Als Anwalt gekonnt kommunizieren: So verstehen Ihre Mandanten Sie endlich
Haben Sie in oder nach Gesprächen mit Ihren – im Einzelfall auch potentiellen – Mandanten das Gefühl, dass Sie trotz vieler Worte nicht richtig oder nicht ausreichend verstanden wurden? Kommt es vor, dass Sie Ihren Mandanten so viele Informationen wie möglich innerhalb kurzer Zeit vermitteln wollen, um dann später festzustellen, dass die wichtigsten Punkte in der Informationsflut untergegangen sind? Erfahren Sie von Rechtsanwältin und Coach Dr. Anja Schäfer, wie Sie im Austausch mit Ihren Mandanten mehr erreichen, indem Sie diese in den Fokus rücken, Ihre Kommunikationsqualitäten bewusst einsetzen sowie Ihre Stimme aktiv nutzen.
1. Reden Sie besser, indem Sie die Sprache Ihres Mandanten sprechen, nachfragen und zuhören
In Gesprächen mit Mandanten kommt es meist weniger darauf an, diese mit allen Sach- und Fachinformationen zu versorgen. Häufig sind diese ohnehin damit überfordert. Schließlich sind sie keine Juristen.
Für Sie als Anwalt oder Anwältin ist es entscheidend, dass Sie in Besprechungen Ihren Mandanten in den Fokus rücken, indem Sie erstens deren Sprache sprechen und sich zweitens kurzfassen. Dies bedeutet, dass Sie juristische Sachthemen in der Alltagssprache und damit auch für Nichtjuristen verständlich sowie in komprimierter Fassung, d. h. in dem für den jeweiligen Mandanten verträglichen Maß, darstellen. Besonders am Anfang der Berufstätigkeit lohnt es sich, wichtige Punkte langer Schriftsätze vor Mandantengesprächen stichpunktartig zusammenzufassen, um diese dann verständlich und auf das Wesentliche beschränkt, erläutern zu können.
Richten Sie – vor allem in länger dauernden Besprechungen – immer wieder proaktiv Verständnisfragen an Ihre Zuhörer. Auf diese Weise klären Sie, ob Ihr Gegenüber zum einen Ihren Ausführungen folgen konnte, und zum anderen diese tatsächlich verstanden hat. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihr Mandant Unklarheiten tatsächlich mitteilen wird. Fragen Sie bewusst nach und übergehen Sie auch den kleinsten ausgesprochenen Zweifel nicht. Nur wenn Ihrem Gegenüber alles klar ist, lohnt sich eine Fortsetzung Ihres Redebeitrags.
Hören Sie aktiv zu! Bereits der Schriftsteller Gottfried Keller stellte fest: „Mehr zuhören als zu reden – solches lehrt uns die Natur. Sie versah uns mit zwei Ohren, doch einer Zunge nur.“ Je mehr Sie über Ihre Mandanten wissen, um so mehr und um so leichter können Sie Zugang zu Ihnen gewinnen und diese überzeugen. Trainieren Sie sich daher beim Austausch mit anderen Menschen darin, bewusst zuzuhören. Das gelingt Ihnen, indem Sie sich für den Moment ganz auf die andere Person und deren Themen fokussieren, statt Ihre eigene Expertise einbringen zu wollen. Denn am liebsten reden Menschen mit Menschen, die gut zuhören können.
2. Nutzen Sie Stimme und Sprechpausen als bewusst eingesetzte Kommunikationsinstrumente
Anwälte haben mitunter die Angewohnheit, zu schnell zu sprechen und die Wirkung von Sprechpausen zu unterschätzen. Geht es Ihnen auch so, dass Sie anderen in wenig Zeit möglichst viel erläutern wollen?
Nach einer Studie des Allensbacher Instituts macht der fachliche Inhalt bei der Kommunikation nur 19 Prozent aus. 81 Prozent entfallen auf Gestik, Mimik und Stimme, deren Anteil regelmäßig, und nicht nur im Anwaltsalltag, unterschätzt wird.
Wer kommuniziert, repräsentiert und wird damit als Stimme seiner Kanzlei wahrgenommen. Im persönlichen Austausch wird die Wirkung der Stimme häufig falsch eingeschätzt. Sie hat einen Einfluss darauf, welche Inhalte Ihr Gegenüber wahrnimmt. Wenn Sie sich häufig verhaspeln oder Ihr Anliegen zu leise oder ohne Intonation vortragen, werden Sie mit ihrer Expertise nicht ausreichend wahrgenommen.
Nicht selten passiert es bei Sachfragen, dass Sätze aneinandergereiht werden, ohne dass zwischendurch der „sprichwörtliche Punkt“ gemacht wird, bei dem die Stimme nach unten geht. Die Wirkung dieser gefühlt endlosen Abfolge von neuen Fakten auf die Zuhörer ist fatal. Diese empfinden ihr Gegenüber als gehetzt und fühlen sich von der Informationsflut überfordert.
Abhilfe schaffen hier regelmäßig gesetzte „sprichwörtliche Punkte“ am Ende eines jeden Satzes verbunden mit Sprechpausen. Machen Sie sich bewusst, dass diese Pausen Denkpausen für Ihre Mandaten sind. Auf diese Weise erreichen Sie nicht nur, dass Sie besser verstanden werden, sondern auch, dass das Gesagte eher behalten wird. Zudem werden Pausen von Zuhörern anders als von Ihnen selbst und damit keinesfalls als zu häufig oder zu lange wahrgenommen.
Nutzen Sie bewusst gesetzte Sprechpausen außerdem dazu, Ihre Rede zu strukturieren und dramaturgisch zu gestalten. Auf diese Weise ermöglichen Sie es Ihrem Gegenüber beispielsweise, wichtige Informationen von weniger wichtigen zu unterscheiden. Ein guter Anhaltspunkt dafür ist, wenn Sie selbst als Redner das Gefühl haben, dass Sie zu langsam sprechen. Dann ist es für Ihre Zuhörer genau richtig.
3. Fazit: Bewusster kommunizieren
Gehen Sie den Austausch mit Ihren Mandanten strategisch an und setzen Sie Ihre Kommunikationsqualitäten und -instrumente bewusst und zielorientiert ein. Kommunizieren Sie verständlich und auf den Punkt gebracht. Stellen Sie Verständnisfragen und hören Sie aktiv zu. Agieren Sie in dem Bewusstsein, dass die Stimme Ihre Inhalte transportiert. Setzen Sie mit ihr Akzente, lenken Sie die Aufmerksamkeit auf die für Sie wichtigen Passagen und achten Sie auf Pausen. Denn dies alles wirkt sich positiv auf Ihre Zuhörer und damit auch auf Sie aus.
PS: Wie es Ihnen gelingt, die richtigen Fragen zu stellen und zu erfahren, welchen Nutzen oder Vorteil Ihre Mandanten erwarten, oder welcher Bedarf bzw. gar rechtliches Problem es zu erörtern gilt, hören Sie in Folge 16 meines Podcasts „Kommunikationstango“.
