daher im laufenden Kalenderjahr zu realisieren sei. Ein Ansammeln über mehrere Jahre hinweg entspräche nicht dem Sinn und Zweck des Gesetzes, insbesondere dem Gesundheitsschutz der MitarbeiterInnen. Damit sie oder er in vollem Umfange den Urlaubsanspruch wahrnehmen kann, obliegt dem Arbeitgeber eine Hinweispflicht.

Wichtig ist dabei, dass der Arbeitgeber darlegungs- und beweisbelastet dafür ist, dass sie oder er dieser Mitwirkungspflicht gegenüber den ArbeitnehmerInnen tatsächlich nachgekommen ist. Es ist also dringend anzuraten, dass der jährliche Hinweis auf den bestehenden Urlaubsanspruch in der Personalakte dokumentiert wird.

Arbeitgeber muss transparent, eindeutig und nachweisbar auf Urlaubsanspruch hinweisen

Das Schreiben des Arbeitgebers muss dabei konkret auf jede/n ArbeitnehmerIn bezogen werden und transparent sein. Ein allgemeiner Hinweis im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung (vgl. § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG Urlaubsgrundsätze) oder in einem anzuwendenden Tarifvertrag reichen dabei nicht aus. Auch ein versteckter Hinweis durch die bloße Angabe einer Zahl in der Verdienstabrechnung über die Urlaubstage aus dem Vorjahr/laufenden Kalenderjahr dürfte ebenfalls nicht ausreichend sein. Ein mündlicher Hinweis der oder des Vorgesetzten, man möge den Urlaubsanspruch bis Jahresende vollständig nehmen, dürfte ebenso wenig genügen.

Wichtige Elemente der Mitwirkungspflicht sind daher:

• Form: Mitteilung in Textform an die persönliche E-Mail-Adresse des/der ArbeitnehmerIn oder optisch deutlich gestaltete Mitteilung auf der monatlichen Verdienstabrechnung
• Adressat: nicht nur alle „aktiven“ MitarbeiterInnen, sondern auch die, deren Arbeitsverhältnis ruht, z. B. wegen Elternzeit, Langzeiterkrankung oder befristeter Erwerbsminderungsrente
• Zeitpunkt: Mitteilung ist einmal im Jahr vorzunehmen, empfehlenswert ist die Mitteilung spätestens zu Beginn des vierten Quartals, sie kann jedoch auch bereits zum Jahresanfang erklärt werden
• Inhalt: Mitteilung des konkreten Urlaubsanspruchs in Arbeitstagen, Aufforderung, den Urlaub rechtzeitig zu beantragen, damit dieser im laufenden Kalenderjahr auch realisiert werden kann, Belehrung über die Rechtsfolgen (Verfall von Urlaubsansprüchen), wenn der Aufforderung nicht nachgekommen wird

Ein Musterschreiben, das jedoch dringend individuell je nach vertraglicher Vereinbarung, geltendem Tarifvertrag bzw. Betriebsvereinbarungen anzupassen ist, könnte daher wie folgt aussehen:

Die Rechtsfolgen einer unterlassenen bzw. nicht ordnungsgemäßen Mitteilung an die/den ArbeitnehmerIn sind, dass der Resturlaub nicht verfällt und im nächsten Kalenderjahr zum neu entstehenden Urlaubsanspruch addiert werden muss. Es kann also vorkommen, dass Urlaubsansprüche sich aus mehreren Jahren addieren, wenn der Arbeitgeber dieser neuen Verpflichtung nicht gerecht wird.

Arbeitgeber können sich nicht auf Vertrauensschutz berufen

Für manchen Arbeitgeber können die Folgen verheerend sein, da nach der Rechtsprechung diese Mitteilungspflicht nicht nur zukünftig gilt, sondern auch für alle Zeiträume seit Inkrafttreten der europarechtlichen RL 2003/88/EG bzw. der Vorgänger RL 93/104/EG, also seit November 1996. Arbeitgeber können sich also nicht auf den Vertrauensschutz berufen! In der Literatur wird das Problem der Rückwirkung kontrovers diskutiert, vgl. Sagan, Adam in NZA 2020,350 ff.; Bayreuther, Frank in NZA 2019, 945 ff.

Offen ist derzeit die Frage, ob der Urlaubsanspruch der regelmäßigen Verjährung nach den §§ 194 ff. BGB unterliegt. Zuletzt hat das BAG in seinem Beschluss vom 29.09.2020, 9 AZR 266/20 diese Frage dem EuGH zur Vorabentscheidung vorgelegt.

Fazit: Arbeitgeber sollten auf jeden Fall dieser Hinweispflicht gegenüber ihren MitarbeiterInnen konkret, transparent und aufgeschlüsselt nach (früheren) Urlaubsjahren nachkommen. ArbeitnehmerInnen sollten diese neue Rechtsprechung zum Anlass nehmen, ihre Urlaubs-/Urlaubsabgeltungsansprüche gegebenenfalls auch aus Vorjahren zu prüfen und noch geltend machen.

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