Mitarbeitergespräche gehört heute zum Berufsalltag. Sie sind inzwischen ein weit verbreitetes Instrument der Personalentwicklung, da in ihrer Anwendung viel Potenzial schlummert. Wenn Sie Mitarbeitergespräche richtig führen, können Sie dadurch beispielsweise Informationen gewinnen und ein respekt- und vertrauensvolles Miteinander stärken. Mitarbeiter können im Rahmen des Mitarbeitergesprächs u.a. Verbesserungsvorschläge einbringen und zugleich Mitspracherechte geltend machen. Sie sind zudem die Grundlage für eine gute und effektive Teamarbeit. Maßnahmen und Aufgaben können im Gespräch zielführend miteinander abgestimmt werden und die „Face-to-face“-Gespräche sind der Boden für Vertrauen, gute Kommunikation und eine gesunde Arbeitsatmosphäre.
Bei Mitarbeitergesprächen kann es sich um regelmäßig geplante Termine handeln, wie jährliche Beurteilungsgespräche oder wöchentliche Teamsitzungen, aber ebenfalls um anlassbezogene Gespräche. Dazu gehören beispielsweise Konfliktgespräche, Gespräche mit Berufsrückkehrern oder Bewerbungsgespräche.
Welche Funktionen haben Mitarbeitergespräche?
Hier ein paar Beispiele:
- Vertrauensbildung
- Informationsaustausch/-weitergabe
- Vermittlung von gegenseitiger Wertschätzung
- Möglichkeit zur Rückmeldung
- Motivationsförderung
- Zielerreichung
- Aufgabenverteilung
Mitarbeitergespräche planen und durchführen ist Führungsaufgabe. Natürlich kann die Initiative für ein anlassbezogenes Gespräch auch von einem Mitarbeiter ausgehen, aber Sie sind für den Gesprächsverlauf verantwortlich. Daher sollten Sie sich nur in Ausnahmefällen von anderen vertreten lassen und sich gut vorbereiten.
Folgende Phasen sollten Sie bei allen Ihren Mitarbeitergesprächen durchlaufen:
I. Vorbereitende Maßnahmen
Legen Sie Zeit, Ort und Thema für das Gespräch fest und informieren Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig darüber. Vermeiden Sie Störungen des Gesprächs und sorgen Sie für eine angenehme Gesprächsatmosphäre, indem Sie beispielsweise ein Getränk anbieten, Sitzplatz und Tisch bereit halten etc.
II. Inhaltliche Gesprächsvorbereitung
Sie formulieren noch einmal Gesprächsthema oder -anlass und prüfen, ob Ihnen alle notwendigen Informationen vorliegen. Sie planen, welche Themen angesprochen werden sollen und welches Ziel Sie für das anstehende Gespräch verfolgen. Gliedern Sie vorab den Gesprächsverlauf. Bereiten Sie auch Ihre Argumente vor und planen Sie mögliche Einwände des Gesprächspartners mit ein. Überlegen Sie vorab, welche Punkte Ihnen besonders wichtig sind. Sollte Ihr Hauptziel nicht erreicht werden können, gibt es Teilziele oder Alternativziele zu erreichen, die Sie voran bringen könnten?
III. Gesprächsablauf
- Freundliche, höfliche und zugewandte Gesprächseröffnung, bestehend aus Begrüßung und Einleitung
- Skizzieren des Gesprächsanlasses, inklusive Ziele, Vorgehen und Zeitrahmen
- Sichtweise des Mitarbeiters ohne Unterbrechung anhören, Notizen machen, Verständnisfragen stellen
- Ihre Sicht der Sachlage darstellen, Bezug nehmen auf das zuvor Gehörte, bestätigen, „korrigieren“, weiterführen
- Aufkommende Frustration auf Mitarbeiterseite gegebenenfalls abbauen, Gelegenheit geben, den Ärger herauszulassen, aushalten, dann Überleitung zur Sache
- Sachliche Lösung suchen, Ergebnisse festhalten, Gesprächsziel im Blick behalten
- Gesprächsabschluss, Zusammenfassung des Gesagten, Ergebnisse schriftlich festhalten, gegebenenfalls Zeitplan erstellen (Wer macht was bis wann?)
IV. Gesprächsauswertung
Planen Sie im Anschluss des Gesprächs die Umsetzung der geplanten oder entstehenden Maßnahmen. Schauen Sie, welche Ziele bereits erreicht wurden und wo noch Handlungsbedarf besteht. Gibt es neue Erkenntnisse über den Gesprächspartner, die Sie beim nächsten Gespräch berücksichtigen wollen?
Was Sie noch beachten sollten:
Hören Sie aktiv zu, wenn ihr Gesprächspartner seine Position darlegt. Versuchen Sie, seine Sichtweise zu verstehen und gehen Sie sicher, dass Sie ihn wirklich verstanden haben, bevor Sie Ihre Stellungnahme abgeben.
Akzeptieren Sie die bestehende hierarchische Ungleichheit. Nur so können Sie den dadurch vorhandenen Hemmungen begegnen oder auch ein Schweigen richtig deuten. Steckt eine abweichende Meinung dahinter?
„Gaukeln“ Sie keine Mitsprachemöglichkeit vor, wenn Entscheidungen bereits getroffen sind, denn das erzeugt Frustration und Demotivation
Übermittlung schlechter Nachrichten: Immer zeitnah, kein Small Talk, schnell zum Punkt kommen, Emotionen aushalten lernen, wenn möglich Lösung suchen, Hilfestellung geben.
Gelingt es Ihnen, diese Punkte bei Mitarbeitergesprächen in Ihrem Kanzleialltag zu beachten, erhöhen Sie Ihre Chance auf eine effektive und vertrauensvolle Zusammenarbeit in Ihrem Team. Viel Erfolg!
